Les copropriétaires doivent prendre des décisions essentielles pour la vie de leur copropriété, qui ne peuvent être adoptées par le conseil d’administration sans leur assentiment. A cette fin, l'assemblée des copropriétaires réunit les copropriétaires ou leurs mandataires, au moins une fois par an. Dans ce cadre, la prise de ces décisions fait l'objet d'un encadrement strict. L’assemblée de copropriétaires prend ses décisions au moyen d’un vote. Toute proposition soumise pour adoption doit être votée pour devenir une résolution. Sans que cette énumération ne soit limitative, deux modes de scrutin sont énoncés à l’article 351 du Code civil du Québec, soit : le vote à main levée ou, sur demande, le scrutin secret. Le choix de retenir un de ces deux types de vote est influencé par l’objectif de simplicité ou de confidentialité entourant les prises de décision. Focus sur les différentes modalités de vote en Assemblée de copropriétaires.
VOTE À MAIN LEVÉE
En raison de sa rapidité d’exécution, le vote à main levée est une méthode largement utilisée. De par sa nature, il s’agit d’une modalité de vote non-confidentiel, puisque chaque copropriétaire connaît ainsi le vote de chacun.
Lors d’un tel exercice, le président d’assemblée s’en remettra essentiellement aux mains levées pour décider si le projet de résolution soumis au vote a été adopté ou pas. Cette façon de faire comporte des limites pratiques et juridiques. En effet la comptabilisation précise des voix peut parfois s’avérer difficile, voire impossible, en raison :
Cette méthode ne devrait être retenue que lors d’un vote unanime des copropriétaires présents ou représentés ou lorsque le président d’assemblée est en mesure d’identifier, sans équivoque, les copropriétaires détenant à eux seuls un nombre suffisant de voix pour faire adopter ou rejeter un projet de résolution.
VOTE PAR APPEL DE FRACTION
Cette méthode consiste à procéder au décompte des voix par l’appel de chacune des fractions composant la copropriété. Chacun des copropriétaires est ainsi appelé, à tour de rôle, à faire part de sa décision. Malgré que ce procédé soit plus long, il présente différents avantages par rapport au vote à main levée. Tout d'abord, il permet de distinguer clairement la décision de chaque copropriétaire, c’est-à-dire de bien identifier qui a voté quoi. Elle limite aussi les risques d’erreur dans le calcul des voix et par le fait même les contestations judiciaires relativement aux décisions prises lors de l’assemblée générale.
VOTE AU SCRUTIN SECRET
Afin d’assurer la discrétion du choix du votant, tant au moment du vote qu'après celui-ci, le scrutin secret pourrait être sollicité par le président d’assemblée ou par tout copropriétaire présent ou représenté. À la différence du vote à main levée et du vote par appel de fraction, le scrutin secret est effectué, pour chaque proposition soumise au vote, à l'aide d'un bulletin de vote. Celui-ci permet d'identifier distinctement la position de chaque copropriétaire entre l'approbation, l'opposition et l’abstention.
Par ailleurs, le processus de décision en copropriété ne permet pas d’avoir un vote secret, au sens absolu du terme, car l’article 1090 du Code civil du Québec stipule ce qui suit : « Chaque copropriétaire dispose à l’assemblée d’un nombre de voix proportionnel à la valeur relative de sa fraction ». Ainsi, le bulletin de vote doit forcément indiquer le nombre de voix attaché à la fraction du copropriétaire.
Il appartient au président de l’assemblée d’assurer la confidentialité des scrutateurs. Par ailleurs, les bulletins de vote devraient être conservés en lieu sûr et mis sous scellés, et ce pour une période de plus de 90 jours suivant l'assemblée. Rappelons que l’article 1103 du Code civil du Québec prévoit que tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler ou, exceptionnellement, de modifier une décision de l’assemblée des copropriétaires si elle est partiale, si elle a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, ou encore si une erreur s’est produite dans le calcul des voix. La demande en nullité d’une décision d’assemblée doit, sous peine de déchéance, être intentée dans les 90 jours de la date de l’assemblée.
FAÇON DE DISPOSER D'UNE PROPROSITION
Une assemblée ne peut délibérer que si elle est saisie d'une proposition. Elle devient alors une question à l'étude. En principe, l’assemblée des copropriétaires ne peut voter que les questions validement inscrites à l'ordre du jour. Cette proposition est ensuite généralement appuyée par un autre copropriétaire ou mandataire (appelé second proposeur) afin qu’il soit possible d’en discuter ou de passer directement au vote sur la proposition. Toutefois, la nécessité qu’elle soit appuyée n'est pas obligatoire, à moins d'une mention énoncée dans la déclaration de copropriété.
Sous certaines conditions, un projet de résolution peut être amendé ou précisé au cours des débats (la discussion étant l’objet même de l’assemblée). Ces amendements ou précisions ne doivent pas dénaturer le sens du projet soumis au vote. À la suite des délibérations, chaque copropriétaire peut voter en faveur d'une proposition ou contre son adoption, ou encore s'abstenir. Advenant que cette proposition soit adoptée, celle-ci devient alors une résolution. Enfin, comme le précise les auteurs émérites Christine Gagnon et Yves Papineau: Il n'est pas de bonne pratique de ne pas tenir le vote en présumant l'unanimité ou la majorité. Cela pourrait invalider la décision. On doit absolument éviter de demander à l'assemblée est-ce que quelqu'un demande le vote? On peut remplacer cette question par: est-ce que quelqu'un vote contre ou s'abstient de voter sur cette proposition?
BON À SAVOIR ! Le vote à main levée convient mieux pour les petites copropriétés d'une dizaine de parties privatives, tandis que pour les plus grosses il vaut mieux privilégier le vote par appel de fraction ou au scrutin secret afin d’éviter une erreur dans le calcul des voix .
À RETENIR: En principe, lors de l'assemblée, le vote des copropriétaires se fait à main levée. Toutefois, le président d’assemblée ou les copropriétaires pourraient préférer qu’il soit pris au moyen de bulletins de vote. Ce mode de scrutin peut également être exigé après le vote à main levée, advenant que celui-ci ne soit pas concluant. Toutefois, il faudra adresser cette demande immédiatement, c’est-à-dire avant de passer au point suivant prévu à l’ordre du jour.
ATTENTION ! Malgré son caractère expéditif, le vote à main levée comporte ses inconvénients en termes d’exercice démocratique. Les copropriétaires indécis ou encore qui ne souhaitent pas faire connaitre officiellement leur dissidence auront tendance à imiter le choix de certains copropriétaires, pour ne pas être mal vus.
CONSULTEZ L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires
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