Que vous soyez promoteur immobilier (pour un nouvel édifice) ou plusieurs propriétaires d'un bâtiment existant qui souhaitent le convertir, les règles visant à assujettir un immeuble à la copropriété divise sont les mêmes. La création d'une copropriété divise s'impose dès lors qu'un immeuble doit être divisé en lots composés d'une partie privative et d'une quote-part de parties communes, et qui appartiennent à une ou plusieurs personnes différentes. Cette collectivité des copropriétaires acquiert le statut de personne morale à compter du jour où une déclaration de copropriété est publiée au Registre foncier du Québec. La personne morale ainsi constituée prend le nom de « syndicat de copropriétaires ».
Celle-ci a pour objet d'assurer la « conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun ». Pour constituer une copropriété divise, plusieurs étapes sont nécessaires et mettent en scène différents acteurs.
Réalisation d'un plan cadastral
La mise en copropriété d'un immeuble démarre par la confection et le dépôt au registre foncier d’un plan cadastral par lequel des numéros de lots distincts sont attribués à chaque partie privative et aux parties communes (art. 3030 du Code civil du Québec). Un mandat est donné à un arpenteur-géomètre pour établir un plan cadastral (qui peut être horizontal ou vertical), afin que la déclaration de copropriété puisse être publiée. Pour ce faire, il doit :
S’il s’agit d’une tour d’habitation, l’arpenteur-géomètre procédera à un mesurage réel des parties communes et privatives, une fois que la construction du gros œuvre de l’immeuble sera suffisamment avancée. Quand l’arpenteur-géomètre a terminé son travail, une demande d’autorisation est déposée auprès de la municipalité concernée, afin qu’une opération cadastrale (lotissement) puisse être effectuée.
Les plans produits par l’arpenteur-géomètre sont ensuite déposés au ministère des Ressources naturelles et de la Faune, direction de l’enregistrement cadastral. C’est ce ministère qui gère le Cadastre du Québec. À la suite de l’opération cadastrale qui permet la constitution des diverses parties communes et privatives, un certificat de localisation initial est produit.
Rédaction et signature de la déclaration de copropriété
Dès la conception du projet, le(s) propriétaire(s) doit (doivent) faire rédiger la déclaration de copropriété. Cet exercice devrait être confié à un notaire dont les connaissances légales touchant la copropriété sont adéquates. Ainsi, il saura adapter la teneur du document à l’immeuble, tout en respectant les règles impératives de la loi et les contraintes inhérentes à la réglementation municipale. Il demandera que le propriétaire de l'immeublee signe cette déclaration de copropriété. Son créancier hypothécaire devra le faire également, le cas échéant.
Publication de la déclaration de copropriété
Une fois que l’immeuble a fait l’objet d’un plan cadastral, lequel pourvoit à l’immatriculation des parties communes et privatives, et que la déclaration de copropriété a été reçue par le notaire, ce dernier pourra dès lors requérir l’inscription de la déclaration de copropriété au registre foncier. La copropriété divise sera ainsi créée à la date où la déclaration de copropriété est publiée au registre foncier.
Tribunal administratif du logement
Dès qu'un immeuble a ou a eu, au cours des 10 dernières années, au moins un logement qui a été loué ou offert en location (pour des fins résidentielles), la conversion d’un tel immeuble en copropriété divise est soumise à des formalités strictes. C'est ainsi qu'une déclaration de copropriété divise ne peut être inscrite sur un immeuble, sans que la Tribunal administratif du Logement n’ait préalablement autorisé le propriétaire à procéder à sa conversion. Une fois obtenue l'autorisation de convertir, le propriétaire a un an pour faire inscrire sur le registre foncier la déclaration de copropriété. Passé ce délai, ou à défaut d'obtenir une telle autorisation, tout intéressé, y compris la Tribunal administratif du logement, peut demander à la Cour supérieure de faire radier l'inscription de la déclaration de copropriété. Rappelons que l'autorisation de la Tribunal administratif du logement autorisant la conversion de l’immeuble doit identifier les locataires à l’encontre desquels la reprise de possession ne peut être exercée et être annexée à la déclaration de copropriété.
Immatriculation du syndicat
Dans les 60 jours suivant la publication de la déclaration de copropriété au registre foncier, le syndicat doit être immatriculé auprès du Registraire des entreprises du Québec.
Démarrage de la copropriété et perception des charges communes
La date de création officielle d’une copropriété donne lieu au premier exercice financier du syndicat. Le budget prévisionnel doit donc être établi avant la publication de la déclaration de copropriété. Toutes les dépenses qui y sont antérieures demeurent à la charge du (ou des) propriétaire initial, qui est généralement le promoteur.
Quant aux dépenses postérieures, elles doivent être réparties entre les propriétaires de lots, ce qui suppose des ajustements aux charges communes en fonction de la date de vente entre le promoteur et l’acquéreur. C’est pourquoi l’administrateur transioire doit percevoir les contributions aux charges communes de tous les copropriétaires, sans oublier celles du promoteur, qui doit lui-même payer les charges des fractions invendues.
Démarrage du syndicat
Le démarrage d’un syndicat est parfois ardu. Comme les copropriétaires ne se connaissent pas, ils pourraient d’abord chercher à prendre possession de leur logement et négliger la saine gestion de leur copropriété. C’est pourquoi il importe d’en assurer un démarrage adéquat, ce qui implique la plus grande des diligences.
Les problèmes rencontrés en chemin peuvent être complexes, nombreux et de nature diverse. D’emblée, l’administrateur transitoire nommé par le promoteur pourrait être partial, en ce sens qu’il chercherait à prioriser les intérêts du promoteur. Ainsi, l’administrateur transitoire pourrait transférer vers la copropriété des charges revenant en principe au promoteur (ex.: les frais d’entretien ménager résultant des travaux de parachèvement des parties communes ou privatives).
Par ailleurs, cet administrateur transitoire a peut-être engagé la copropriété dans divers contrats qui la désavantagent. Or, le Code civil du Québec prévoit que, dans les 60 jours de l’élection du nouveau conseil d’administration, le syndicat peut, sans pénalité, mettre fin à tout contrat d’une durée de plus d’un an. Les contrats dont il est question peuvent concerner l'entretien de l'immeuble ou d'autres types de services. Là-dessus, vous êtes invité à consulter la fiche intitulée Fin de l’administration transitoire.
BON À SAVOIR! Généralement, la construction d’une copropriété débutera lorsque la mise en marché du projet sera suffisamment avancée, c’est-à-dire quand le promoteur aura signé un certain nombre de contrats préliminaires avec des promettants-acheteurs.
À RETENIR : La copropriété divise est créée à la date où la déclaration de copropriété est publiée au registre foncier. Ainsi, une partie privative (par ex. un appartement) ne peut être vendu par acte de vente tant que la déclaration de copropriété n’est pas publiée. Il est toutefois possible de signer une promesse d’achat avant le dépôt du plan cadastral et la publication de la déclaration de copropriété. Cette promesse d’achat lie alors les deux parties. Elles devront signer l'acte de vente au moment convenu entre elles.
ATTENTION! La date de naissance d’une copropriété est le point de départ de son premier exercice financier. Toutes les dépenses relatives à l’immeuble, pendant la période antérieure à sa création, doivent demeurer à la charge du promoteur qui a fait publier la déclaration de copropriété.
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