Quels sont les points de l’ordre du jour qui requièrent un vote des copropriétaires?

L’ordre du jour énumère les questions devant faire l’objet d’un vote et les points d'information et de consultation qui seront traités lors de l’assemblée des copropriétaires. Le pouvoir décisionnel de l’assemblée des copropriétaires est défini par le Code civil du Québec et la déclaration de copropriété (Acte constitutif de copropriété). Le président de l’assemblée des copropriétaires veille à son bon déroulement, soumet aux copropriétaires les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. Il doit ainsi déterminer à l’égard sur chaque point de l’ordre du jour qui a l’autorité de décider. Ses pouvoirs sont déterminés dans le règlement d’immeuble.

L'ordre du jour d'une assemblée annuelle de copropriétaires comporte habituellement les éléments suivants :

1. Vérification du quorum et ouverture de l'assemblée;
2. Élection des officiers d’assemblée;
3. Lecture de l’ordre du jour;
4. Rapport du conseil d’administration;
5. Présentation des états financiers;
6. Présentation du budget prévisionnel pour fins de consultation;
7. Approbation (le cas échéant) des travaux d’amélioration, de transformation ou d’agrandissement des parties communes;
8. Approbation (le cas échéant) de tout projet de modification à la déclaration de copropriété;
9. Approbation (le cas échéant) de tout acte d’acquisition ou d’aliénation immobilière par le syndicat;
10. Élection des membres du conseil d’administration;
11. Affaires diverses (Varia);
12. Levée de l’assemblée.

Dans les circonstances, il appartient au président d’assemblée de déterminer quels sont les points qui devront faire l’objet d’un vote. Pour les fins de cet exercice, nous reprendrons chacun de ceux-ci, dans le même ordre, et apporterons les commentaires pertinents.

1. Vérification du quorum et ouverture de l'assemblée;

• Pour qu’une assemblée de copropriétaires puisse délibérer et adopter des décisions, la loi prévoit que les copropriétaires (présents ou représentés), qui sont aptes à voter, doivent détenir la majorité des voix. Ce constat est exercé par le président d’assemblée et ne nécessite aucun vote.

2. Élection des officiers d’assemblée;

• Les officiers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (50 % plus un).

3. Lecture de l’ordre du jour;

• En principe, l’assemblée des copropriétaires ne peut délibérer sur d’autres questions que celles figurant à l’ordre du jour. Toutefois, un copropriétaire peut demander de modifier l’ordre des sujets et l’assemblée doit se prononcer par vote sur ce ou ces changements. Cependant, aucun sujet nécessitant un vote ne peut être rajouté à moins que tous les copropriétaires soient présents et y consentent.

4. Rapport du conseil d’administration;

• Ce point ne requiert aucun vote d’approbation ou de désapprobation de l’assemblée des copropriétaires.

5. Présentation des états financiers;

• En principe, c’est le conseil d’administration qui doit avoir approuvé les états financiers avant de les soumettre à l’assemblée des copropriétaires. Un administrateur doit les signer pour le prouver. Lors de l’assemblée des copropriétaires, une personne désignée par le CA présente les résultats du dernier exercice financier et explique la variation des résultats par rapport à l’exercice financier précédent. Les copropriétaires n’ont ainsi pas à voter sur ce point.

6. Présentation du budget prévisionnel pour fins de consultation;

• L'assemblée des copropriétaires n'a pas de pouvoir décisionnel relativement au budget prévisionnel de la copropriété. Il appartient au conseil d’administration de fixer, après consultation de l’assemblée des copropriétaires, la contribution de ceux-ci aux charges communes.

7. Approbation (le cas échéant) des travaux d’amélioration, de transformation ou d’agrandissement des parties communes;

• De tels travaux doivent faire l’objet d’une autorisation formelle de l’assemblée des copropriétaires, à la majorité renforcée de l’article 1097 du Code civil du Québec.

8. Approbation (le cas échéant) de tout projet d'acte de modification à la déclaration de copropriété;

• Une telle modification est apportée à la déclaration de copropriété à l'issue d'un vote en assemblée des copropriétaires. Pour modifier l’État descriptif des fractions ou l’Acte constitutif de copropriété, sans pour autant changer la destination de l’immeuble, le vote doit être pris à la majorité renforcée. Pour modifier le règlement de l’immeuble, le vote doit être pris à la majorité absolue (50 % plus une des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée).

9. Approbation (le cas échéant) de tout acte d’acquisition (p. ex. : l'achat d’une case de stationnement appartenant à un copropriétaire) ou d’aliénation immobilière par le syndicat;

• Cette question relève de la compétence de l’assemblée des copropriétaires. À cet égard, l'article 1097 du Code civil du Québec exige l’atteinte d’une majorité renforcée.

10. Élection des membres du conseil d’administration;

• Les administrateurs sont généralement élus à la fin de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (50 % plus un).

11. Affaires diverses (Varia);

• Ce point de l'ordre du jour en est un qui permet aux copropriétaires de faire inscrire, lors de l’assemblée, des sujets non prévus initialement à l’ordre du jour. Les affaires diverses peuvent faire l'objet d'un débat, mais non d'un vote, sauf si tous les copropriétaires sont présents à l'assemblée et y consentent. Elles sont soumises au moment de la présentation de l'ordre du jour, mais elles ne sont abordées qu'en fin d'assemblée.

12. Levée de l’assemblée.

• La levée de l’assemblée n’est pas une question de nature décisionnelle qui relève de la compétence de l’assemblée des copropriétaires. C’est le président d’assemblée qui, après avoir constaté que les points à l’ordre du jour ont tous été traités ou qu’il n’y a plus quorum, prend la décision de lever l’assemblée.

BON À SAVOIR ! ​ Afin de préparer d'adéquatement une assemblée, vous pouvez télécharger gratuitement un modèle d'un avis de convocation et d'ordre du jour en cliquant sur cet hyperlien.

REMERCIEMENT : Ce texte a été rédigé avec la collaboration de Me Yves Joli-Coeur, avocat en droit de la copropriété et associé au sein du cabinet d'avocats et notaires Dunton Rainville. 

ATTENTION !​ Les informations de cette chronique sont d’ordre général et ne constituent en aucun cas un avis ou conseil juridique ni reflètent l'état du droit de façon exhaustive. Les faits peuvent varier d’une situation à l’autre. Une consultation avec un avocat concernant votre cas particulier pourrait dans certaines circonstances être recommandée.

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Hélène Joli-Coeur
Parajuriste
Dunton Rainville
3055 Boulevard Saint-Martin O
Bureau 610
Laval, QC H7T 0J3
Tél. : (450) 686-8683
Courriel : [email protected]

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