Lorsque la vente immobilière passe par le notaire, celui-ci doit veiller, en tant qu'officier public, à la bonne exécution du contrat, tout en lui conférant la sécurité juridique nécessaire. En raison de ses effets particuliers au regard de la loi, l’acte notarié comporte des exigences et formalités beaucoup plus rigoureuses que celles applicables à un document ordinaire. À cet égard, l'article 43 de la Loi sur le notariat prescrit que : « Le notaire doit, par tout moyen raisonnable, vérifier l'identité, la qualité et la capacité des parties à un acte notarié dont il reçoit la signature. »
L’attention méticuleuse portée aux détails, aux vérifications d’identité ainsi qu’aux nombreux contrôles auquel il est soumis, fait en sorte que l’acte notarié procure une sécurité accrue et, par le fait même, vous apportera la tranquillité d’esprit.
Vérification de l'identité
Le notaire doit tout d’abord vérifier l’identité du vendeur et de vous-même, qui êtes l’acheteur. Il a l’obligation de le faire, même s’il vous connait bien, et doit conserver ces informations comme élément de preuve à son dossier. Les renseignements qu’il colligera demeureront confidentiels.
Pour qu’elle soit valable, une preuve d’identité doit - lors de son émission - provenir d’un organisme reconnu. La validation de votre identité sera faite sur présentation de deux pièces d’identité, dont la source est fiable et indépendante. Ces documents d’identification doivent être lisibles et valides.
Dans le cas d'une personne physique, l’identité des parties se vérifie conformément aux articles 5 et 6 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires. Les pièces d’identité les plus souvent utilisées sont le permis de conduire, la carte d’assurance-maladie ou un passeport. D’autres peuvent également être acceptées, par exemple certains documents provenant de l’étranger. Dans ce cas précis, vous pouvez demander à votre notaire ce qui peut être recevable ou non. S'il s'agit d'une personne morale, l'identité de celle-ci se fera notamment par une vérification au Registre des entreprises du Québec, puisque toute personne morale qui effectue des transactions sur une base régulière au Québec doit s’immatriculer.
Vérification de la qualité
La vérification de la qualité d’une personne réfère à son rôle dans la transaction : actionnaire, administrateur, liquidateur, etc. Le notaire doit ainsi effectuer la vérification de la qualité de toutes les parties à l’acte de vente, et ce, par tout moyen qu’il juge nécessaire.
Vérification de la capacité
Le notaire doit s’assurer que les signataires de l’acte de vente ont la capacité de transiger, par exemple que le vendeur possède tous les droits requis pour vendre la propriété. C’est pourquoi le notaire doit notamment vérifier l'état civil et le régime matrimonial du vendeur. Il pourrait ainsi vous demander de présenter d’autres documents, par exemple un certificat de mariage ou une copie de votre jugement de divorce.
De plus, le notaire doit établir que les procurations, mandats et résolutions qui permettent à leurs titulaires d’agir au nom d’autres personnes sont valides. Ainsi, si une des parties est une personne morale, la capacité de celle-ci sera traduite dans une résolution qui, elle, désignera l’officier qui pourra la représenter, notamment dans la signature de l’acte de vente.
Par ailleurs, le notaire doit, dans certaines circonstances, se préoccuper de l'état de santé mentale du vendeur. Comme officier public, il doit notamment prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de la capacité de disposer du vendeur. En discutant avec ce dernier et en le questionnant, il pourrait vérifier que sa faculté de discernement n’est pas altérée, que l’acte est effectué avec la lucidité nécessaire, que la disposition exprime bien sa volonté, et que celui-ci n’est pas sous l’emprise d’un tiers. Basé sur son devoir de conseil, en cas de doute, le notaire devrait suspendre la signature de l’acte de vente, le temps requis pour qu’un certificat médical attestant la capacité mentale de transiger du vendeur soit produit. À cet égard, dans une décision rendue par l'Honorable juge Clément Trudel, celui-ci déclarait ce qui suit :
« A n'en pas douter, le rôle du notaire en matière de capacité et de pouvoir des parties à un acte de vente ne se limite pas à simplement coucher sur papier leurs déclarations, surtout pas quand elles sont susceptibles d'affecter la validité de l'acte ou encore de donner naissance à un contentieux. Ses devoirs d'impartialité et de conseil lui dictent de mettre les parties en garde contre les difficultés qui pointent à l'horizon et, dans la mesure du possible, leur suggérer les moyens de les surmonter. De telles exigences encadrent la liberté d'action des contractants, soit, mais que cela leur plaise ou non, c'est la prise que le notaire doit s'assurer sur les services qu'il leur rend. Pour construire du solide, des précautions s'imposent. Ceci dit, le tribunal estime qu'à la vérification de la capacité des contractants imposée au notaire principalement en matière immobilière et découlant de son devoir de conseil doit s'ajouter la vérification de leurs pouvoirs puisque ceux-ci peuvent se trouver sensiblement limités. »
Le notaire doit également vérifier que l’acheteur dispose des fonds nécessaires pour procéder à l’acquisition du bien immobilier. Finalement, si le notaire estime qu'une des parties est en situation d’incapacité, il doit refuser de recevoir l’acte.
BON À SAVOIR! La vérification de l'identité se fait au moyen de deux documents, dont la source est fiable et indépendante. Dans le cas d'une personne physique, l'un de ces documents doit comporter une photographie.
À RETENIR : La partie contractante doit être capable, c’est-à-dire être titulaire de certains droits et en mesure de les exercer.
ATTENTION! Les preuves d’identité sont utiles à plus d’un titre : elles permettent de s’assurer, notamment, que les parties impliquées dans une transaction ne sont pas des usurpateurs d’identité.
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