La présence d’un conseil d’administration est obligatoire dans une copropriété. Il constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Lorsqu’une copropriété est nouvellement constituée, la déclaration de copropriété prévoit généralement la nomination d’un administrateur transitoire, qui exerce les fonctions du conseil d’administration jusqu’à ce que l’assemblée des copropriétaires nomme un nouveau conseil d’administration. Cette période transitoire s'avère généralement délicate en raison des problèmes forcément nombreux et complexes relatifs aux malfaçons, vices cachés et vices de construction. Et ce sans compter que l'administrateur transitoire mis en place par le promoteur peut avoir un rôle négatif : protéger le promoteur et transférer sur la copropriété des charges revenant en principe au promoteur.
Composition du premier conseil d'administration
Habituellement, c’est le promoteur qui procède à cette désignation, aux termes d’une clause inscrite dans la déclaration de copropriété (Règlement de l’immeuble). Il est fréquent qu’il nomme l’un de ses représentants pour agir comme administrateur transitoire du syndicat.
Devoirs et obligations de l’administrateur transitoire
L’administrateur transitoire assume les mêmes responsabilités et possède les mêmes pouvoirs que tout autre administrateur d’un syndicat de copropriétaires. Il est tenu d’administrer et de gérer la copropriété. À ce titre, il doit, minimalement :
Étude du fonds de prévoyance
Le démarrage efficace d’une copropriété requiert une estimation sérieuse et réaliste de la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance. En principe, l’administrateur transitoire doit prendre les mesures utiles pour que ses prévisions soient adéquates, quitte à être assisté par un professionnel en bâtiment, par exemple un architecte, un ingénieur ou un technologue professionnel.
Charges communes
Pour la première année financière, les copropriétaires doivent généralement payer au syndicat leur cotisation, calculée en fonction du budget adopté par l’administrateur transitoire après la publication de la déclaration de copropriété. Ce paiement se fait habituellement au moyen de versements mensuels dus le premier jour de chaque mois.
Une question d’éthique
En vertu de son mandat, l’administrateur transitoire doit agir dans l’intérêt du syndicat. Prudence, diligence, honnêteté et loyauté sont de mise dans l’exercice de ses fonctions. Il doit faire passer les intérêts de la collectivité des copropriétaires avant les siens, voire ceux du promoteur qu’il l’a désigné, sous peine d’engager sa responsabilité personnelle.
S’il constate des malfaçons ou des vices de construction dans les parties communes, il doit exiger, du promoteur et des divers intervenants impliqués dans la construction de l’immeuble, l’exécution des travaux correctifs. De plus, il doit s’assurer que le promoteur n’incorpore pas dans le budget de la copropriété des dépenses qui ne concernent pas le fonctionnement du syndicat. Il en est ainsi pour une partie des dépenses du chantier (par ex. les frais d’électricité et de nettoyage).
Assemblée extraordinaire de transition
L’administrateur transitoire est tenu de convoquer l’« assemblée extraordinaire de transition ». Cela doit être fait dans les 90 jours à partir du moment où le promoteur d’une copropriété ne détient plus la majorité des voix à l’assemblée des copropriétaires. Au cours de cette assemblée, les copropriétaires devront choisir un ou plusieurs administrateurs, selon ce que prévoit la déclaration de copropriété. Leur mission consistera, entre autres, à vérifier si l’administration transitoire a été assumée dans les règles de l’art.
La reddition de compte
Lors de l’assemblée de transition, l’administrateur transitoire doit rendre compte de son administration par la présentation d’états financiers. Ces derniers sont présentés par un comptable qui commente la situation financière du syndicat. Son rapport identifiera toute irrégularité potentielle.
Parmi les irrégularités qui sont parfois constatées, le promoteur pourrait ne pas avoir payé ses contributions aux charges communes (frais de condo) sur les lots invendus. Or, il en est le propriétaire jusqu’à ce qu'il les vende. Sa participation aux charges communes est donc requise.
La reddition de compte par l’administrateur transitoire est importante, car elle permet aux copropriétaires :
BON À SAVOIR ! L’administrateur transitoire est le premier administrateur d’une copropriété. Il doit assurer la gestion de la copropriété, en attendant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire de transition.
À RETENIR: L’administrateur transitoire doit procéder — dans les 60 jours suivant la publication de la déclaration de copropriété au registre foncier — à l’immatriculation du syndicat auprès du Registraire des entreprises du Québec.
ATTENTION ! La couverture d’assurance pour la copropriété, qui a été souscrite par l’administrateur transitoire, doit être faite au bénéfice du syndicat. Son nom doit d’ailleurs figurer au contrat. Il faut se rappeler que ce ne sont ni le promoteur ni les créanciers hypothécaires qui sont les assurés, mais bien le syndicat.
