Il est possible de prendre une décision sans se réunir. L’article 354 du Code civil du Québec reconnaît la valeur d’une résolution écrite : « Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe ». Les copropriétaires et les administrateurs peuvent se prononcer sur une résolution au moyen d’un écrit, sans qu’aucune réunion du conseil d’administration ou assemblée de copropriétaires n’ait été tenue comme telle.
La loi a prévu ce mécanisme pour éviter la convocation d’une réunion ou assemblée lorsque l’essentiel du sujet à débattre a déjà été traité en amont, à la satisfaction de tous. Cela permet d’éliminer un formalisme inutile. Bien que ce mécanisme facilite les prises de décision, il est important de souligner qu’il ne remplace pas la nécessité d’une communication ouverte et continue, car l’usage de la résolution écrite doit être judicieux
Conseil d'administration
Le conseil d’administration s’exprime par l’adoption de résolutions par l’une ou l’autre des manières suivantes :
Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, a le même effet que si elle avait été adoptée à l’occasion d’une réunion du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Cette résolution doit être consignée au registre des procès-verbaux du conseil d’administration, au même titre qu’un procès-verbal régulier. Un syndicat pourra ainsi conserver la preuve de la décision et son contenu exact. Rappelons que cette résolution ne prend effet qu’à la date de la dernière signature.
Assemblée des copropriétaires
L’expression du vote des copropriétaires peut être recueillie par écrit, sans qu’une assemblée de copropriétaires soit tenue. L’article 354 du Code civil du Québec pose comme condition à la validité d’une résolution écrite qu’elle soit signée « par toutes les personnes habiles à voter ». Cependant, un copropriétaire dont les droits de vote sont suspendus n’a pas à signer la résolution écrite pour que celle-ci soit valide. En outre, lorsqu’un copropriétaire a cédé ses droits de vote, par exemple à son créancier hypothécaire, ou s’il a mandaté un tiers (mandataire) pour les exercer (ex. : aux termes d’une procuration), il appartiendra à ces derniers de signer la résolution écrite. Précisons, par ailleurs, qu’une résolution écrite ne porte que sur une décision à être prise par l’assemblée des copropriétaires. Cette résolution ne remplace pas la tenue de l’assemblée annuelle des copropriétaires, qui doit avoir lieu en bonne et due forme (articles 1087 et suivants du Code civil du Québec).
Formalisme
La résolution doit être signée par toutes les personnes habiles à voter. Est-ce que cela veut dire que tous doivent être d’accord avec une résolution proposée? Autrement dit, est-ce qu’elle doit faire l’unanimité? Étant donné que cette interprétation de la Loi n’a jamais été validée par un tribunal, il convient d’être prudent. Mieux vaut inscrire dans la déclaration de copropriété que les résolutions écrites sont valides, même si certains administrateurs ou copropriétaires sont en désaccord, pourvu que cette résolution obtienne les majorités requises.
Transmission
Les articles 1086.1 et 1102.1, introduits au Code civil du Québec, en décembre 2019, par le Projet de loi 16 énoncent respectivement que le conseil d’administration doit transmettre aux copropriétaires toute résolution écrite adopté par celui-ci ou par l'assemblée des copropriétaires, dans les 30 jours de l’adoption. Ces articles doivent être lus conjointement avec les articles 1086.2 du Code civil du Québec et 1103 du Code civil du Québec qui prévoient un recours judiciaire pour les copropriétaires en annulation ou en modification d'une décision du conseil d'administration ou de l'assemblée des copropriétaires.
BON À SAVOIR! Une résolution écrite doit être signée par tous les membres du conseil d’administration. Si l’un des administrateurs exprime sa dissidence sur cette résolution, il devra l’inscrire dans la résolution elle-même. Ainsi, son désaccord à l’égard de la décision prise par le conseil d'administration sera officiellement consignée, afin de le tenir indemne de la responsabilité qui peut en découler, le cas échéant (article 337 du Code civil du Québec).
À RETENIR : Le second alinéa de l’article 354 du Code civil du Québec prévoit qu’« un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu ». Ainsi, toute résolution écrite doit être consignée au registre des procès-verbaux, au même titre qu’un procès-verbal régulier.
ATTENTION ! Le texte de la résolution écrite doit être limpide et sans équivoque. Il ne peut pas se présenter sous la forme d’une question ou d’un simple avis. Il doit s’agir de la prise d’une décision. Apposer sa signature à la fin d’un texte imprécis relève davantage du sondage d’opinion que de la ferme intention d’adopter une résolution. Il faut savoir qu’un texte trop vague pourrait n’avoir aucun effet juridique.
CONSULTEZ L'OUVRAGE : Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires
