La personnalité juridique du syndicat est distincte de celle des copropriétaires et des administrateurs. Ses actes n’engagent que lui-même, sauf les exceptions prévues par la loi. Les fautes commises par le syndicat n’ont de conséquence que sur sa propre responsabilité civile et non celle des administrateurs. Dans ces conditions, ils sont tenus indemnes par le syndicat et n'assument aucune responsabilité pour les frais, dépenses, charges ou pertes qu'ils ont encourus pour l'administration de l'immeuble et du syndicat. Ceci constitue le principe de base, mais il est important d’y apporter plusieurs nuances.
Devoirs et obligations de l’administrateur
Les administrateurs ont le statut de mandataires du syndicat. Ils ne peuvent être tenus personnellement responsables des gestes posés à ce titre, à condition d’avoir agi dans les limites de leur mandat. Ils doivent, notamment, respecter les obligations que la loi et l’acte constitutif de copropriété leur imposent.
Rappelons que la loi prévoit qu’un administrateur doit agir avec prudence et diligence. Il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la personne morale. L’acte constitutif de copropriété énonce les devoirs et obligations du conseil d’administration et par la force des choses ceux des administrateurs.
À cet égard, la déclaration de copropriété prévoit généralement que les administrateurs peuvent, afin de prendre une décision, s'appuyer de bonne foi sur l'opinion ou sur le rapport d'un expert légalement autorisé à fournir cette expertise et sont, en pareil cas, présumé avoir agi avec prudence, honnêteté et loyauté, dans le meilleur intérêt du syndicat.
Obligation de moyens
Les administrateurs ont envers le syndicat et les copropriétaires une obligation de moyens. Bien qu’il ne faille pas s’attendre de leur part à trouver la perfection, les administrateurs doivent mettre en œuvre toutes les ressources qu'ils ont à leur disposition pour assurer la conservation de l'immeuble, l'entretien et l'administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l'immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d'intérêt commun. Ils doivent notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués.
Régime de responsabilité civile personnelle
L’article 337 du Code civil du Québec permet, dans certaines circonstances, de tenir personnellement responsable un administrateur d’une personne morale, tel un syndicat de copropriétaires. Le régime commun de responsabilité civile prévoit qu’une personne ayant commis une faute (qui a, de ce fait, causé un préjudice à autrui) sera tenue responsable de réparer les dommages subis. La responsabilité personnelle des administrateurs ne se limite pas aux cas d’un manquement au devoir de prudence et de diligence. Les actes de malversation, la mauvaise foi, l'abus de droit et la contravention à une règle d’ordre public sont d’autres facteurs qui peuvent mettre en cause la responsabilité personnelle de l’administrateur.
Responsabilité de l’administrateur envers le syndicat
L’administrateur assume envers le syndicat l'obligation d'agir dans l'intérêt de celui-ci. Il peut engager sa responsabilité s’il ne respecte pas ses devoirs (prudence, diligence, honnêteté et loyauté). Cela implique que l’administrateur doit prendre les mesures requises pour demeurer bien informé, l'aveuglement volontaire n'ayant pas sa place ici. Il peut également engager sa responsabilité s’il excède les limites de son mandat. Le bénéficiaire de cette responsabilité est le syndicat lui-même et non pas les copropriétaires.
À titre d’exemples, un administrateur pourrait être tenu responsable :
Responsabilité de l’administrateur envers un copropriétaire
En cas de négligence, d’abus de droit ou encore défaut d’agir, la responsabilité civile d’un administrateur pourrait être retenue pour le préjudice subi par un copropriétaire. Les cas les plus fréquents relèvent de la négligence de faire respecter la déclaration de copropriété. Par exemple : ne pas tenir compte des plaintes répétées de bruit soumises par un copropriétaire. Il pourrait en être ainsi à l’égard de l’installation non conforme (aux normes d'insonorisation prévues à la déclaration de copropriété) d’un revêtement de plancher dans une partie privative.
Un administrateur peut également engager sa responsabilité lorsqu’il abuse des pouvoirs et de l’autorité qui lui est conférée par la déclaration de copropriété. Par exemple, lorsqu’un copropriétaire est ignoré, exclu ou est porté au ridicule car il ne partage pas les opinions du conseil d’administration.
Responsabilité de l’administrateur envers un tiers
Il est possible qu’un administrateur manque à son devoir général de prudence et d’honnêteté, causant ainsi un dommage à un tiers, tel qu’un créancier du syndicat. Ainsi, si un administrateur fait de fausses représentations, falsifie des documents ou fait défaut de négocier de bonne foi, celui-ci pourrait être tenu responsable pour un tel manquement.
Responsabilité solidaire
Chacun des administrateurs qui commet une faute, ayant occasionné un même dommage, a une obligation solidaire, avec les autres administrateurs qui ont également commis une faute, envers la victime. S'il ne veut pas être tenu responsable d'une décision prise par le conseil d'administration, il doit alors s'en dissocier en consignant sa dissidence au procès-verbal ou ce qui en tient lieu (article 337 du Code civil du Québec). Par ailleurs, un administrateur absent d’une réunion du conseil est présumé ne pas avoir approuvé les décisions prises lors de cette réunion. Toutefois, le recours à la dissidence ne devrait être utilisé qu’à l’égard de questions ou de décisions importantes et en aucun cas comme une tactique de l’administrateur.
Mise en œuvre du régime de responsabilité
Pour engager la responsabilité civile d’un administrateur, il est nécessaire pour le syndicat, un copropriétaire ou un tiers de démontrer :
Si cette faute est liée à l’inexécution ou à la mauvaise exécution des obligations prévues dans la déclaration de copropriété, la responsabilité est dite contractuelle. Si elle n’est pas liée à la déclaration de copropriété ou à tout autre contrat, on dit que la responsabilité est extracontractuelle.
Assurance responsabilité civile
L’assurance responsabilité civile des administrateurs est devenue obligatoire le 15 avril 2021. De plus, ce produit d’assurance est imposé dans plusieurs déclarations de copropriété. Il couvre la responsabilité des membres du conseil d’administration. La déclaration de copropriété peut également préciser le montant de la couverture. Cette assurance a non seulement comme objet la protection des administrateurs, elle permet aussi au syndicat et aux copropriétaires d’être adéquatement couverts, advenant qu’un administrateur commette des fautes, des erreurs, des négligences ou des omissions dans l’exercice de ses fonctions.
BON À SAVOIR ! Le défaut des administrateurs que soit assuré adéquatement l’immeuble peut être considéré comme une violation à leur devoir d’agir avec prudence et diligence à l’égard du syndicat. Les assureurs ne couvrent généralement pas les administrateurs pour cette faute. En pareille situation, les administrateurs fautifs s’exposeraient à devoir indemniser, de leur propre poche, les copropriétaires et les tiers qui subiraient un préjudice.
À RETENIR: Un administrateur ne doit jamais perdre de vue l’intérêt de la collectivité des copropriétaires. Même si vous êtes administrateur bénévole, votre responsabilité civile pourrait être engagée, au même titre que si vous étiez rémunéré, bien que généralement, l’étendue des dommages et intérêts causés par un bénévole est évaluée moins rigoureusement par les tribunaux.
ATTENTION ! Dans une décision rendue en 2014, la Cour du Québec a retenu la responsabilité personnelle de trois administrateurs de syndicat. Bien que les enjeux financiers fussent modestes, cette affaire a démontré que les administrateurs qui refusent de soumettre une réclamation à l'assureur du syndicat, au détriment des copropriétaires, pourraient mettre en jeu leur propre responsabilité civile.
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