La plupart des administrateurs de copropriétés assument cette activité́ à titre gracieux, excluant de fait la perception d’une quelconque somme d’argent. Mais, contrairement aux idées reçues, ils peuvent être rémunérés. D’ordinaire, la rémunération accordée à un administrateur est surtout symbolique et ne s’apparente pas à une rétribution similaire à celle versée à un gestionnaire de copropriété. Les rétributions versées prennent diverses formes: salaire, honoraires et jetons de présence, pour ne nommer que ces exemples.
Ces compensations financières, qui font partie des dépenses imputables à l’administration de la copropriété, peuvent aussi inclure le remboursement de certaines dépenses engagées par un administrateur.
Déclaration de copropriété
Le règlement de l’immeuble contient les règles relatives à la rémunération des administrateurs, ainsi que les autres conditions relatives à leur charge. Quant à l’acte constitutif, il détermine qui, du conseil d’administration ou de l’assemblée des copropriétaires octroie une compensation financière aux administrateurs.
La déclaration de copropriété stipule généralement ce qui suit :
L’assemblée des copropriétaires a le pouvoir de décider si les administrateurs ou certains d’entre eux seront rémunérés;
La décision de rémunérer un administrateur se prend lors de l’assemblée annuelle des copropriétaires, au moment du renouvellement du mandat des administrateurs, ou lorsqu’ils sont remplacés par d’autres.
Cependant, l’acte constitutif pourrait validement prévoir que la rémunération soit décidée par le conseil d’administration. En pareille situation, un administrateur pourrait être appelé à voter sur sa propre rémunération. Bien que cette pratique soit discutable sur le plan éthique, elle n’est pas illégale pour autant : l’article 325 du Code civil du Québec la permet.
Indemnisation
La rémunération consiste à indemniser un administrateur pour le temps qu’il consacre à sa charge, laquelle consiste à siéger au conseil d’administration. Il est fréquent qu’il reçoive une somme symbolique appelée « jetons de présence ». Ces jetons visent à récompenser l’assiduité et l’engagement des membres du conseil d’administration.
En complément de sa rémunération, un administrateur peut se faire rembourser, sur présentation de pièces justificatives, les frais et les dépenses raisonnables encourus dans l’exercice de ses fonctions. Il en est ainsi pour certaines sommes qu’il doit avancer, par exemple pour couvrir ses frais de déplacement (kilométrage, essence et stationnement).
Gestion
Dans certaines copropriétés, les administrateurs ne distinguent pas toujours la gouvernance (prise des décisions) de la gestion (mise en application des décisions prises). Cette situation est fréquente en l’absence d’un gestionnaire de copropriété, qui assisterait normalement le conseil d’administration. En plus des responsabilités qui leur incombent, les administrateurs se trouvent, dès lors, à jouer le rôle du gestionnaire. Pour cette raison, rien n’interdit au syndicat de leur verser une rémunération pour gérer la copropriété, ou pour livrer des prestations particulières. Il peut notamment s’agir de la tenue des livres comptables et de la gestion du personnel. Toutefois, dans ce cas précis, un administrateur ne devrait pas participer aux délibérations du conseil d’administration, tout autant qu’au vote ayant pour objet de fixer sa propre rémunération comme gestionnaire.
Avantages et inconvénients
Rémunérer les administrateurs comporte les avantages suivants :
De plus, indemniser les administrateurs pour le temps assumé aux tâches habituellement dévolues à un gestionnaire est parfois essentiel. Il faut savoir que les petites copropriétés, comptant de 2 à 12 appartements, ont parfois du mal à trouver un gestionnaire à l’externe. Raison : la plupart des gestionnaires n'en sont pas friands, car ils n’y trouvent pas leur compte financièrement parlant.
Cela dit, les administrateurs qui assument des tâches normalement déléguées aux gestionnaires n’ont pas toujours toutes les compétences requises. Pour bien accomplir cette mission, ils doivent maîtriser des notions juridiques, techniques et comptables. S’ils n’ont pas les connaissances qui leur permettront d’assumer pleinement leurs fonctions, ces mêmes administrateurs seront appelés à requérir les services de professionnels (avocats, notaires, comptables, ingénieurs et architectes) et à se doter d’outils variés, par exemple du matériel informatique et des guides. Cela implique évidemment des coûts supplémentaires.
Fiscalité
Les salaires, les honoraires et les jetons de présence versés aux administrateurs représentent des revenus d’emploi. Par conséquent, le syndicat doit faire les retenues à la source adéquates, dont celles relatives au Régime des rentes du Québec (RRQ) et au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP). Cependant, il n'y a pas lieu de retenir de cotisations à l'assurance-emploi (AE) sur les jetons de présence versés à des membres d'un conseil d'administration. C'est en principe le statut d'emploi de l'administrateur qui déterminera si des cotisations à l'AE seront requises lorsqu'il y a un lien de travail entre l'administrateur et le syndicat de copropriétaires. Enfin, si la rémunération excède les exemptions personnelles de base, le syndicat devra également procéder à une retenue d’impôt sur les sommes versées. Toutefois, le remboursement des dépenses raisonnables faites par les administrateurs, moyennant la présentation de pièces justificatives, n’est pas imposable.
BON À SAVOIR ! Bien que la déclaration de copropriété puisse autoriser l‘assemblée des copropriétaires à adopter un règlement déterminant la rémunération des membres du conseil d’administration, ainsi que les autres conditions de leur charge, elle ne lui permet pas de déroger au principe d’ordre public établi par l’article 1064 du Code civil du Québec quant à la répartition entre les copropriétaires de la dépense qui en résulte. Cette dépense doit toujours être répartie en proportion de la valeur relative des fractions.
À RETENIR: Rémunérer les administrateurs est une reconnaissance de leur engagement au service de la collectivité. La rémunération d’un administrateur découle bien souvent d’importantes responsabilités, ou encore d’une intervention ponctuelle et assidue. À titre d’exemple, advenant la gestion d’un litige, l’administrateur joue bien souvent le rôle de cheville ouvrière. L’argent versé est à la charge de l'ensemble des copropriétaires et doit être pris en compte dans le budget prévisionnel de la copropriété.
ATTENTION ! Advenant une faute commise par un administrateur qui est non rémunéré, l’appréciation de la responsabilité civile est plus indulgente. Les tribunaux évaluent (parfois) moins rigoureusement l’étendue des dommages et intérêts causés par un administrateur bénévole. La gratuité n’est toutefois pas synonyme d’impunité.
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