Communication et information: à ne pas négliger!

27 juillet 2015 - Il n’est pas rare d’entendre des administrateurs de copropriété souligner le manque d’intérêt des copropriétaires quant aux affaires de leur syndicat. Cela se traduit parfois en une faible participation aux assemblées de copropriétaires, occasionnant son annulation et report, faute de quorum, ou l’impossibilité d’atteindre le pourcentage de votes requis pour prendre certaines décisions importantes, en vertu du Code civil du Québec.

Les promoteurs immobiliers ne sont pas étrangers à ce phénomène car leurs méthodes de marketing sont souvent axées sur du rêve. Ils vendent en effet, au-delà d’un appartement dans un immeuble en copropriété, une vie idyllique et sans souci dans un environnement paisible (en banlieue) ou branché (au centre-ville). Mais quelle que soit la clientèle-cible, c’est une vie de rêve que l’on propose aux consommateurs et force est d’admettre que cette publicité porte fruits.

Or, ce climat peut rendre certains copropriétaires indifférents à tout ce qui concerne leur immeuble, son entretien et son administration. Ils conçoivent leur immeuble avant tout comme un hôtel particulier, profitant de tous ses services mais se souciant fort peu de l’intendance et de l’administration, en autant que leur vie de rêve n’est pas perturbée.

Comment faire pour atténuer ce manque d’intérêt des copropriétaires? Sans prétendre qu’il s’agit là d’un remède-miracle opérant une transformation radicale des mentalités, certains syndicats optent avec succès pour la diffusion d’information concernant la copropriété, que ce soit par le biais de bulletins trimestriels ou par la mise en place d’un site internet ou intranet. Cela permet de sensibiliser les copropriétaires et résidents à la gestion et à l’intendance de l’immeuble, tout en les tenant informés des orientations du conseil d’administration concernant le programme d’entretien ou l’adoption de règlements dans la copropriété. Étant ainsi mieux informés en cours d’année, les copropriétaires deviennent peu à peu conscients des enjeux de l’administration de l’immeuble et généralement plus soucieux de participer lors des assemblées. On évite ainsi, par surcroît, un possible effet de surprise lorsque l’unique communication annuelle de la part du syndicat survient lors de la convocation de l’assemblée générale et qu’une mauvaise nouvelle y attend les copropriétaires.

L’article 1087 du Code civil du Québec et l’article 812.1 du Code de procédure civile

Puisque nous traitons de communications à l’ensemble des copropriétaires, mentionnons que la loi prévoit spécifiquement deux situations où le syndicat se doit de communiquer par écrit avec ceux-ci :

• En vue de la convocation de l’assemblée générale annuelle (article 1087 C.c.Q.). L’avis de convocation « doit être accompagné, en plus du bilan, de l’état des résultats de l’exercice écoulé, de l’état des dettes et créances, du budget prévisionnel, de tout projet de modification à la déclaration de copropriété et d’une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés. »    L’envoi de tous ces documents est essentiel pour permettre aux copropriétaires d’en prendre connaissance au préalable, d’avoir une idée précise de la situation prévalant dans la copropriété et de se préparer en vue de prendre des décisions éclairées lors de l’assemblée, le cas échéant. Il s’agit d’une disposition d’ordre public, à laquelle la déclaration de copropriété ne saurait se soustraire. On applique naturellement le même principe lors de la convocation à une assemblée spéciale des copropriétaires, en faisant les adaptations nécessaires.

• Advenant la réception par le syndicat d’une « procédure de cour » (article 812.1 C.p.C.). Notez que cette disposition n’oblige pas le syndicat (i.e. le conseil d’administration) à communiquer une copie de la procédure elle-même aux copropriétaires. Un avis expliquant la nature précise de la procédure suffit, puisque le Code prévoit que « l’administrateur ou le gérant avise par écrit chaque copropriétaire de l’objet de la demande, dans les cinq jours de sa signification ».

La communication aux copropriétaires, une avenue à ne pas négliger. Bonne lecture!

Richard LeCouffe

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