Les modalités de nomination et de remplacement des administrateurs sont prévues au règlement de l'immeuble (2ème partie de la déclaration de copropriété). Mais à défaut, elles se retrouvent aussi dans le Code civil du Québec. La loi laisse ainsi aux copropriétaires le soin d’établir eux-mêmes, dans la déclaration de copropriété, les règles qui leur conviennent. Cela dit, la nomination des administrateurs relève généralement de la compétence de l'assemblée des copropriétaires, bien que la déclaration de copropriété puisse prévoir d’autres modalités.
Nomination
Lorsqu’une copropriété est nouvellement constituée, la déclaration de copropriété prévoit normalement la nomination d’un administrateur transitoire. Ce dernier exerce et assume les fonctions et responsabilités qui échoient au conseil d’administration, jusqu’à ce que l’assemblée des copropriétaires élise de nouveaux administrateurs.
Élection
Le mode de nomination le plus commun (lors de l’assemblée annuelle) est l’élection des administrateurs par les copropriétaires ou leurs mandataires. Lorsqu’il s’agit d’une élection, le règlement de l’immeuble traite des conditions de mise en candidature et de la majorité requise, afin qu’un candidat puisse être élu administrateur. La majorité absolue est requise la plupart du temps, c’est-à-dire la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée. Advenant que cette condition ne soit pas remplie, il faut parfois procéder à plus d’un tour de scrutin pour élire les administrateurs. Cette question est expliquée en détails dans la fiche pratique intitulée Majorités des votes en assemblée.
Chaque administrateur est élu individuellement au moyen d’un vote distinct. Cependant, si l'assemblée des copropriétaires est favorable, et si le nombre de candidats est égal au nombre de sièges à pourvoir, une élection en bloc est possible au moyen d’une résolution soumise à un vote unique.
Désignation
L’élection des administrateurs n’est pas le seul mode de nomination. À titre d’exemple, dans une copropriété dont la destination est mixte, la composition du conseil d’administration est souvent assortie d’une particularité, à savoir que les copropriétaires d’unités commerciales peuvent désigner un ou plusieurs administrateurs au conseil d’administration. Cela assure une représentativité minimale des unités commerciales au conseil.
Dans les grands ensembles en copropriété formés de plusieurs immeubles et structurés en « copropriété par phases », il est fréquent que la déclaration de copropriété initiale stipule qu’un administrateur représentant chacun des syndicats de copropriétaires - constitués aux termes d’une déclaration de copropriété dite « concomitante » - siège d’office au sein du conseil d’administration du « grand syndicat », soit celui de l’initial.
En outre, dans les petites copropriétés qui comptent deux ou trois appartements, il est aussi souvent prévu dans la déclaration de copropriété que les propriétaires de chacune des parties privatives désignent un administrateur.
Nomination par le tribunal
Il arrive parfois que l’assemblée des copropriétaires ne parvienne pas à élire les membres du conseil d’administration, faute de candidats ou d’obtenir une majorité suffisante des voix. Cette situation doit être mentionnée au procès-verbal de l’assemblée. Le syndicat ou les copropriétaires peuvent, en pareil cas, requérir du tribunal la nomination ou le remplacement d’un ou plusieurs administrateurs et fixer les conditions de leur charge. Généralement, les personnes désignées (ex. : un gestionnaire professionnel) le feront moyennant rétribution.
Remplacement du conseil d'administration
L'article 1086.4 du Code civil du Québec permet au tribunal de remplacer le conseil d’administration par un administrateur provisoire, si les circonstances le justifient, et de déterminer les conditions et modalités de son administration.
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La nomination des membres du conseil d’administration doit être portée à la connaissance des tiers et ainsi être déclarée au Registraire des entreprises du Québec. Ces informations comprennent les données relatives aux membres du conseil d’administration, à savoir :
Afin de compléter cette procédure, le conseil d'administration, par l'entremise d'un de ses membres ou de toute autre personne désignée par celui-ci, doit fournir au Registraire des entreprises du Québec une copie d’une pièce d’identité de chacun des administrateurs et déclarer leur date de naissance. Cette obligation vise également tout nouvel administrateur élu ou nommé. La pièce d’identité fournie est conservée par le Registraire des entreprises du Québec jusqu’à la date d’immatriculation de l’assujetti ou de la mise à jour au registre. Elle est ensuite détruite.
Mise à jour
Une fois immatriculé, le syndicat a l'obligation de mettre à jour les informations figurant au Registraire des entreprises. Il en est ainsi lorsque sa situation change, ou s’il souhaite modifier des informations le concernant.
La mise à jour doit se faire avec l’un des documents suivants :
La déclaration de mise à jour annuelle :
La déclaration de mise à jour courante :
BON À SAVOIR ! Le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, interdire l’exercice de la fonction d’administrateur d’un syndicat de copropriétaires à toute personne trouvée coupable d’un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté, dans une matière reliée aux personnes morales. Cette interdiction vise également tout individu qui, de façon répétée, enfreint les lois relatives aux personnes morales ou manque à ses obligations d’administrateur.
À RETENIR: Le règlement de l’immeuble établit la procédure de mise en candidature des éventuels administrateurs. Il définit aussi les qualifications et les compétences nécessaires aux personnes qui désirent occuper ce poste, ainsi que la durée du mandat et toutes les autres règles auxquelles ils doivent se soumettre (ex. : nombre d'administrateur permis, procédures de nomination, remplacements et rémunération).
ATTENTION ! L’élection des administrateurs ayant reçus le plus de votes, sans avoir obtenu la majorité absolue (plus de 50% des voix des copropriétaires présents ou représentés), est invalide, à moins que la déclaration de copropriété permette une élection dans ces conditions.
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