Les membres du conseil d’administration jouent un rôle clé dans la copropriété car ils doivent s’impliquer dans la vie de l’immeuble pour assurer la bonne gestion de la copropriété et le bien-être des copropriétaires. Habituellement nommé par l’assemblée des copropriétaires, l’administrateur est membre du conseil d'administration du syndicat. Ses tâches consistent à prendre des décisions sur les orientations et les priorités de la copropriété. Ces décisions ont notamment pour objet d’assurer la conservation de l'immeuble, ainsi que l'entretien et l'administration des parties communes.
Les personnes qui songent à devenir administrateur d’un syndicat de copropriétaires se posent ou devraient se poser certaines questions avant de soumettre leur candidature à cette charge. Ai-je les qualités et les compétences requises?
Conditions d’éligibilité
Les conditions pour être éligible à la charge d’administrateur se retrouvent au Code civil du Québec et dans la déclaration de copropriété (règlement d’immeuble). L’administrateur doit être une personne physique, une personne morale ne pouvant être membre du conseil d’administration d’une autre personne morale. De plus, l'exercice de cette fonction est exclu à un failli ou à une personne à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction. Il en est généralement de même pour les mineurs et les personnes majeures sous tutelle ou sous curatelle.
Bien que les administrateurs d’une copropriété soient bien souvent des copropriétaires, la loi n’empêche pas qu’un tiers (par ex. un locataire) puisse être nommé administrateur. Toutefois, le règlement de l’immeuble pourrait prévoir une disposition contraire, afin qu’un administrateur soit obligatoirement l’un des copropriétaires de l’immeuble.
Le règlement de l’immeuble peut prévoir d’autres restrictions, par exemple l’interdiction aux couples (époux ou conjoints de fait) de siéger sur un conseil d’administration en même temps. Certains syndicats de copropriétaires voudront par exemple imposer comme condition d’éligibilité l’absence de casier judiciaire pour éviter d’avoir à présenter une requête au tribunal en vertu de l’article 329 du Code civil du Québec. Ce type de recours a pour objet d’interdire l’exercice de la fonction d’administrateur d’une personne morale (par exemple : un syndicat de copropriétaires) à toute personne trouvée coupable d’un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté, dans une matière reliée aux personnes morales, ainsi qu’à toute personne qui, de façon répétée, enfreint les lois relatives aux personnes morales ou manque à ses obligations d’administrateur.
Par ailleurs, en aucun temps, l’assemblée des copropriétaires pourrait élire quelqu’un qui ne se serait pas porté candidat. Il est donc souhaitable que tout aspirant au poste d’administrateur soit présent le jour de l’assemblée, afin qu’il puisse donner son assentiment. S’il est absent, ce dernier peut confirmer cette intention, moyennant un écrit remis préalablement au président d’assemblée.
Qualités
Il n'est pas donné à tout le monde de siéger à un conseil d’administration. Cette charge nécessite d'excellentes qualités humaines et un sens de l’éthique irréprochable. Avant tout chose, un administrateur doit faire passer l’intérêt collectif des copropriétaires au-dessus des intérêts individuels. Être administrateur requiert, aussi, de pouvoir travailler en collégialité et avec courtoisie. Une capacité d’écoute et un respect des points de vue divergents sont de mise, tout autant que la recherche du consensus, encore que parfois, un administrateur doive voter contre les prises de position de ses collègues. Par ailleurs, il lui faut être attentif aux informations et aux avis disponibles, tout en se réservant le droit de tirer ses propres conclusions.
Aptitudes et compétences
Actuellement, la loi n’impose aucune aptitude, compétence ou autres conditions particulières pour exercer la fonction d’administrateur. En principe, toute personne peut soumette sa candidature lors de l’assemblée des copropriétaires. Pourtant, les administrateurs doivent prendre des décisions dans des domaines qui sont complexes et en constante évolution. Qui plus est, leur responsabilité se verra accrue si leur immeuble est vétuste. Cela obligera, outre des investissements financiers substantiels, la mise en place de chantiers majeurs pour procéder à des travaux de réparations ou de remplacement des parties communes. Pour cette raison, il est primordial qu’un administrateur maîtrise certaines connaissances en technique du bâtiment, en droit et en comptabilité.
Formation
Bien qu’il n'existe aucune formation officielle qui traite de la fonction d’administrateur, le Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ) en propose plusieurs. Quel que soit leur niveau d’expérience, les personnes intéressées peuvent s’en prévaloir. Pour ceux qui veulent aller plus loin, le RGCQ offre un programme de formation professionnelle en gestion de copropriété à l’ESG UQAM. Ce cours, qui comprend quatre modules de trente heures chacun, traite des composantes juridiques, techniques, financières et humaines de la copropriété.
Et pour répondre à des besoins plus spécifiques ou se mettre à jour, une trentaine d’autres activités de formation sont accessibles au Québec chaque année. Elles traitent de sujets variés. Sans l’ombre d’un doute, le développement des compétences dans l’administration d’une copropriété est essentiel à son bon fonctionnement. Cela aidera les administrateurs en place qui, bien souvent, n’ont aucune expérience dans ce domaine. Ils pourront ainsi remplir leurs obligations légales, sans pour autant craindre d’engager leur responsabilité personnelle.
BON À SAVOIR ! La déclaration de copropriété peut comporter une disposition qui prévoit que tout candidat à la charge d’administrateur doit avoir certaines qualifications, comme une formation appropriée ou une expérience pertinente.
À RETENIR: La fonction d’administrateur de copropriété exige une grande disponibilité, une capacité d’écoute supérieure à la moyenne et de grandes aptitudes en communication.
ATTENTION ! Le choix des administrateurs est déterminant pour le bon fonctionnement d’un syndicat. Il faut se rappeler que les administrateurs inaptes et malhonnêtes représentent la plus grande menace pour un syndicat de copropriétaires.
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