Il doit être tenu pour chaque assemblée de copropriétaire, une feuille de présence. Toutefois, le Code civil du Québec ne précise aucune règle spécifique, tel que la personne chargée de son établissement, ni le moment où cette formalité doit être accomplie. La déclaration de copropriété prévoit généralement qu'elle doit être préparée par les administrateurs ou le secrétaire du syndicat avant la tenue de l'assemblée. Cette feuille de présence constitue la preuve matérielle de la présence des copropriétaires ou de leurs mandataires (procuration). Elle permet ainsi le calcul du quorum et le contrôle de la régularité des votes.
Élaboration
La feuille de présence est préparée à partir de la liste officielle des copropriétaires contenue au registre de la copropriété. Elle doit être à jour à la date de l’assemblée.
Contenu
La feuille de présence se présente généralement sous forme de tableau. Elle doit indiquer:
Forme
La feuille de présence peut comporter plusieurs feuillets et être tenue sur support écrit ou sous forme électronique. Dans ce dernier cas, le syndicat devra utiliser un procédé d'identification garantissant le lien entre la signature de l'intéressé ( copropriétaire ou le mandataire) et la feuille de présence.
Émargement de la feuille de présence
Dès leur arrivée, les copropriétaires doivent apposer leur signature en marge de la feuille de présence (émargement de la feuille de présence). Ceux qui ont des procurations pour représenter un ou plusieurs copropriétaires doivent les présenter avant de signer la feuille. Ces procurations y seront jointes.
L’émargement de la feuille de présence par un copropriétaire ou son mandataire confirme sa présence (à moins d'avis contraire) jusqu’à la toute fin de l’assemblée. Néanmoins, il est recommandé d'y prévoir une case permettant d’inscrire l’heure tardive ou le départ anticipé d'un copropriétaire ou de son mandataire.
Du début à la fin de l'assemblée, il faut s’assurer que tous les copropriétaires (ou leurs mandataires) présents ont émargé la feuille de présence. On évite ainsi une potentielle incohérence dans le calcul des votes, à plus forte raison lorsque des copropriétaires sont considérés comme absents sur la feuille de présence.
Certification
Le président de l’assemblée est tenu de certifier la feuille de présence. Un espace libre à la dernière page du document lui permettra de la signer, et ce, à la toute fin de l’assemblée. Ce document sera ensuite annexé au procès-verbal d'assemblée.
Conservation et accès
Une fois signée par le président d'assemblée, la feuille de présence doit être déposée au registre de la copropriété, afin que les copropriétaires puissent y avoir accès. L’article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat a l’obligation de tenir à la disposition des copropriétaires une copie des procès-verbaux et tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. Le conseil d'administration est le gardien des registres contenant les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et de leurs annexes. Il est ainsi tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. La déclaration de copropriété peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.
BON À SAVOIR ! Lorsqu'une assemblée est tenue en tout ou en partie de manière virtuelle, le secrétaire peut attester des présences qu'il vérifie au début de l'assemblée. Certaines assemblées sont tenues avec un support informatique qui permet que la feuille de présence soit générée automatiquement.
À RETENIR: L’émargement de la feuille de présence permet au président d’assemblée de procéder au décompte du nombre de voix des copropriétaires présents et représentés, et de calculer le quorum. Il peut ainsi vérifier la légalité des votes et des décisions prises.
ATTENTION ! La feuille de présence peut être dématérialisée, auquel cas la personne qui en a la charge doit être dûment identifiée. Ce document doit par ailleurs être conservé de telle sorte que son intégrité ne puisse être compromise. Il faudra aussi garantir la fiabilité du processus menant à la prise des présences.
CONSULTEZ L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires
