Au cours d’une assemblée des copropriétaires sont prises des décisions importantes pour chaque membre de la copropriété. Que ce soit pour des travaux de transformation ou d'amélioration des parties communes, l’élection des membres du conseil d'administration, c’est aux copropriétaires d’en décider. Or, si un copropriétaire est absent et n'a pas pris le soin de se faire représenter à l'assemblée, son vote risque de cruellement faire défaut. Cela peut également empêcher l’obtention du quorum et par conséquent la tenue de l’assemblée des copropriétaires.
Un droit de représentation
Lorsqu’un copropriétaire ne peut pas s'y rendre, il peut demander à la personne de son choix de le représenter. Le mandataire, c’est-à-dire celui qui reçoit la procuration, n’est pas forcément un autre copropriétaire. Il peut s’agir d’une personne étrangère à la copropriété. Ce dernier pourra ainsi le représenter à cette assemblée et voter à sa place pour toutes les questions inscrites à l’ordre du jour.
Un écrit s’impose
Le mandat tacite étant exclu, vous devrez remettre un écrit à un mandataire de votre choix, si vous souhaitez être représenté à l’assemblée. Celui-ci, qui vous représentera et votera à votre place pendant l’assemblée, peut être l’un des administrateurs de la copropriété (en sa qualité personnelle), un autre copropriétaire, voire un ami ou une personne totalement étrangère à la copropriété.
Cette procuration devrait être présentée, en principe, avant le début de la séance, soit au moment de la signature de la feuille des présences. Les procurations seront annexées à ce document de manière à rendre possible une vérification ultérieure.
Par ailleurs, il appartient au président d’assemblée de s’assurer que les procurations sont régulièrement établies. Pour ce faire, il devra avoir accès à un registre actualisé des copropriétaires afin de vérifier que celui qui accorde une procuration a bien le statut de copropriétaire.
Objet et contenu de la procuration
Un formulaire de procuration est habituellement joint à l’avis de convocation, encore que cela ne soit pas obligatoire.
Aucun formalisme n’est imposé : il suffit au copropriétaire d’exprimer par écrit en des termes assez larges son intention de se faire représenter à l’assemblée générale. Cet écrit devrait comporter minimalement les informations suivantes :
Par ailleurs, il n’est pas nécessaire que la procuration indique pour qui ou pour quoi le mandataire doit voter, bien qu’il soit possible de le préciser. C'est pourquoi, il est utile pour une meilleure représentation en assemblée, d’indiquer le vote souhaité par résolution. Précisons que les pouvoirs du mandataire ne s'étendent pas seulement à ce qui est exprimé dans la procuration, ils couvrent aussi ce qui peut s'en déduire.
Modèle de procuration
Il existe divers modèles de procuration pour être représenté à une assemblée de copropriétaires. Vous trouverez, en cliquant sur cet hyperlien, un modèle de procuration que nous vous suggérons et que vous pourriez adapter à votre situation.
Mise en œuvre de la procuration
Il n’est pas obligatoire que le mandataire contresigne la procuration, l’émargement (la signature) de la feuille de présence ou sa présence à l’assemblée valant acceptation de ce mandat. Sauf indication contraire, la procuration ne sera plus valide s’il y ajournement, pour une Assemblée de Rattrapage, même si l’ordre du jour est inchangé. C’est pourquoi, il est important que son libellé mentionne le maintien de sa validité pour une éventuelle assemblée ultérieure, au cas où la première n’aurait pas réuni le quorum requis.
Dénonciation et délai
Certaines déclarations de copropriété comportent des clauses relatives à la représentation. Elles obligent parfois les copropriétaires à remettre leur procuration aux administrateurs 48 heures avant la tenue de l’assemblée de copropriétaires. Sachez toutefois que la légalité d’une telle disposition est à la fois délicate et discutable, car la déclaration de copropriété ne peut en principe restreindre les droits des copropriétaires.
On peut se demander, et avec raison, si tel ou tel échéancier est raisonnable ou non. Comme la réponse n’est pas toujours claire, les copropriétaires ont intérêt à respecter le délai imposé. De leur côté, les administrateurs devraient rappeler ce délai dans l’avis de convocation. Il leur suffit d’instaurer un mécanisme de contrôle efficace pour y parvenir, faute de quoi cela pourrait faire la différence devant le tribunal, advenant qu’un copropriétaire conteste la validité d’une assemblée de copropriétaires.
Durée de vie d’une procuration
Sauf si des dispositions particulières lui confèrent une durée de vie plus longue, ses effets s’éteignent au moment de la clôture de l’assemblée Cependant, elle pourrait être permanente si la procuration mentionne que le mandataire a le pouvoir de représenter le copropriétaire à toutes les assemblées du syndicat concerné. Peu importe ses particularités, une procuration peut être révoquée en tout temps par le copropriétaire qui la signée. De plus, en cas de décès d’un copropriétaire, la procuration qu'il aurait confiée expire automatiquement. L’article 2175 du Code civil du Québec énonce ce qui suit : Outre les causes d’extinction communes aux obligations, le mandat prend fin par la révocation qu’en fait le mandant, par la renonciation du mandataire ou par l’extinction du pouvoir qui lui a été donné, ou encore par le décès de l’une ou l’autre des parties.
Étendu des procurations
Un copropriétaire qui détient dans une copropriété divise plusieurs fractions est en droit de désigner autant de mandataires que le nombre de fractions dont il est propriétaire, puisqu'il est considérée comme étant un propriétaire distinct par rapport à chacune de ses fractions. À l'inverse, une même personne peut représenter plusieurs copropriétaires, puisque la loi n'impose aucune limite quant au nombre de procurations que peut détenir une personne.
Qu’en est-il des indivisaires?
Le copropriétaire indivisaire absent d’une assemblée est présumé avoir donné le mandat de le représenter aux autres indivisaires, à moins qu’il n’ait, par écrit, mandaté un tiers à cette fin ou indiqué son refus d’être représenté. Son droit de vote est alors partagé proportionnellement aux droits des autres indivisaires dans l’indivision.
Convocation à l’assemblée des copropriétaires
Il n’est pas nécessaire d’envoyer l’avis de convocation au mandataire d’un copropriétaire, à moins que le mandataire ait été désigné en raison de l’inaptitude du mandant, dont l’homologation a été dénoncée au syndicat. Par ailleurs, si un copropriétaire en fait la demande expresse et écrite aux administrateurs, ces derniers doivent valablement transmettre l’avis de convocation de l’assemblée à son mandataire.
BON À SAVOIR ! Lors d’une assemblée de copropriétaires, un mandataire ne peut voter que sur une question figurant à l’ordre du jour. Selon l’article 348 du Code civil du Québec, l’assemblée ne peut délibérer sur d’autres questions que celles figurant à l’ordre du jour à moins que tous les membres qui devaient être convoqués (i.e. les copropriétaires, et non leurs mandataires) ne soient présents et n’y consentent. Le copropriétaire-mandant pourrait attaquer une décision adoptée à propos d’un sujet qui n’était pas à l’ordre du jour, quand bien même son mandataire aurait voté en sa faveur.
À RETENIR: Si vous ne pouvez assister à une assemblée de copropriétaires, ne laissez pas les décisions concernant votre copropriété se prendre sans vous. Donnez une procuration à une personne de votre choix pour qu’elle puisse vous représenter et prendre part aux délibérations.
ATTENTION ! Certains copropriétaires n’ont pas le choix d’être représentés par un mandataire, notamment s’ils sont mineurs et non émancipés, inaptes ou absents ou encore s’il s’agit d’une personne morale. Dans ce dernier cas, une résolution du conseil d’administration désignant une personne physique pour la représenter à l'assemblée doit être adoptée.
CONSULTEZ L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires
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