La première étape de la préparation d'une assemblée des copropriétaires consiste à établir un ordre du jour complet. Ce document récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée. Il liste ainsi les résolutions qui seront débattues et votées. Bien qu'il n'existe pas de formalisme entourant sa fine rédaction, l'ordre du jour doit être suffisamment précis. Il doit ainsi faire mention de toutes les questions et points qui seront soumis lors de l'assemblée. Envoyé à l’ensemble des copropriétaires, ce programme permet d’organiser le déroulé de la séance.
Joint à l'avis de convocation, l’ordre du jour est accompagné des documents nécessaires à la réflexion des votants.
Contenu de l'ordre du jour
L'ordre du jour d'une assemblée annuelle commence habituellement par les éléments de contenu suivants :
Un ordre du jour cristallisé
Une fois que la version finale de l’ordre du jour a été transmise aux copropriétaires, on ne peut plus modifier son contenu. Il serait donc interdit, en principe, d’y ajouter d’autres questions, une fois que le délai accordé aux copropriétaires pour le faire est expiré. Toute nouvelle question proposée à la dernière minute est irrecevable, que ce soit avant ou pendant l’assemblée. Et rappelez-vous que les questions qui ne figurent pas à l’ordre du jour ne peuvent être soumises au vote, à moins que tous les copropriétaires du syndicat ne soient présents à l’assemblée et y consentent (article 348 du Code civil du Québec).
Préparation des projets de résolution
Afin d’éviter toute ambiguïté sur la portée des questions soumises au vote des copropriétaires, il est recommandé de joindre, à l’avis de convocation et à l’ordre du jour, le libellé des projets de résolutions qui seront soumis au vote. Autrement dit, chacune des questions proposées devrait être assortie d’un descriptif détaillé, clair et précis, ainsi que des éléments d’information nécessaires à la prise d’une décision éclairée. Par ailleurs, en ce qui a trait à l’ensemble des questions inscrites à l’ordre du jour, le vote doit se faire une résolution à la fois. Respecter cette procédure limite les risques de contestations judiciaires.
BON À SAVOIR ! La plupart du temps, l'ordre du jour d'une assemblée de copropriétaires comporte une rubrique nommée «affaires diverses» ou «varia». Cette rubrique ne peut être soumise à quelque vote que ce soit. Elle permet la discussion de sujets variés concernant la copropriété, mais qui ne requièrent pas qu’une décision soit prise par l’assemblée.
À RETENIR : L'assemblée des copropriétaires ne prend des décisions que sur les questions légalement inscrites à l'ordre du jour. Ces questions doivent être claires et sans équivoque.
ATTENTION ! Sachez qu’il ne faut pas confondre les « points à l'ordre du jour, qui ne nécessitent pas un vote», des « questions» qui, elles, requièrent un vote afin qu'une décision soit prise.
