Les devoirs et obligations des administrateurs sont au cœur de la bonne gouvernance d’une copropriété. Dans le cadre de leurs fonctions, les administrateurs sont tenus de s'assurer que le syndicat de copropriétaires respecte les lois. C’est pourquoi en plus des devoirs de diligence et de loyauté des administrateurs énoncés par le Code civil du Québec, des obligations particulières, qualifiées de « statutaires », leur sont imposées. Certaines lois prévoient ainsi un régime de responsabilité des administrateurs qui les rend personnellement responsables pour les infractions commises par le syndicat. De nature pénale ou civile, ces responsabilités peuvent être sanctionnées par le paiement d’amendes élevées. Il en est ainsi, notamment, en regard des lois relatives à la fiscalité, à la santé et sécurité au travail et à l’environnement.
Responsabilité pénale : cas d’espèce
Le non-respect de la loi par un syndicat de copropriétaires peut entraîner diverses conséquences, dont celui d’engager la responsabilité pénale d’un administrateur. Certaines lois prévoient spécifiquement que lorsqu’une personne morale (p. ex. : un syndicat de copropriétaires) commet une infraction à la loi, tout administrateur qui a prescrit, consenti ou autorisé l’accomplissement de l’acte ou de l’omission, qui constitue l’infraction, est réputé avoir participé à l’infraction. Il est généralement prévu que l’administrateur est dès lors passible de la même peine que la personne morale, que celle-ci ait ou non été poursuivie ou déclarée coupable.
Il en est ainsi, notamment, en cas de violation à certaines dispositions de la :
Responsabilité civile : cas d’espèce
Dans certaines circonstances, les administrateurs peuvent être tenus de payer personnellement des sommes dues par le syndicat des copropriétaires. Cela peut être le cas lorsque le syndicat omet d’effectuer des retenues à la source ou de remettre les sommes dues au titre des cotisations salariales fédérales ou provinciales sur les salaires des employés du syndicat et certains avantages sociaux, dont ceux relatifs au Régime des rentes du Québec (RRQ) et au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP). Il en est ainsi également pour le non-paiement des cotisations dues par le syndicat à la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), lorsque ce dernier est considéré comme un employeur par la CNESST.
Moyens de défense
Pour que la responsabilité pénale et civile d’un administrateur soit engagée, il faut généralement qu’il ait agi avec intention, faute ou négligence. Il peut se défendre en invoquant notamment qu’il a agi avec un degré de soin, de diligence et d’habileté raisonnable dans les circonstances, en prenant toutes les précautions nécessaires pour prévenir la perpétration de l’infraction, ou qu’il, dans ces mêmes circonstances, n’a pu avoir connaissance de l’omission visée par la loi.
Conséquences
La responsabilité statutaire d’un administrateur peut entraîner des conséquences graves, comme une condamnation à une amende, une interdiction d’exercer certaines activités ou fonctions, une condamnation au paiement de sommes dues par le syndicat de copropriétaires. Et sans compter qu’une condamnation d’un administrateur risque d’entacher sa réputation quant à sa probité. Il est donc important pour un administrateur de bien connaître ses devoirs et obligations, ainsi que les risques auxquels il s’expose.
Prévention
Les articles 321 et 322 du Code civil du Québec prévoient que l’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la loi, l’acte constitutif et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés, et faire preuve de prudence et diligence, honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la personne morale. Pour éviter de mettre en cause sa responsabilité, un administrateur devrait suivre les consignes suivantes:
Fin de mandat
Une personne qui occupe la fonction d’administrateur cesse d’occuper cette fonction à l’échéance de la période fixée dans son mandat, son décès ou par suite de sa démission. Lorsqu'un administrateur cesse d'agir à ce titre, celui-ci doit s'assurer qu’une déclaration de mise à jour courante soit déposée promptement, afin que son nom n’apparaisse plus (en tant qu’administrateur) au Registraire des entreprises du Québec (REQ). Tant que les registres ne sont pas corrigés, le tiers de bonne foi peut, en certaines circonstances, se fier à l’information qui s’y trouve.
Couverture d’assurance
Il est impossible d’éliminer complètement les risques en matière de responsabilité statutaire, car certaines lois peuvent imposer une responsabilité objective ou sans faute aux administrateurs. Il est donc recommandé qu’une assurance responsabilité soit souscrite par le syndicat pour couvrir les risques associés aux infractions et manquements commis par le syndicat. Ce type d’assurance couvre les frais de défense et les dommages-intérêts en cas de poursuite.
BON À SAVOIR ! La responsabilité statutaire d’un administrateur est la possibilité qu’il soit poursuivi et condamné pour répondre de ses actes, commis dans l’exercice de ses fonctions, lorsque son comportement viole les règles établies par certaines lois pour assurer l’ordre et la paix dans la société.
À RETENIR: Dans certains cas, la responsabilité des administrateurs sera présumée. Pour se soustraire à cette responsabilité, l’administrateur devra démontrer qu’il a fait tous les efforts nécessaires pour éviter d’être en situation d’illégalité. Pour ce faire, il devra démontrer qu’une personne moyenne placée dans la même situation aurait agi de la même manière.
ATTENTION ! Un administrateur qui permet une situation non sécuritaire persistante dans les parties communes, laquelle s’ensuit d’un accident, pourrait être considérée comme une négligence de la part de l’administrateur et entraîner ainsi sa responsabilité pénale et civile.
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