Les décisions prises par les administrateurs doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations du conseil d’administration, ainsi que celle du résultat de chacun des votes, afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que la réunion du conseil d’administration s’est déroulée dans les règles. À ce titre, il doit être le plus détaillé et plus clair possible, sans pour autant reprendre tout ce qui a été dit lors de la réunion.
Les appréciations personnelles ainsi que les citations ne doivent pas apparaitre dans le procès-verbal du conseil d’administration. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
Contenu
Le procès-verbal doit contenir les décisions qui ont un impact sur la vie économique et sociale de la copropriété, mais ne doit pas obligatoirement contenir les décisions relatives à la gestion quotidienne de la copropriété.
Forme
Rédigé au cours de la réunion, le contenu devrait contenir les indications et les éléments suivants:
Le secrétaire d’assemblée
La nomination d’un secrétaire est le prélude obligatoire aux délibérations. C’est en principe le règlement de l’immeuble qui précise la personne responsable de prendre en note les débats des réunions du conseil d’administration, de rédiger et de signer le procès-verbal.
Le mode de rédaction
Le procès-verbal doit être rédigé avec impartialité et précision, en suivant l’ordre chronologique du déroulement de la réunion. Il importe ainsi de transcrire intégralement le contenu de chaque résolution présentée, ainsi que les motifs qui supportent son adoption ou son rejet, et d'indiquer le résultat du vote. De plus, il est requis d'y faire mention des dissidences et des réserves exprimées par les administrateurs opposants sur la régularité des décisions. Bien que le procès-verbal doive refléter la réalité des débats, il n’est pas requis, ni même souhaitable, que l’ensemble des propos ayant été tenus pendant la réunion soit intégralement rapporté.
Signature du procès-verbal
Il incombe généralement au président et au secrétaire de signer les procès-verbaux. Ces signatures ont pour objet de confirmer que le contenu du procès-verbal reflète les délibérations et le résultat de chacune des décisions prises par le conseil d’administration.
Valeur probante
Le procès-verbal, en tant que preuve matérielle de l'existence du contenu de chaque résolution, confère une valeur probante aux décisions prises lors d'une réunion du conseil d'administration, pour autant qu'aucune contestation n'ait été entreprise dans les délais impartis. L'article 343 du Code civil du Québec prévoit que la personne responsable de la tenue des registres est habilitée à fournir des copies des documents qui s'y trouvent, y compris les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires. Les copies délivrées attestent de leur contenu et leur authenticité est présumée, sans qu'il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ou l'autorité de la personne qui les a émises. Il s'ensuit que l'approbation du procès-verbal par le conseil d'administration lors de la séance suivante est superflue, sauf pour confirmer ce qui a été valablement établi, à défaut de contestation.
Conservation
Une fois signé, il doit être déposé au registre de la copropriété, afin que les copropriétaires puissent y avoir accès. L’article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat a l’obligation de tenir à la disposition des copropriétaires une copie des procès-verbaux. Le conseil d'administration est le gardien des registres contenant les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. Il est ainsi tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. La déclaration de copropriété peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.
Transmission
L'article 1086.1, introduit au Code civil du Québec, en décembre 2019, par le Projet de loi 16 énonce que le conseil d’administration doit transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de toute décision prise au cours d’une réunion ou toute résolution écrite qu’il adopte, dans les 30 jours de la réunion ou de l’adoption de la résolution. Cet article doit être lu conjointement avec l'article 1086.2 du Code civil du Québec qui prévoit un recours judiciaire pour les copropriétaires en annulation ou en modification d'une décision du conseil d'administration.
Il faut retenir que cette nouvelle obligation se limite à la portion du procès-verbal qui comporte des décisions du conseil d'administration. Faute de quoi, le conseil d'administration risque de communiquer sans droit des informations confidentielles (par ex. des éléments d'échanges entre le syndicat et son avocat qui sont protégés par le secret professionnel) ou des renseignements personnels sur des copropriétaires ou des tiers (par ex. un locataire). Un tel scénario pourrait être préjudiciable aux copropriétaires ou à des tiers avec lesquels le syndicat rétroagit, ou encore envers lui-même.
BON À SAVOIR ! La loi n’impose aucune obligation quant à la signature du procès-verbal, mais de la pratique est née la tradition qu'il soit signé par la personne qui le rédige, ainsi que par le président du conseil d’administration, ou parfois même par tous les administrateurs présents.
À RETENIR: Le procès-verbal doit être rédigé en cours de réunion et idéalement signé à la toute fin ou quelque temps plus tard. Dès qu’il est signé et conservé dans les registres de la copropriété, ce procès-verbal fait foi, jusqu’à preuve du contraire, des délibérations de la réunion du conseil d’administration et des résultats de chacun des votes (articles 342-343 du Code civil du Québec).
ATTENTION ! Le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration est un document essentiel en copropriété. Il constitue la preuve matérielle de l'existence et du contenu de chaque résolution soumise à l'assemblée.
CONSULTEZ L'OUVRAGE: Administrateur de condo, Tout ce qu'il faut savoir
