3 mai 2022 - Le devoir d'entretien et de conservation de l'immeuble qui incombe aux administrateurs d'une copropriété implique un jour de faire affaires avec des entrepreneurs en construction. Que ce soit pour remplacer la toiture, rénover le hall d'entrée ou réparer les parements de briques et la maçonnerie, il importe d'être vigilant lors de l'octroi de tels contrats, compte tenu de leurs coûts souvent très élevés.
En tant que mandataires du syndicat, les administrateurs doivent agir avec prudence, afin de protéger les intérêts de la collectivité des copropriétaires. Cela se traduit par diverses règles qui devraient être suivies, particulièrement lorsque les travaux sont importants :
1. Bien évaluer ses besoins et élaborer un budget réaliste
Pour commencer, vous devriez avoir une idée précise des travaux qui sont requis et des coûts que cela devrait engendrer. Le syndicat est le donneur d'ouvrage; c'est donc à vous, en tant que représentants, d'établir les besoins et d'évaluer ce que la copropriété peut débourser.
Lorsque les travaux sont relativement mineurs, les administrateurs seront souvent en mesure d'en évaluer eux-mêmes la valeur. Toutefois, pour des travaux complexes ou d'envergure, l'aide d'un professionnel du bâtiment est recommandée. Ce dernier aidera les administrateurs à bien cerner les travaux requis, fixer un échéancier réaliste et prévoir leurs coûts.
2. Pour les projets d'importance, faire préparer les documents de soumission, plans et devis par un professionnel du bâtiment
Lorsque les travaux projetés impliquent plusieurs corps de métier, qu'ils touchent à une partie importante de l'immeuble ou qu'ils sont techniquement complexes, l'aide d'un professionnel du bâtiment sera requise pour mener à bien les travaux. Celui-ci préparera les plans et devis, un cahier des charges, ainsi que le document d'appel d'offres.
On procèdera aussi, dans de telles circonstances, à la rédaction d'un contrat d'entreprise qui détaille les travaux à effectuer, l'échéancier, le prix de l'ouvrage et l'échelonnement des paiements, les pénalités pour retard, les situations d'imprévus et le mode de règlement des litiges, le cas échéant. Ce contrat prévoit également la fourniture par l'entrepreneur de garanties suffisantes, soit une couverture d'assurance de responsabilité civile ou un cautionnement d'exécution, voire même les deux.
3. À défaut d'élaborer des plans, devis et documents de soumission, rédiger un contrat écrit détaillé
Si l'ampleur des travaux ne justifie pas de procéder par voie de documents de soumission, plans et devis, il n'en demeure pas moins que vous devrez, au minimum, préparer un contrat écrit qui énumère avec précision la liste de tous les travaux à effectuer, en plus de prévoir l'échéancier de réalisation, une date de début et de fin des travaux, le prix et les modalités de versement des acomptes, ainsi que les garanties applicables et les exclusions, le cas échéant.
4. Demander des soumissions à plus d'un entrepreneur
Idéalement, on recherchera au moins trois soumissionnaires et des références seront prises sur chacun d'eux. Vous devez également exiger une preuve de couverture suffisante au chapitre de leurs assurances de responsabilité civile (minimum 1 million de dollars).
À noter que vous n'avez aucunement l'obligation de confier les travaux au plus bas soumissionnaire, contrairement à la croyance généralement répandue. D'autres critères peuvent être pris en considération, que ce soit l'attitude même de l'entrepreneur, sa disponibilité et la facilité à le rejoindre, son expérience, les références d'anciens clients, etc. Enfin, rappelez-vous que le choix de l'entrepreneur doit s'effectuer en fonction de l'intérêt de la collectivité des copropriétaires, dont vous représentez les intérêts, et non en fonction des intérêts particuliers de certains copropriétaires, aussi insistants et impressionnants soient-ils !
5. Ne confier les travaux qu'à un entrepreneur détenteur d'une licence de la Régie du bâtiment du Québec
Il est fortement déconseillé de confier les travaux de construction à une personne ou entreprise qui ne détient pas une licence d'entrepreneur valide émise par la Régie du bâtiment du Québec (RBQ). Les administrateurs qui se prêtent à ce jeu ne respectent pas leurs obligations de prudence et de protection de l'intérêt des copropriétaires. En effet, les entrepreneurs qui ont une licence de la RBQ détiennent un cautionnement de licence, qui a pour but d'indemniser un client qui subit un préjudice en raison de l'inexécution des travaux par l'entrepreneur ou d'une exécution fautive des travaux, malfaçons ou vices, ainsi qu'un préjudice découlant des acomptes versés.
Pour vérifier si un entrepreneur est détenteur d'une licence valide de la RBQ, il suffit de visiter le site Web de l'organisme et de consulter le registre des détenteurs de licence qui s'y trouve.
6. Confier un mandat de surveillance des travaux importants
Lorsque l'ampleur des travaux le justifie, vous confierez également un mandat de surveillance au professionnel du bâtiment dont vous avez retenu les services. La fréquence des visites de chantier varie selon ce qui est jugé le plus approprié aux circonstances.
7. Prévoir des versements d'acomptes les plus petits possibles / retenir le paiement final
Vous devriez prévoir dans le contrat le versement d'acomptes le plus petit possible et stipuler la retenue du paiement final jusqu'à ce que tous les travaux aient été effectués de façon satisfaisante. En plus de vous assurer ainsi que l'entrepreneur a bel et bien payé tous ses salariés (via la Commission de la construction du Québec) et ses sous-traitants, le cas échéant, et qu'il a dûment acquitté toutes les cotisations dues à la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), vous disposerez d'une portion de la somme à verser, afin de vous assurer que les travaux sont tous terminés et que les corrections mineures ont été effectuées.
Suivre ces quelques lignes directrices ne vous mettra pas à l'abri de toutes les éventualités fâcheuses qui pourraient survenir, mais vous en minimiserez grandement les risques. Également, vous démontrerez ainsi que vous avez agi en administrateurs diligents et prudents, ce qui vous évitera les reproches, voire même d'éventuelles poursuites personnelles.
Richard LeCouffe
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