Le choix d’un entrepreneur est une étape cruciale qu’il ne faut pas prendre à la légère ! En effet, les travaux de rénovation et de construction constituent un poste budgétaire important et il est essentiel que le conseil d’administration prenne des mesures visant à choisir un entrepreneur fiable, en garantissant aux copropriétaires transparence et compétitivité. Un processus bien structuré et rigoureux est la clé pour éviter les mauvaises surprises et garantir la qualité des travaux réalisés. En outre, un appel d'offres bien mené peut non seulement réduire les coûts, mais aussi assurer une meilleure gestion des travaux.
Mode de sélection
La mise en place d’une procédure de sélection des entrepreneurs est essentielle. Dans le cas de travaux mineurs, cette procédure demeure somme toute sommaire, consistant à la recherche d’un entrepreneur approprié, via une demande de soumissions, et une vérification diligente effectuée par les membres du conseil d’administration ou par le gestionnaire. Cependant, pour des travaux de grande importance, le processus peut s’avérer plus complexe, nécessiter au départ la préparation d' un cahier des charges et des plans et devis par un professionnel du bâtiment, et la mise en concurrence des entrepreneurs soumissionnaires par un appel d’offres formel.
Pourquoi lancer un appel d'offres ?
Il n’y a pas d’obligation légale pour le conseil d’administration de procéder par voie d’appel d’offres, lors de travaux projetés. Le choix revient aux membres du conseil de le faire ou pas, selon les circonstances, notamment en raison de la complexité ou de l’ampleur des travaux. L’avis d’un professionnel du bâtiment (technologue professionnel, ingénieur, architecte) prend ici toute son importance.
Qu'est-ce qu'un appel d'offres?
Un appel d’offres est une procédure par laquelle un donneur d’ouvrage (celui qui commande les travaux) fait appel à plusieurs entrepreneurs, sur la base de critères objectifs dont les entrepreneurs prennent connaissance dans les documents d’appel d’offres. Cette procédure vise à favoriser la compétition, dans le but d’obtenir la meilleure offre possible, laquelle n’est pas nécessairement la moins onéreuse. Il s’agit somme toute d’un processus assez lourd (et coûteux); il est donc réservé aux projets d’envergure, justifiant la démarche.
Étapes de l'appel d'offres
La première étape consiste à définir clairement les besoins de la copropriété. Ensuite, un professionnel du bâtiment, choisi par le syndicat, prépare un cahier des charges. Ce document détaille la nature des travaux à réaliser, leur durée, les dates de début et de fin, ainsi que les modalités de paiement et les garanties applicables.
L'appel d'offres peut être publié sur des plateformes spécialisées, des journaux ou directement envoyé aux prestataires potentiels. Une fois les offres reçues, elles doivent être analysées par le professionnel du bâtiment retenu et comparées en fonction des critères établis dans le cahier des charges.
Types d’appel d’offres
On retrouve deux types d’appels d’offres : l’appel d’offres général, ouvert à tous les entrepreneurs (généraux ou spécialisés, selon le cas) et l’appel d’offres sur invitation, où le donneur d’ouvrage présélectionne les entrepreneurs, en s’adressant uniquement à certains d’entre eux du domaine concerné. On retrouve généralement ce deuxième type, en copropriété divise.
Nombre de soumissions : quelles pratiques adopter ?
Au Québec, aucune loi n’impose un nombre minimum de soumissions pour la réalisation de travaux d’envergure en copropriété. Cependant, plusieurs pratiques sont recommandées pour garantir une gestion rigoureuse et transparente. D’abord, il est essentiel de vérifier la déclaration de copropriété, qui peut contenir des règles spécifiques concernant l’appel d’offres. En l’absence de telles règles, obtenir au moins 2 à 3 soumissions est une bonne pratique pour comparer les prix, évaluer la qualité des entrepreneurs et justifier vos choix auprès des copropriétaires. Enfin, même sans obligation légale, il est primordial de documenter le processus de sélection pour respecter les devoirs de diligence et de transparence des administrateurs, tout en renforçant la confiance des copropriétaires.
Contrat d’entreprise
Outre la préparation d’un document d’appel d’offres, le conseil d’administration conclura éventuellement un contrat d’entreprise avec l’entrepreneur choisi, notamment lorsque les travaux sont d’importance ou complexes. Négocié entre les parties, le contenu de ce contrat reprendra de façon détaillée les travaux, leurs délais de réalisation, les termes des paiements, le calendrier d’exécution, les pénalités applicables en cas de retard, les cas d’imprévus sur le chantier, la possibilité de recourir ou non à la sous-traitance, les modes de règlement d’éventuels litiges, etc. Ce contrat devrait imposer à l’entrepreneur l’obligation de fournir des garanties, comme une couverture d’assurance responsabilité civile adéquate ou un cautionnement d’exécution. Le cas échéant, on peut aussi exiger qu’il ait des qualifications particulières (maître électricien, maître plombier, etc.).
BON À SAVOIR ! L’appel d’offres vise à favoriser la compétition, dans le but d’obtenir la meilleure offre possible, laquelle n’est pas nécessairement la moins onéreuse. Il s’agit somme toute d’un processus assez lourd (et coûteux); il est donc réservé aux projets d’envergure, justifiant la démarche.
À RETENIR : Un appel d'offres est une procédure par laquelle un syndicat de copropriétaires sollicite des propositions de différents prestataires pour la réalisation de travaux ou la fourniture de services. L'objectif est de comparer plusieurs offres afin de choisir celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix.
ATTENTION ! la déclaration de copropriété pourrait exiger la tenue d’un appel d’offres, pour certains types de travaux, ou lorsque ceux-ci dépassent une certaine somme, mais cela est très peu fréquent.
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