Les dépenses liées à l’entretien et à l’administration des parties communes d’une copropriété commencent dès sa naissance. Il est par conséquent nécessaire que chaque copropriété soit dotée, dès la publication de la déclaration de copropriété, d'un conseil d'administration pour l'administrer. Ce conseil d'administration constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Afin d'assurer le démarrage du syndicat, le promoteur désigne généralement, dans la déclaration de copropriété (règlement de l’immeuble), l’un de ses représentants pour agir comme administrateur transitoire du syndicat. Son rôle est d’accompagner les copropriétaires, de gérer la copropriété et de voir à l’organisation de l'assemblée extraordinaire de transition pour élire les nouveaux administrateurs devant constituer le conseil d’administration.
Perte de contrôle
Mais lorsqu’un promoteur ne détient plus la majorité des voix à l’assemblée des copropriétaires, l’administration transitoire doit prendre fin. Il s'agit du moment où les ventes d'appartement font en sorte qu'il détient moins de 50 % des voix. Cette étape est extrêmement importante pour la copropriété, car il s’ensuivra un transfert du pouvoir décisionnel vers les copropriétaires.
Le transfert de l’administration marque un point de rupture, en ce sens qu’il met fin au contrôle du promoteur sur la destinée de la copropriété, pour faire place à une gestion visant la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété. Cette prise du pouvoir absolu devient officielle par l'élection d'un nouveau conseil d’administration.
Assemblée Extraordinaire de Transition
Suite à la perte de contrôle du promoteur, l'administrateur transitoire doit convoquer, dans les 90 jours, une assemblée extraordinaire des copropriétaires visant la nomination d’un nouveau conseil d’administration. Si l’assemblée n’est pas convoquée dans ce délai, tout copropriétaire peut le faire.
Lors cette première assemblée, il doit présenter une reddition de comptes aux copropriétaires sur son administration. À cet égard, il doit produire des états financiers, lesquels doivent être accompagnés de commentaires d'un comptable sur la situation financière du syndicat. Le comptable doit, dans son rapport, indiquer aux copropriétaires toute irrégularité constatée.
Par ailleurs, il faut savoir qu'aux termes de l’article 1105 du Code civil du Québec, « Les états financiers doivent être vérifiés sur demande des copropriétaires représentant 40 % des voix de tous les copropriétaires. Cette demande peut être faite en tout temps, même avant l’assemblée ».
Ratification des règlements de gestion adoptés par l’administrateur transitoire
Tous les règlements de gestion adoptés par l’administrateur transitoire doivent être ratifiés par les copropriétaires, et ce, lors de la première assemblée des copropriétaires. À défaut de le faire, ils deviendront caducs.
Transfert du registre de la copropriété au nouveau conseil d’administration
Le registre de la copropriété comprend plusieurs documents. Tous doivent être conservés par l’administrateur transitoire, car le moment venu, il les remettra au nouveau conseil d’administration. Il peut notamment s’agir du registre des copropriétaires, des règlements adoptés dans la copropriété, d’une copie du plan cadastral ou de la déclaration d’immatriculation du syndicat.
Par ailleurs, l'article 1106.1 a été introduit au Code civil du Québec par les projets de loi 141 et 16, afin d'obliger le promoteur à remettre au nouveau conseil d'administration, dans les 30 jours de l'assemblée extraordinaire de transition, notamment les documents suivants :
Le promoteur devra également, dans le même délai, remettre le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance lorsqu’ils deviendront obligatoires. Il est à noter que ce dernier est responsable du préjudice résultant de son défaut de fournir ces documents et ces renseignements.
Révision des contrats auxquels le syndicat est partie
Moyennant certaines conditions, le nouveau conseil d’administration peut mettre fin — sans avoir à payer quelque pénalité que ce soit — à tout contrat ou entente signés entre des tiers et l’administrateur transitoire. À cet égard, l’article 1107 du Code civil du Québec stipule que « Le nouveau conseil d’administration peut, dans les 60 jours de l’élection, mettre fin sans pénalité au contrat conclu par le syndicat pour l’entretien de l’immeuble ou pour d’autres services, antérieurement à cette élection, lorsque la durée du contrat excède un an ».
Cet article permet l’annulation de contrats conclus pour des périodes jugées trop longues et à des prix exorbitants, ou avec des personnes trop étroitement liées au promoteur.
BON À SAVOIR ! À la suite du transfert de l’administration, les administrateurs doivent vérifier si le budget de l’année courante (ou « budget prévisionnel ») mis en place par le promoteur est réaliste. Un ajustement sera sans doute nécessaire, car bien souvent, les montants du budget annoncés par un promoteur sont inférieurs à ce qu’ils devraient être pour faire face aux dépenses réelles.
À RETENIR : Lorsqu’un promoteur ne détient plus la majorité des voix à l’assemblée des copropriétaires, le nouveau conseil d’administration élu par le syndicat peut mettre fin à certains contrats conclus par le promoteur. Cela dit, une telle initiative devrait faire l’objet d’une analyse sérieuse et objective, et n’être enclenchée que si elle s’avérait nécessaire.
ATTENTION ! Pour mousser les ventes de leurs unités, certains promoteurs offrent des congés de frais de condos aux acheteurs. Ces congés peuvent s’échelonner sur une période variant entre un et six mois, voire plus. Or, en agissant ainsi, ils pourraient engager leur responsabilité civile, advenant que ces exemptions financières privent un syndicat d’argent qu’il aurait dû percevoir pour assurer la saine gestion de l’immeuble.
