Charge financière

L’administration d'un syndicat de copropriétaires nécessite une expertise en finances qui est indispensable au bon fonctionnement de la copropriété. En collaboration avec le conseil d’administration, le gestionnaire assure l'équilibre budgétaire et la gestion financière ce qui englobe la préparation des budgets, la gestion des comptes et la répartition des charges communes (frais de condo); il joue aussi un rôle névralgique dans la gestion de la trésorerie s'occupant des transactions bancaires, des investissements dans les fonds de prévoyance et d'auto-assurance ainsi que du règlement des factures.

Le gestionnaire a également la charge de la gestion des comptes débiteurs et créditeurs; ces tâches sont essentielles pour assurer une gestion financière fluide et transparente au sein de l'immeuble.

Comptabilité

L’une des missions du gestionnaire consiste à tenir à jour la comptabilité du syndicat de copropriétaires; ainsi, il pourrait être appelé à:

• tenir à jour la comptabilité courante;
• préparer le budget annuel prévisionnel pour chaque exercice financier;
• préparer le budget d'exploitation;
• produire la conciliation bancaire ;
• préparer un rapport sur les revenus et les dépenses relatifs à la trésorerie;
• préparer les documents devant être remis aux notaires et aux courtiers immobiliers lors de transactions immobilières;
• transmettre annuellement les déclarations de revenus fiscales (déclarations d’impôts) de la copropriété ;
• établir les clés de répartition des charges communes générales ou particulières et de la contribution au fonds de prévoyance;
• gérer la situation comptable de chacun des copropriétaires, c'est-à-dire la contribution aux fonds de prévoyance et d'auto assurance;
• transmettre, lorsque le syndicat est un employeur, le rapport à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).

Trésorerie

Dans le cadre de ses tâches propres à la gestion de la trésorerie, le gestionnaire pourrait devoir:

• procéder au dépôt des sommes perçues dans un compte bancaire distinct identifié au nom du syndicat;
• assurer la gestion des comptes bancaires et des opérations courantes du syndicat;
• assurer la gestion des placements du fonds de prévoyance;
• régler les factures de la copropriété;
• assurer le versement de la paie des salaires aux divers employés de la copropriété;
• procéder, lorsque le syndicat est un employeur, au paiement de la cotisation destinée à la santé et à la sécurité du travail auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST);
• faire, lorsque le syndicat est un employeur, les retenues à la source d’impôt et des cotisations aux différents régimes publics tels que le Régime de rentes du Québec (RRQ), le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) ainsi que les cotisations à l’assurance-emploi.

Gestion des charges

Dans le cadre de ses tâches propres à la gestion des charges, le gestionnaire pourrait devoir:

• procéder à la répartition des charges entre les différents copropriétaires;
• préparer et transmettre les avis de cotisation, c’est-à-dire les demandes de paiement des charges communes (frais de condo) aux copropriétaires;
• assurer la perception des charges communes;
• gérer les comptes payables et les comptes recevables;
• transmettre une lettre de relance pour obtenir le paiement de sommes dues au syndicat.

BON À SAVOIR!​ La gestion financière d'une copropriété est une tâche délicate et souvent complexe; elle requiert un suivi comptable rigoureux et donc, les administrateurs ont tout intérêt à s'adjoindre à un gestionnaire compétent afin d'améliorer la qualité de cette gestion.

À RETENIR:​ Un gestionnaire doit posséder une vaste gamme de compétences techniques; ainsi, il doit détenir de fines connaissances sur le fonctionnement d’un service de comptabilité, une bonne compréhension des divers logiciels offerts sur le marché, une expérience en matière d’efficacité ainsi que des aptitudes en communication.

ATTENTION!​ Certaines sociétés de gestion regroupent au sein d’un même compte l’argent qui appartient aux syndicats de copropriétaires pour lesquels ils travaillent; cette pratique pourrait hypothéquer leurs avoirs financiers et donc, il faut s’assurer que le gestionnaire ne préconise pas cette méthode, car il pourrait en résulter des carences financières extrêmement graves.

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