Les travaux à réaliser dans les parties communes sont engagés par le syndicat de copropriétaires. En tant que maître d'ouvrage, il en est le commanditaire et le bénéficiaire. C’est lui qui définit le cahier de charges et par conséquent les besoins, le budget, le calendrier prévisionnel ainsi que les objectifs à atteindre. En matière de travaux, le syndicat devrait toujours s’en tenir au rôle qui lui est dévolu. Il ne devrait jamais se substituer à l’entrepreneur général, par exemple en mandatant lui-même les sous-traitants qui feront les travaux, ou en s’immisçant dans la conduite du chantier, en lieu et place des personnes qui en sont les responsables.
Maître d'ouvrage
Le syndicat fait exécuter les travaux nécessaires ou utiles à l'entretien des parties communes et la conservation de l’immeuble. Il peut s’agir des travaux de réparation et de réfection de la toiture, du gros oeuvre, des canalisations, des stationnements et des ascenseurs, etc. À ce titre il passe les contrats avec les entreprises et surveille leur exécution. S'il néglige d'entreprendre les travaux requis, et que cela cause un dommage à un copropriétaire ou à des tiers, sa responsabilité pourra être engagée.
Professionnel en bâtiment: un joueur clé
En temps normal, le syndicat est apte à surveiller l’exécution de travaux mineurs, notamment ceux qui font appel à un corps de métier. Cependant, pour tout autre type de chantier requérant la participation de plusieurs corps de métier, ils devront généralement être appuyés par des professionnels du bâtiment aguerris. Ces professionnels ont un coût, mais à terme, il pourrait faire épargner beaucoup d’argent au syndicat. Notamment si le chantier s’avère plus compliqué que prévu, ou que les travaux sont d’une qualité moindre que ce qui était initialement prévu. La participation d’un ou plusieurs professionnels peut donc être nécessaire dans certaines circonstances.
Rares sont les administrateurs expérimentés en ce qui a trait aux travaux majeurs à faire dans l’immeuble. Ceux qui se croient capables d’en assumer la gestion ont intérêt à livrer la marchandise, autrement ils pourraient engager leur responsabilité personnelle. Malheureusement, certains d’entre eux estiment ne pas avoir besoin d’un professionnel pour mener à bien ces travaux.
Non seulement faut-il retenir les services d’un architecte, d’un ingénieur ou d’un technologue professionnel pour s’occuper des travaux d’envergure, mais il est aussi recommandé de lui confier la gestion des étapes qui mèneront à leur exécution. Avant toute chose, il procédera à une inspection du bâtiment, et produira ensuite un rapport détaillé qui fera état des problèmes constatés, le cas échéant. L’étape suivante consistera à produire des plans et devis. Ces plans illustrent les dessins indiquant où les travaux sont à faire. Quant aux devis, ils énumèrent les produits et les matériaux à utiliser, et précisent comment ils doivent être installés.
Qualité moindre
L’intervention d’un professionnel pendant toutes les étapes relatives aux travaux préviendra d’autres soucis potentiellement fâcheux, qui pourraient remettre en question la qualité du travail accompli. Cela peut se produire si le syndicat produit lui-même les documents d’appel d’offres, et qu’il ne connait pas les produits et les matériaux offerts sur le marché. À titre d’exemple, il arrive qu’un soumissionnaire suggère d’utiliser des produits d’une valeur moindre que ceux exigés dans l’appel d’offres, et à un coût qui n’est pas nécessairement justifié. Dans le cas d’une réfection de toiture, pour citer cet exemple, si la membrane élastomère bicouche du fabricant x est exigée, mais que l’on suggère celle d’une compagnie y, un professionnel en bâtiment s’assurera que la seconde option n’hypothéquera pas l’intégrité des travaux.
Pour le savoir, il validera, auprès du soumissionnaire, que la fonctionnalité et la qualité du produit de remplacement sont équivalentes. Des spécifications techniques seront demandées pour vérifier si tel est le cas. Ce n’est qu’après avoir fait ces vérifications qu’une décision sera prise, de sorte qu’au final, une copropriété puisse avoir en main des documents dont les produits sont comparables. Ses administrateurs pourront ainsi choisir leur entrepreneur en toute connaissance de cause, en suivant (ou non) les recommandations faites par le professionnel en charge du dossier.
Surveillance des travaux
L’entrepreneur choisi pour réaliser les travaux devrait faire l’objet d’une surveillance, ce que le professionnel mandaté peut également faire. Bon nombre de syndicats négligent cet aspect, en raison des coûts additionnels engagés. Pourtant, il pourrait être très payant d’investir un peu plus sur le coup, afin d’éviter une mauvaise exécution des travaux, ce qui pourrait entraîner une facture salée à moyen terme. Pendant cette surveillance, le professionnel s’assurera, notamment, que l’entrepreneur respecte à la lettre le contenu des plans et devis.
Lorsque les travaux sont terminés, le conseil d’administration procède à leur réception et peut exprimer des réserves, si nécessaire. Cette réception confirmera (ou non) la conformité des travaux au regard du contrat proposé par l’entrepreneur, et qu’ils ont été réalisés dans les conditions préalablement établies. S’ils ne répondent pas à ces deux critères, le syndicat devra utiliser les garanties dont il dispose, mais aussi démontrer la responsabilité de l’entrepreneur.
BON À SAVOIR ! Pour mener à bien des travaux à faire réaliser dans la copropriété, le syndicat doit procéder par étapes. Il n’existe aucune règle absolue en cette matière.
À RETENIR : Lorsque des travaux d’envergure sont prévus dans la copropriété, l’intervention d’un professionnel en bâtiment est très souvent requise. Qu’il s’agisse du contrôle des coûts associés au chantier, des défis techniques et des différents intervenants à coordonner, il peut agir efficacement durant toutes les étapes du projet, c’est-à-dire de la conception à la réalisation des travaux. Un professionnel pourra aussi aider le syndicat à créer un plan de gestion des actifs immobiliers conforme aux exigences. L’objectif de cette démarche vise à prévenir plutôt que guérir.
ATTENTION ! Tout entrepreneur (sauf exception) doit détenir une licence pour réaliser des travaux au Québec. Elle est délivrée par la Régie du bâtiment du Québec (RBQ). Il faut également vérifier que la catégorie de licence est la bonne au regard des travaux à faire. L’entrepreneur choisi est aussi tenu d’avoir un cautionnement de licence. Cette garantie financière vise l’indemnisation de clients qui auraient subi un préjudice, à la suite d’une « inexécution » ou d’une « exécution » de travaux. Elle a trait aux acomptes versés, au non-parachèvement des travaux, aux malfaçons et aux vices découverts dans l’année suivant leur terminaison.
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