Les copropriétaires doivent être convoqués au moins une fois par année à une assemblée de copropriétaires que l'on qualifie d'assemblée annuelle. Cette assemblée, comme tous les autres types d'assemblée, doit réunir l'ensemble des copropriétaires. Avec l’avis de convocation à l'assemblée, le conseil d’administration notifie à chacun des copropriétaires un ordre du jour. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des points à étudier et des décisions à voter lors de l'assemblée. La convocation doit respecter un cadre procédural, faute de quoi l'assemblée des copropriétaires pourrait être irrégulière. C'est pourquoi il appartient à celui qui prend l'initiative de la convoquer d'en respecter les règles.
Initiative de la convocation
L'assemblée des copropriétaires est convoqué par le conseil d’administration (CA) ou suivant ses directives aussi souvent qu'il le juge utile. Mais dans certaines circonstances, un ou plusieurs copropriétaires peuvent prendre cette initiative :
Lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires (qui représentent au moins 10 % des voix de tous les copropriétaires) réclament la tenue d’une assemblée, demande à laquelle le CA ne donne pas suite dans un délai de 21 jours suivant sa réception. Précisons que cette demande devra être suffisamment précise pour permettre la rédaction d’un avis de convocation et d’un ordre du jour en bonne et due forme. De plus, l'exercice de ce droit doit être fait de bonne foi, car en cas d'abus l'assemblée pourrait être annulée. Et à moins que l’assemblée n’en décide autrement, le copropriétaire qui a convoqué cette assemblée est en droit d’exiger les frais afférents qu’il a engagés à cette fin (article 352 du Code civil du Québec).
Destinataire de l'avis de convocation
L’avis de convocation doit être communiqué aux personnes inscrites dans le registre du syndicat à savoir:
Par ailleurs, en cas de décès d’un copropriétaire, l'avis de convocation doit être transmis par le conseil d'administration à l'adresse postale et à l'attention du défunt tant que le syndicat n'a pas été notifié d'un transfert de propriété. Après cette notification, l'avis de convocation doit être transmis, selon le cas, aux personnes suivantes :
Mode de convocation
Normalement, la déclaration de copropriété prévoit la façon d’envoyer les avis de convocation. Advenant que rien ne soit précisé sur cette question, la loi n’impose aucune exigence particulière. Toutefois, pour que la tenue d’une assemblée soit conforme aux règles, les administrateurs de la copropriété doivent être certains d’avoir convoqué tous les copropriétaires. C'est pourquoi il convient d’opter pour le moyen de transmission permettant de faire la preuve de la réception, à savoir :
À cet égard, il est généralement prévu dans la déclaration de copropriété que lorsque l’avis de convocation est transmis par courrier recommandé, il est valablement transmis même si son destinataire refuse ou néglige d’en prendre livraison.
Délai de convocation
Le règlement d’immeuble précise généralement les délais de convocation des assemblées des copropriétaires. On retrouve souvent dans les déclarations de copropriété récente les mêmes délais de convocation que ceux prévus par la loi, et ce sans faire de distinction entre les assemblées annuelles et les assemblées extraordinaires. À cet égard, l’article 346 du Code civil du Québec énonce que l’avis de convocation de l'assemblée annuelle doit être communiqué, à chaque copropriétaire, au moins 10 jours avant la tenue de l’assemblée annuelle, mais pas plus de 45 jours avant . En revanche, rien n’interdit au règlement d’immeuble de prévoir un délai minimum plus long, 15 jours par exemple.
Ce délai peut néanmoins être raccourci par le CA en cas d’extrême urgence, par exemple si un sinistre majeur survient dans l’immeuble. Les déclarations de copropriété prévoient habituellement qu'en cas d'urgence un délai de 3 jours est suffisant. En pareille circonstance, le CA devra justifier le caractère d'urgence de la tenue de l'assemblée.
Date, heure et lieu
L'assemblée des copropriétaires doit avoir lieu à la date, à l'heure et à l'endroit déterminés dans l’avis de convocation transmis aux copropriétaires. Elle se tient habituellement dans la ville où est située la copropriété, à moins que le règlement de l’immeuble ait prévu un autre endroit.
La date et l'heure de l'assemblée doivent être déterminées avec soin, afin d'optimiser le taux de participation des copropriétaires. Quant à la salle choisie, il faudra qu'elle soit assez spacieuse pour accueillir tous les participants. Idéalement, ces derniers devraient accéder à cette salle dans l'immeuble, ou dans un autre endroit qui se trouve à proximité, ce qui pourrait encourager un plus grand nombre de personnes à s'y présenter.
Mode de transmission
Quant au mode de transmission de l’avis de convocation, rien de spécifique n’est prévu dans la loi. C’est plutôt la déclaration de copropriété qui pose certaines exigences, par exemple, pour les plus anciennes, la poste recommandée, la remise de main à main, etc. Si la déclaration de copropriété ne l'interdit pas, ce qui est plutôt rare, la transmission de l’avis de convocation peut se faire par tout moyen technologique, par exemple le courrier électronique (courriel). Toutefois, le moyen technologique choisi devra répondre aux dispositions de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
BON À SAVOIR ! S'ils sont tous présents ou représentés lors d’une assemblée des copropriétaires, les copropriétaires peuvent renoncer à l'avis de convocation. En fait, ne pas contester la conformité d’une convocation équivaut à y renoncer. Cet allègement juridique est très utile dans les petites copropriétés, au sein desquelles bien souvent, les copropriétaires communiquent directement entre eux et se réunissent sur-le-champ. Par contre, cette approche pourrait s’avérer inefficace dans un grand ensemble détenu en copropriété, raison pour laquelle y transmettre un avis de convocation serait beaucoup plus prudent.
À RETENIR: Tous les copropriétaires (sans exception) doivent être convoqués à l’assemblée, même ceux qui sont privés de leur droit de vote. À défaut de convoquer toutes les personnes intéressées, les décisions prises pendant cette assemblée pourraient être contestées par tout copropriétaire, qui pourrait invoquer que le processus de convocation à l’assemblée n’a pas respecté l’ensemble des règles établies.
ATTENTION ! Le vote par correspondance n’est pas permis en copropriété. Il ne peut donc remplacer la tenue d’une assemblée, voire la signature d’une résolution écrite par tous les copropriétaires.
CONSULTEZ UN MODÈLE D’Avis de convocation
CONSULTEZ L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires.
