Le notaire est un juriste investi d’une mission d’officier public, qui constate le consentement libre et éclairé des parties. Le notaire a, en effet, également un rôle de conseil juridique. Il protège ainsi le consentement éclairé des parties. L’intervention du notaire est très importante pendant l’achat d’un appartement en copropriété divise. Professionnel, il est membre de la Chambre des notaires du Québec. En cette qualité, le notaire a notamment pour mission de recevoir, pour le compte de ses clients, les actes auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité (ex.: une déclaration de copropriété).
Bien qu’il soit préférable qu'il agisse en amont d’une transaction, ce juriste entre généralement en scène après la signature de l'offre d'achat ou du contrat préliminaire.
Mission du notaire
Le notaire, en sa qualité d’officier public est:
Rôle du notaire
La préparation de l’acte de vente destiné à une copropriété divise est très complexe. Beaucoup plus, en fait, qu’un acte de vente produit pour une maison unifamiliale. Cet exercice implique une charge de travail importante pour le notaire, qui doit notamment maîtriser des notions propres au droit de la copropriété.
Il doit analyser une quantité non négligeable de documents juridiques, par exemple la déclaration de copropriété, le certificat de localisation, le plan cadastral, l’attestation de l’état des charges communes, et parfois même les procès-verbaux de l’assemblée des copropriétaires et du conseil d’administration. Il doit par ailleurs s’assurer que le syndicat de copropriétaires a bel et bien souscrit une couverture d’assurances, et que cette police est conforme à la déclaration de copropriété ainsi qu’à la loi. Toutes ces vérifications sont nécessaires, sans quoi, le notaire ne peut pas vous informer adéquatement des risques potentiels associés à votre achat.
Son travail requiert la participation de plusieurs intervenants, dont l’acheteur, le vendeur, le créancier hypothécaire et le conseil d’administration. Il se peut qu’il doive aussi interagir avec l’arpenteur-géomètre et le courtier d’assurance du syndicat, afin d’obtenir certaines précisions.
Le notaire s’implique dès le début du processus d’achat. Ainsi, en temps utile, il peut procéder aux vérifications qui s’imposent pour que l’acheteur comprenne les enjeux financiers relatifs à son achat. Ce même acheteur obtiendra aussi un titre de propriété adéquat.
Mandat du notaire
L’une des principales tâches du notaire est d’examiner ce qu’on appelle la « chaîne de titres » d’une propriété. Au-delà de cet examen des titres de la propriété, le notaire procédera à :
L’étude de l’avant-contrat (l'offre d'achat ou le contrat préliminaire)
Le notaire doit étudier minutieusement l’avant-contrat, afin de s’assurer que toutes les conditions y sont satisfaites. Cet examen garantit la rédaction d’un acte de vente qui reflète, avec exactitude, la volonté exprimée par les parties impliquées dans une transaction.
L’examen des titres de propriété
Le notaire est tenu à une obligation de conseil tant à l'égard de l'acheteur que du vendeur. L’une des composantes du devoir de conseil est l’examen des titres. Pour s’assurer que l’acheteur acquiert un titre de propriété valable, le notaire doit vérifier que le vendeur est le véritable propriétaire du bien vendu; que ce dernier est en mesure de céder un titre exempt de tous vices de titres, et qu’il dispose de tous les droits requis pour vendre la propriété.
Pour le savoir, un notaire procède à l’examen des titres de la propriété. Cette étape consiste, essentiellement, à vérifier l’index aux immeubles et à lire les actes publiés contre l’immeuble. Dans certains cas, il faut remonter jusqu’au cadastre, parfois même jusqu’en 1866; examiner les plans de cadastre et analyser les charges qui peuvent affecter, limiter ou déprécier la propriété (ex. : hypothèques, servitudes, jugements et saisies). Le certificat de localisation doit également être examiné scrupuleusement.
L’examen de la déclaration de copropriété
Dans le cadre de son devoir de conseil envers l’acheteur, le notaire doit vous informer de vos futures obligations légales et financières à l’égard de la copropriété. Pour ce faire, il analyse la déclaration de copropriété et les modifications qui y ont été apportées (le cas échéant). À cet égard, il requerra, de la part du conseil d’administration de la copropriété, les actes modificatifs au règlement d’immeuble qui n’ont pas été publiés au registre foncier du Québec, ainsi que les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires pendant lesquelles ces modifications ont été adoptées.
L'analyse de certains documents relatifs à l’immeuble et au syndicat
Le notaire procède à certaines vérifications relatives à la copropriété ciblée. Pour ce faire, il envoie un questionnaire aux administrateurs du syndicat de copropriétaires. Ce questionnaire inclut, notamment, une demande sur l'état des charges communes de l’unité convoitée, ainsi qu’une copie de la police d’assurance du syndicat. Lorsque le notaire reçoit les informations fournies par le syndicat, il en prend connaissance et demande des précisions ou des corrections, si nécessaire.
La rédaction de l’acte de vente
Par ailleurs, le notaire rédige l'acte de vente, dont le contenu doit être fidèle à celle de l’offre d’achat ou du contrat préliminaire. De plus, avant de procéder à la signature de l’acte de vente, il vérifie que tous les impôts fonciers et les charges communes échus ont été payés. C’est pendant cet exercice qu’il prépare le « mémoire de répartitions ».
Ce document a comme objet le partage, entre l’acheteur et le vendeur, du coût des charges affectant l’immeuble (ex. : charges communes, taxes municipales et scolaires). Ce calcul tient compte des sommes d’argent qui ont été payées ou non par le vendeur, pour ainsi déterminer qui paiera quoi et dans quelle proportion.
La réception de l’acte de vente
En dernier lieu, le notaire reçoit les parties impliquées dans une transaction pour qu’elles signent l’acte de vente. Il reçoit préalablement le montant du prix de vente dans un compte en fidéicommis. Généralement, dès la signature de l’acte de vente, l’acheteur devient propriétaire. Dans tous les cas, le notaire doit publier l’acte de vente et en vérifier l’indexation, à savoir s’il y a des entrées adverses (ex. : hypothèques légales) au registre foncier, avant de remettre les fonds au vendeur.
Les répartitions
Lors de la transaction, le notaire procède également aux répartitions pour le paiement des charges communes et des taxes foncières. Quant aux charges communes, le notaire doit, avant la signature de l’acte de vente, demander au conseil d’administration ou au gestionnaire un certificat qui précise les informations suivantes :
Quant aux taxes municipales et scolaires, il y aura lieu de tenir compte des sommes que le vendeur a payées avant la transaction de vente et dont le paiement profite à l'acheteur en fonction de la date convenue entre les parties pour le transfert de la partie privative. Il en va de même pour les sommes qui n’ont pas encore été facturées au vendeur, mais dont la responsabilité du paiement lui incombe. À titre d’exemple, si la vente de l'appartement a été conclue en cours d’année, mais que la facture relative aux taxes municipales reste à venir, le vendeur devra remettre à l'acheteur la portion correspondant à la période de l'année où il était propriétaire de l’appartement.
À noter qu’il est possible pour une copropriété nouvellement construite que les autorités n’aient pas encore évalué votre partie privative ni émis les comptes de taxes foncières (cette étape prend quelques mois).
BON À SAVOIR ! Le notaire peut agir à titre de conseiller juridique, par exemple en rédigeant une offre d’achat parfaitement adaptée à la propriété, et qui reflète la volonté exprimée par les parties impliquées dans une transaction. Il peut aussi vous conseiller sur les vérifications utiles à faire avant l’achat, et vous expliquer la structure juridique et le fonctionnement d’une copropriété divise.
À RETENIR: Les parties (acheteur et vendeur) impliquées dans une transaction ont intérêt à consulter un notaire, et ce, dès le début des procédures qui mènent ultimement à la vente. Ce dernier pourra examiner, pendant la période qui vous est allouée pour renoncer à l’achat, les différents documents que vous ont remis le vendeur et le syndicat de copropriétaires. Ce délai existe en vertu d’une condition suspensive, laquelle devrait être incluse dans l’offre d’achat.
ATTENTION ! L’achat d’un appartement en copropriété nécessite de la part du notaire instrumentant une connaissance élevée des diverses règles régissant ce régime juridique. Là-dessus, le Fonds d’assurance responsabilité de la Chambre des notaires du Québec a constaté « Que depuis quelques années, les réclamations en copropriété sont une préoccupation importante, tant par le nombre que par le coût qui leur est associé ». Cette citation provient d’un bulletin adressé aux membres du Fonds, en 2012. Il est donc important de faire appel à un notaire compétent, dont l’expertise et la notoriété en droit de la copropriété divise sont reconnues.
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