Charge technique et immobilière

Le syndicat de copropriétaires a pour mission de veiller à la conservation de l’immeuble et à l’entretien des parties communes; pour garantir la bonne tenue du bâtiment, il fait intervenir différents prestataires de service. La gestion technique et immobilière vise la conservation des parties communes; de plus, un immeuble bien entretenu passe forcément par la réalisation de travaux nécessaires afin d'éviter la détérioration des parties communes. Par ailleurs, pour effectuer les travaux correctement, la mise en place d’un carnet d'entretien, d'un plan de gestion de l'actif et d'un certificat d’état de l’immeuble est indispensable.

Conservation de l'immeuble

Si le gestionnaire de copropriété possède un bagage suffisant de compétences et d’expérience, cela lui permet de jouer un rôle de premier plan dans la planification et le contrôle des travaux qui doivent être exécutés; ainsi, il peut assurer la maintenance technique et le suivi, deux activités qui supposent la visite de l’immeuble, l’exécution et le suivi des travaux.

Entretien courant de l'immeuble

Dans le cadre de ses tâches propres au suivi relatif à l’entretien courant de l’immeuble, le gestionnaire peut être appelé à:  

• procéder à l’inspection sommaire et périodique de l’immeuble et, si nécessaire, être accompagné par des professionnels du bâtiment;
• assurer le suivi, la tenue et la mise à jour du certificat de l’immeuble, du carnet d'entretien et de l’étude du fonds de prévoyance;
• établir les priorités quant aux travaux à faire dans le cadre du plan de gestion de l'actif;
• vérifier que les travaux entrepris respectent le cadre budgétaire établi aux termes du budget annuel prévisionnel;
• analyser les réclamations courantes adressées par les copropriétaires au regard de l’immeuble;
• procéder à l’achat de biens nécessaires à l’entretien de l’immeuble. 

Contrôle financier

Dans le cadre de ses tâches relatives au contrôle financier, le gestionnaire peut être appelé à:  

• analyser le cahier des charges produit par des professionnels du bâtiment;
• assurer le suivi des appels d’offres auprès des fournisseurs;
• vérifier auprès de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) si l’entrepreneur est détenteur d’une licence en règle;
• vérifier si l’entrepreneur a souscrit et maintient en vigueur une assurance responsabilité;
• vérifier la solvabilité (le rapport de crédit) et la probité des fournisseurs de services;
• analyser les soumissions reçues et les transmettre aux membres du conseil d’administration tout en formulant les recommandations qui s’imposent;
• négocier et assurer la gestion des contrats avec des fournisseurs et des prestataires de services;
• mettre en application des stratégies qui permettent des économies opérationnelles;
• effectuer des suivis et des contrôles à intervalles réguliers; 
• analyser les factures émises par les fournisseurs ou les prestataires de services.

Contrôle de la qualité

Dans le cadre de ses tâches relatives au contrôle de la qualité, le gestionnaire peut être susceptible de:  

• participer au choix des fournisseurs de services et ce, sous la supervision du conseil d’administration;
• superviser les travaux;
• mettre en place un mécanisme pour veiller au contrôle de la qualité;
• faire les suivis périodiques concernant l’état d’avancement des travaux;
• assurer le suivi des correctifs à apporter;
• assurer le respect des échéanciers.

BON À SAVOIR! En raison d’un volume d’activité élevé, certains gestionnaires peuvent négocier des tarifs plus avantageux; alors, ils abaissent le coût des produits et des services nécessaires au maintien de l’immeuble.

À RETENIR:​ En matière de travaux, le gestionnaire va mettre en application les décisions prises par le conseil d’administration; s’il a l’expérience nécessaire pour bien faire son travail, il sera en mesure de comparer les soumissions obtenues afin de pouvoir informer les administrateurs des avantages et des inconvénients propres à chacune d’elles.

ATTENTION! Le conseil d’administration doit superviser le travail du gestionnaire; pour y parvenir, il doit mettre en place une politique de contrôle des opérations financières.

CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Gestionnaire de condo, Tout ce qu'il faut savoir.