La question se pose souvent de savoir si un copropriétaire peut modifier l'ordre du jour qu'il reçoit avec son avis de convocation à l'assemblée annuelle. Le peut-il avant? Le peut-il pendant? L’assemblée des copropriétaires obéit à des règles strictement définies par la loi qu’il est important de connaître. Elle ne délibère en principe que sur les questions qui ont été inscrites à l’ordre du jour préalablement à la tenue de l'assemblée. Faute de quoi, toute décision adoptée à propos d’une question inscrite illégalement à l’ordre du jour est nulle et peut faire l’objet d’une contestation judiciaire.
L’inscription de questions complémentaires à l'ordre du jour
L’ajout par un copropriétaire de toute nouvelle question à l’ordre du jour n’est pas exclu. Il est toujours possible si le copropriétaire soumet sa proposition avant la tenue de l’assemblée. L’article 1088 du Code civil du Québec prévoit que tout copropriétaire peut requérir du conseil d’administration l’inscription, à l’ordre du jour, de toute autre question, dans les 5 jours de la réception de l’avis de convocation. Ce droit peut être exercé tant pour la tenue des assemblées annuelles que pour les assemblées extraordinaires.
Le copropriétaire peut ainsi formuler toute proposition utile. Il peut par exemple soumettre une modification de la déclaration de copropriété qui sera étudiée et soumise au vote en assemblée (car la déclaration de copropriété ne peut être modifiée que par elle ou par une résolution écrite signée par tous les copropriétaires).
À la réception de la question proposée, le conseil d’administration doit agir prudemment et diligemment : il avise par écrit tous les copropriétaires des nouvelles questions qui seront soulevées, et ce, avant la tenue de l’assemblée et non le jour même de l’assemblée. Ainsi, chaque copropriétaire peut décider de la pertinence ou non de sa présence à l’assemblée, ou de la portée de sa procuration en cas d’absence !
Une démarche nécessitant rigueur et précision
La demande d'inscription auprès du conseil d’administration présuppose qu’il s’agisse d’une question susceptible de donner lieu à un vote générateur d'une véritable décision de l'assemblée des copropriétaires. Un copropriétaire ne peut par ce mécanisme se contenter de donner son avis sur la gestion de la copropriété.
Par ailleurs, les questions vagues et imprécises ne permettent pas à l'assemblée de prendre une décision en toute connaissance de cause. C’est pourquoi, toute question supplémentaire soumise par un copropriétaire doit être formulée clairement. Dans cette optique, ce dernier a tout intérêt de rédiger « un projet de résolution » qu’il pourra transmettre au conseil d’administration avec sa demande d’ajout à l’ordre du jour. Et advenant que la question supplémentaire constitue une modification à la déclaration de copropriété, un projet d’acte d’amendement devra également être transmis au conseil d’administration. Enfin, rappelons qu'il n'appartient pas au conseil d'administration de suppléer aux imprécisions, lacunes ou insuffisances des questions dont les copropriétaires demandent l'inscription à l'ordre du jour. Dès lors qu'il y a matière pour l'assemblée de prendre un vote de nature décisionnelle, celui-ci devra transmettre aux copropriétaires un ordre du jour modifié comportant toute question supplémentaire.
Questions diverses (varia)
Il est possible que soient soulevées lors de l’assemblée toutes questions d’intérêt pouvant faire l’objet d’échanges de points de vue, quand bien même il n’en ressortirait aucun vote et bien sûr, aucune prise de décision. Ces questions-discussions sont soumises au début de l’assemblée et traitées à la fin. Elles sont généralement inscrites à l’ordre du jour sous la mention «affaires diverses» ou «varia».
Ajout d’une question séance tenante
En principe, le président d'assemblée n'a aucun pouvoir d'appréciation sur l'opportunité d'inscrire une question supplémentaire à l'ordre du jour. Toutefois, la Loi prévoit que si tous les copropriétaires convoqués sont présents et qu’ils consentent tous à ce qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour, elle peut être ajoutée et le vote est alors possible.
BON À SAVOIR ! La demande d'inscription par un copropriétaire de toute nouvelle question à l’ordre du jour suppose qu’il s’agisse d’une question susceptible de donner lieu à un vote générateur d'une décision par l'assemblée des copropriétaires.
À RETENIR: Le conseil d'administration saisi d'une demande valide par un copropriétaire d'ajout à l'ordre du jour doit y donner suite, sans avoir à en apprécier l'utilité ou l'opportunité. De plus, les frais générés par l'envoi aux copropriétaires de l’ordre du jour complémentaire sont une charge commune et non à la charge de celui qui demande l’ajout. Enfin, il faut savoir qu'un affichage général indiquant la demande d'ajout ne répond pas aux exigences de la convocation.
ATTENTION ! Le conseil d'administration doit s’assurer que la demande d’inscription à l’ordre du jour concerne bien une résolution. Il est ainsi justifié de rejeter une demande d'un copropriétaire qui souhaite faire inscrire un point à l'ordre du jour exprimant des observations personnelles ou des demandes vagues.
CONSULTEZ UN : Modèle de lettre de demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour
CONSULTEZ L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires
