L’article 339 du Code civil du Québec établit comme règle de base que le mandat d’un administrateur est d’un an. Le règlement de l’immeuble décrit habituellement l’ensemble des modalités propres à la fonction d’administrateur, dont la durée de son mandat. C’est ainsi qu’il peut être prévu que la durée soit plus d’une année (par exemple à deux ou trois ans). À l’expiration du terme prévu, le mandat se continue s’il n’est pas dénoncé. En conséquence, tant et aussi longtemps qu’aucun copropriétaire ne s’oppose aux actes des administrateurs, ceux-ci peuvent continuer d’exercer les pouvoirs qui leur ont été conférés. Un administrateur demeure en poste jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, qu’elle se tienne avant ou après le terme d’un an.
Il est administrateur lors de cette assemblée tant qu’il n’aura pas été remplacé par l’élection d’un nouvel administrateur afin d’éviter que le syndicat soit sans administrateur advenant que l’élection ne puisse se tenir à ce moment par suite d’un ajournement ou autre.
Modes de cessation des fonctions d'administrateur
Il existe divers modes de cessation des fonctions d’administrateur. Premièrement, le mandat de l'administrateur comporte une durée limitée, son non-renouvellement peut permettre de mettre fin à ses fonctions. Deuxièmement la cessation des fonctions peut intervenir en cours de mandat par démission, décès, disqualification (inhabilité) ou destitution par l'assemblée des copropriétaires.
Démission
Un administrateur n’a pas l’obligation de demeurer en fonction jusqu’au terme de son mandat. À tout moment, il peut renoncer à sa charge et y mettre fin de son propre chef de façon prématurée. La démission est effective dès sa signature, mais souvent seulement 30 jours plus tard, en vertu de la déclaration de copropriété. Pour ce faire, l'administrateur présente généralement sa démission (par écrit) au président du conseil d’administration. Cependant, cette décision doit être mûrement réfléchie. Elle ne peut être donné sans motif sérieux et à contretemps et nuire au bon fonctionnement de la copropriété: un départ précipité pourrait donner lieu à des dommages et intérêts. Un administrateur réfléchira donc à deux fois avant de démissionner sur un coup de tête. Et, le cas échéant, s’il veut marquer son désaccord avec le reste du conseil, plutôt que de démissionner, il pourra se désolidariser des décisions prises par celui-ci, comme l’y autorise l’article 337 du Code civil du Québec.
Les causes d’une démission peuvent être diverses, mais ce droit n’est généralement assorti d’aucune condition. Une acceptation préalable de la démission par le conseil d’administration n’est pas requise, sauf exception. Le démissionnaire doit toutefois s’assurer qu’une déclaration de mise à jour courante soit déposée promptement, afin que son nom n’apparaisse plus (en tant qu’administrateur) au Registraire des entreprises du Québec (REQ).
Décès
Les administrateurs sont les personnes physiques qui forment le conseil d’administration du syndicat de copropriétaires, dont ils sont les mandataires. Le mandat est un contrat « intuitu personae ». Ainsi donc, en cas de décès de l’administrateur, son mandat prend automatiquement fin. Le décès d'un administrateur entraîne l'obligation de produire une déclaration de mise à jour courante au Registraire des entreprises du Québec (REQ) dans les 30 jours suivant le décès, afin de mettre à jour les renseignements concernant la personne morale.
Inhabilité pour non-paiement des charges communes
L'article 1086 du Code civil du Québec prévoit de plus que le copropriétaire qui, depuis plus de trois mois, n’a pas acquitté sa quote-part des charges communes (frais de condo) est inhabile à être administrateur. Dès que cela survient, il devient inapte à siéger au conseil d'administration et à accomplir un acte juridique à ce titre (par ex. un acte de nature conservatoire). Toutefois, l’article 1086 C.c.Q. prévoit aussi que le copropriétaire, qui était inhabile à siéger, en raison de son défaut d’acquitter ses charges communes depuis plus de trois mois, et qui les acquitte subséquemment, « peut alors de nouveau être élu(e) administrateur ». Ainsi, s'il veut de nouveau siéger au conseil d'administration, il devra se faire élire de nouveau au conseil d’administration, lors d’une prochaine assemblée des copropriétaires.
Inhabilité pour perte de qualité
L’article 327 du Code civil du Québec stipule notamment que les majeurs en tutelle et les faillis sont inhabiles à exercer la fonction d’administrateur. Le fait de perdre les conditions d’éligibilité ou d’admissibilité entraîne la déchéance automatique de la personne physique comme administrateur du syndicat.
Destitution et interdiction à la fonction d'administrateur
En cours de mandat, tout administrateur peut être démis de ses fonctions par l’assemblée des copropriétaires, ou par celui qui l’a nommé, par exemple un promoteur qui destituerait son administrateur transitoire. Lorsque ce pouvoir relève de l’assemblée des copropriétaires, une destitution exige l’adoption d’une résolution. Un vote peut avoir lieu lors d’une assemblée extraordinaire, ou à l’occasion d’une assemblée annuelle, advenant que le mandat de l’administrateur ne soit pas encore échu au moment de la tenir.
De plus, le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, interdire l’exercice de la fonction d’administrateur d’un syndicat de copropriétaires à toute personne trouvée coupable d’un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté, dans une matière reliée aux personnes morales, ainsi qu’à toute personne qui, de façon répétée, enfreint les lois relatives aux personnes morales ou manque à ses obligations d’administrateur.
Remplacement d'un administrateur
Le règlement de l’immeuble prévoit les modalités de remplacement d’un administrateur, si son poste devient vacant. Mais advenant que la déclaration de copropriété soit muette sur cette question, l’article 340 du Code civil du Québec s’applique à titre supplétif : « Les administrateurs comblent les vacances au sein du conseil. Ces vacances ne les empêchent pas d’agir. Si leur nombre est inférieur au quorum, ceux qui restent peuvent valablement convoquer les membres ».
Remplacement du conseil d'administration
L'article 1086.4 du Code civil du Québec permet au tribunal de remplacer le conseil d’administration par un administrateur provisoire, si les circonstances le justifient, et de déterminer les conditions et modalités de son administration. L'article 1086.4 a été introduit au Code civil du Québec, en décembre 2019, par le projet de loi 16.
Administration saine et efficace : comment y parvenir?
Il n'est pas nécessaire que les mandats de tous les administrateurs élus aient la même durée. Afin d’assurer la stabilité du conseil d’administration et une continuité dans les actions prises par ses membres, il pourrait être bénéfique, pour un syndicat de copropriétaires, de prévoir dans le règlement de l’immeuble une clause de renouvellement partiel du conseil d’administration. Par exemple, un conseil d’administration comptant cinq membres se renouvellerait comme suit :
On s’assure ainsi que d’une année à l’autre, des administrateurs qui siégeaient lors du mandat précédent demeurent en poste. Cette formule est idéale pour assurer une certaine stabilité dans l’administration de la copropriété, et agit comme son aide-mémoire au fil du temps. Passer subitement d’un conseil d’administration à l’autre peut être brutal, car un syndicat se prive d’un savoir et d’un suivi qui seraient pourtant profitables.
BON À SAVOIR ! Bien qu’un administrateur de copropriété soit bien souvent copropriétaire, le fait qu’il vende sa fraction ne le disqualifie pas automatiquement comme membre du conseil d’administration. Toutefois, le règlement d’immeuble pourrait prévoir une disposition contraire, afin qu’un administrateur soit obligatoirement l’un des copropriétaires de l’immeuble. Si tel est le cas, cet administrateur deviendrait inhabile à siéger au conseil d’administration.
À RETENIR: L’obligation de loyauté d’un administrateur envers le syndicat est indéfectible. S’il veut se retirer du conseil d'administration, il devra le faire en respectant un délai de préavis raisonnable, afin que sa démission ne soit pas considérée comme fautive.
ATTENTION ! La démission d’un ou de plusieurs membres du conseil d’administration révèle, parfois, que la copropriété est en crise. En pareille situation, il est vraisemblable que rien ne va plus entre les administrateurs ou entre les copropriétaires et le conseil d’administration.
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