Lorsque les membres du conseil d’administration (CA) se rencontrent à l’occasion d’une réunion, l’ordre du jour est essentiel, afin qu’ils puissent délibérer efficacement. Tous doivent prendre connaissance des questions et de la documentation pertinente qui y figurent. L’ordre du jour est généralement préparé par le président du CA et joint à l'avis de convocation. Il énumère l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations. Ce document doit être précis et sans équivoque pour que la réunion se déroule adéquatement.
Convocation
Le processus qui mène à la convocation d’une réunion du conseil d'administration doit être scrupuleusement observé. Il est nécessaire de respecter les conditions de forme et de délai prévus dans le règlement d'immeuble. Autrement les décisions prises pendant cette réunion pourraient être invalidées. Les réunions du conseil d'administration sont généralement convoquées par le président ou par le secrétaire du conseil d’administration ou, en cas d’impossibilité, par tout administrateur, au moyen d'un avis écrit mentionnant la date, l’heure et le lieu de la réunion. Un ordre du jour doit être joint à l’avis de convocation
Ordre du jour et son contenu
Bien qu’aucune formule officielle ne soit requise pour en rédiger le contenu, l'ordre du jour doit être suffisamment précis. Il faut y mentionner l’ensemble des questions et des points qui seront traités. Ce document ne devrait comporter que des sujets relevant de la compétence du CA. En principe, à l'exception des petites copropriétés, les points qui abordent la gestion courante de la copropriété n’ont pas à y apparaître. Cependant, certains points d’intérêt général ou d'information peuvent faire l’objet d’une présentation.
Préparation des projets de résolution
Afin d’éviter toute ambiguïté quant à la portée des questions soumises au vote des administrateurs, il est recommandé de joindre - à l’avis de convocation et à l’ordre du jour - le libellé des projets de résolutions qui feront l’objet d’un vote. Autrement dit, chacune des questions proposées nécessitent d’être assortie d’un descriptif détaillé, clair et précis, ainsi que des éléments d’information nécessaires à la prise d’une décision éclairée. Il faut se rappeler que pour tout ce qui touche aux sujets inscrits à l’ordre du jour, chacune des résolutions doit être votée séparément.
BON À SAVOIR ! L’ordre du jour se veut une liste structurée des sujets à traiter pendant une réunion du CA. Il est accompagné, le cas échéant, d’une copie des documents nécessaires à l’examen des questions inscrites.
À RETENIR: Le règlement de l’immeuble dicte les règles encadrant la tenue des réunions du CA. La responsabilité de préparer l'ordre du jour revient généralement au président du conseil d’administration, en collaboration avec le secrétaire d’assemblée.
ATTENTION ! En règle générale, un administrateur peut demander au président du CA d’inscrire une question complémentaire à l’ordre du jour. Il lui appartient d’en informer les autres administrateurs.
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