Le conseil d'administration (CA) est composé de membres appelés administrateurs. Leur nomination est soumise à certaines formalités. À cet égard, l’article 1084 du Code civil du Québec prévoit que la composition du CA du syndicat, le mode de nomination, de remplacement ou de rémunération des administrateurs, ainsi que les autres conditions de leur charge, sont fixés par le règlement de l’immeuble. Chaque administrateur agit à titre de mandataire du syndicat des copropriétaires. Cette personne doit respecter les obligations que la loi et l'acte constitutif de copropriété lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. En sa qualité de mandataire du syndicat, un administrateur occupe une place au sein du conseil d’administration du syndicat.
Fonctions au conseil d’administration
Les administrateurs peuvent déterminer entre eux leurs fonctions et notamment désigner un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Cette façon de procéder est déterminée par le règlement de l’immeuble. Il faut savoir que le président du CA organise et dirige les travaux de celui-ci, dont il rend compte à l'assemblée des copropriétaires. Il s’assure, en particulier, que les administrateurs sont en mesure de remplir leur mission. Bien qu’aucune recette gagnante n’existe pour déterminer ce qu’est un bon président, ce poste requiert néanmoins un certain savoir, d’être expérimenté et d’user d’autorité avec tact. Au-delà de l’orientation que prendront les débats, le président doit être un excellent animateur.
Quant au vice-président, celui-ci est la personne désignée pour prendre la direction du conseil d'administration lorsque le président ne peut pas l'exercer. Il est souhaitable que le vice-président ne se limite pas à ce rôle de substitut. L’efficacité du travail demande un bon partage des tâches entre président et vice-président.
Le secrétaire a généralement pour tâches d’envoyer les avis de convocation aux réunions du conseil d’administration, et de rédiger les procès-verbaux constatant les délibérations et les décisions de cet organe décisionnel. Il remplit toute autre fonction (en rapport avec ses activités) que le conseil d’administration lui demande d’assumer.
Usuellement, le trésorier établit ou fait établir, sous sa responsabilité, les comptes de la copropriété. Il s'assure ainsi de la mise en œuvre des vérifications comptables et de la tenue appropriée de la comptabilité du syndicat de copropriétaires. Le trésorier a également pour tâches de mettre à jour et conserver les documents comptables. Cette charge comprend la préparation du budget prévisionnel, la mise à jour du compte de banque et la gestion des sommes détenues dans le fonds de prévoyance et le fonds d'auto assurance avec les institutions financières, et celle des placements et financements.
Nombre
Le nombre d’administrateurs qui siègent au CA varie en fonction des besoins de la copropriété. C’est le règlement d’immeuble (2ème partie de la déclaration de copropriété) qui détermine le nombre d’administrateurs. Celui-ci peut être revu à la hausse ou à la baisse par l’assemblée des copropriétaires au terme d’un vote modifiant le règlement d’immeuble.
Ce nombre varie en fonction de la taille d’une copropriété. Plus elle est grande, plus il y en aura. Il serait préférable de prévoir un nombre impair d’administrateurs. Bien qu’il n’y ait aucune obligation prévue dans la Loi à ce sujet, cette façon de faire limite les risques de blocage lors des prises de décision. Cela dit, une telle méthode n’est pas à l’abri de toute critique puisqu’elle ne règle pas les cas où un administrateur est absent ou s’abstient de voter.
Administrateur transitoire
Dans un immeuble nouvellement construit, l’administration est généralement assurée pendant une certaine période par un administrateur transitoire. Désigné par le promoteur pour agir comme premier administrateur du syndicat, il exerce les fonctions du conseil d’administration à partir de la publication de la déclaration de copropriété. Son mandat prend fin lors de l’élection d’un nouveau conseil d’administration, qui doit avoir lieu lors de l’assemblée extraordinaire de transition.
Administrateur unique
Dans les copropriétés qui comptent trois appartements et moins, la formule fréquemment retenue est celle de l’administrateur unique. Cette approche est très souvent critiquée, car elle se résume à confier la destinée de la copropriété à une seule personne, qui est copropriétaire la plupart du temps. Le potentiel de conflits reliés aux prises de décisions et à la gestion interne de la copropriété est énorme. Afin de contrer cette concentration de pouvoirs dans les mains d’un seul individu, certaines copropriétés préfèrent que soit nommé un administrateur par unité d’habitation.
Copropriété par phase
Dans les copropriétés construites par phases, il est fréquent que la déclaration de copropriété initiale, qui lie l’ensemble des copropriétaires, prévoit que le CA (de la copropriété initiale) soit constitué d’un administrateur désigné par chacun des syndicats de copropriétaires issu d’une déclaration de copropriété concomitante. Ainsi, chaque copropriété peut être représentée par une personne choisie, généralement, parmi les administrateurs de chacune des copropriétés concomitantes.
Copropriété à destination mixte
La composition du CA au sein des copropriétés à destination mixte est souvent assortie d’une particularité : les copropriétaires d’unités commerciales ont la prérogative de désigner au moins un ou plusieurs administrateurs au CA. Cela leur assure une représentativité minimale au CA.
BON À SAVOIR ! Les administrateurs jouent un rôle névralgique dans la saine gestion de la copropriété. Ils doivent donc être triés sur le volet. L'assemblée des copropriétaires a généralement la tâche de les nommer.
À RETENIR: Pour limiter les risques que le CA soit paralysé, en raison d’un partage des voix qui pourrait favoriser son blocage quasi systématique, le règlement de l’immeuble devrait prévoir un nombre impair d’administrateurs.
ATTENTION ! Le CA ne peut être formé que de personnes physiques, qu’elles soient copropriétaires ou non dans l’immeuble.
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