Un des moments essentiels de la copropriété est sans aucun doute celui de l’assemblée des copropriétaires. C’est au cours de cette réunion que de grandes décisions de la copropriété sont votées, telles que la réalisation de certains travaux, la vente d’une partie commune et la modification de la déclaration de copropriété. Les copropriétaires pourront également y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété. En outre, l’assemblée offre une occasion unique d’échanger des idées, de résoudre des conflits et de renforcer le sentiment de communauté.
Préparation
Plus l’assemblée sera préparée avec soin et méthode, plus les copropriétaires seront motivés et voudront y assister. Les sujets discutés demandent souvent des débats qui parfois imposent des interventions extérieures (par ex. : architecte, avocat) afin d’éclairer les copropriétaires sur les décisions finales qu’ils devront prendre. La participation des copropriétaires est ainsi essentielle, parce que les assemblées symbolisent la démocratie au sein d’une copropriété. Par ailleurs, il faut savoir que l'assemblée des copropriétaires obéit à des règles précises qui doivent être suivies impérativement, autrement les décisions qui seront prises pourraient être invalidées.
L’accueil
Le jour de l'assemblée, les copropriétaires ou leur représentant sont accueillis par les officiers d’assemblée. Cette première étape doit être bien coordonnée. Une table est normalement installée à l’entrée de la salle, à laquelle prennent place les personnes chargées d’assurer la prise des présences. Afin de ne pas retarder la suite des choses, les copropriétaires devraient être invités à arriver quelque temps avant que ne commence la séance.
Les participants
En principe, l’assemblée est une réunion privée à laquelle seuls les copropriétaires peuvent assister. C'est ainsi que le conjoint d'un copropriétaire qui n'est pas propriétaire de l'appartement qu'il habite, de même que le locataire ou tout autre occupant non-propriétaire de l'appartement, n'ont pas le droit de participer, prendre la parole lors des délibérations, ni de voter à l'assemblée, et ce même si leur présence pourrait tout de même être tolérée par le président d'assemblée. Néanmoins, un copropriétaire peut donner une procuration à la personne de son choix, qui le représentera et votera en son nom.
Feuille de présence
Dès son arrivée, le copropriétaire ou son mandataire doit signer la feuille de présence sous la supervision du secrétaire d’assemblée. Cette signature sera ensuite validée et certifiée par le président d’assemblée. La feuille de présence comporte, entre autres, le nom des copropriétaires ou de leur mandataire. On y indique, aussi, le nombre de voix auxquelles ils ont droit. Cette feuille, qu’il faudra conserver en annexe au procès-verbal, servira notamment à calculer le quorum. Celui-ci déterminera si l’assemblée peut être tenue ou non.
Les officiers d’assemblée
Il est obligatoire de désigner un président et un secrétaire d’assemblée. Bien qu’il n’existe aucune recette particulière pour être un bon président d'assemblée, ce poste requiert un certain savoir, d’être expérimenté et d’user d’autorité avec tact. Au-delà de l’orientation que prendront les débats, le président doit être un excellent animateur. Sa prestance donnera non seulement le ton à une assemblée, ainsi qu’aux débats qui s’y tiendront, elle assurera également son bon déroulement. En principe, l’élection d’un président d’assemblée devrait avoir lieu avant l’ouverture de la séance, car ce dernier devra :
Ouverture de l’assemblée
Le président appelle l’assemblée à l’ordre et ouvre la réunion. Il déclare que le quorum a été atteint, note l’heure de l’ouverture de l’assemblée et souhaite la bienvenue aux participants. Il doit subséquemment :
L'assemblée ne délibère, en principe, que sur les questions qui ont été préalablement inscrites à l’ordre du jour, c’est-à-dire avant la tenue de l’assemblée. D’autres sujets peuvent être débattus, mais ils ne pourront pas faire l’objet d’un vote décisionnel.
Les débats
Il est indispensable que l’assemblée commence à l'heure prévue, et d’assurer une rigueur dans la gestion des débats. En temps normal, chaque copropriétaire peut prendre la parole, faire part de ses observations et donner son avis sur la façon dont est gérée la copropriété. Le moment est tout indiqué pour poser des questions aux membres du conseil d’administration ou au gestionnaire. Le président d’assemblée doit s’assurer que les interventions sont à la fois respectueuses et pertinentes, et qu’elles sont en relation avec le point abordé à l’ordre du jour. Il convient que chaque participant s’adresse uniquement au président d’assemblée. Il faut ainsi éviter d’interpeler directement une personne ou un groupe de personnes. De plus, les copropriétaires ne doivent pas retarder indûment le déroulement de l’assemblée. Toute intervention intempestive contribuera à démotiver les copropriétaires, dont certains pourraient ne plus vouloir assister aux assemblées.
Même si le président d’assemblée agit avec rigueur dans l’exercice de ses fonctions, il ne peut pas empêcher les copropriétaires présents d’aller au fond des choses. Les sujets plus délicats inscrits à l’ordre du jour doivent donc être traités comme il se doit, en y accordant le temps qu’il faudra, encore que les discussions ne peuvent pas durer éternellement. Les sujets plus difficiles à résoudre touchent, bien souvent, les aspects financiers de la copropriété, voire les changements de décoration apportés aux espaces communs, par exemple le hall d’entrée. Le président doit pouvoir gérer ces débats avec respect et considération, autrement des conflits interpersonnels pourraient apparaître, et certains copropriétaires se sentiraient muselés. Les risques qu’ils deviennent des perturbateurs d’assemblée se verraient alors décuplés.
La présence de professionnels
Il est parfois utile que les professionnels mandatés par le syndicat soient présents lors de l’assemblée. On parle notamment des comptables, des notaires, des avocats et des professionnels du bâtiment. Ils pourront exposer des éléments techniques découlant de leur expertise, ce qui permettra aux copropriétaires de poser des questions. Leur présence aidera aussi à calmer le jeu lors des débats.
Abrégez les assemblées
Certaines questions sont inscrites à l’ordre du jour alors qu’elles ne devraient pas l’être. À titre d’exemple, voter afin d’entériner les décisions prises par les administrateurs pendant l'année précédente. D’autres questions n’ont pas leur place, dont celle qui voudrait qu’un vote soit pris pour approuver les états financiers, ou tout autre sujet pour lequel l’assemblée n’a pas la compétence de décider.
Arrivées tardives et départs
Les personnes qui arrivent en retard à l’assemblée doivent, à leur tour, s’inscrire sur la feuille de présence. Quant aux copropriétaires qui partent avant que l’assemblée ne soit levée, ils doivent prévenir le secrétaire de l’assemblée qu’ils s’apprêtent à quitter les lieux.
Durée maximale à ne pas excéder
Après un certain temps, l'attention des participants à une assemblée s’amenuise. Les copropriétaires risquent alors d’être nombreux à vouloir s’en aller, ce qui peut avoir comme conséquence la perte du quorum. Si cela devait se produire, tout copropriétaire pourrait demander l’ajournement de l’assemblée. Pour éviter d’en arriver là, il est indispensable que le président d’assemblée évalue, avant que la séance ne se tienne, le temps approximatif qu’il faut allouer à chacune des questions inscrites à l’ordre du jour. En somme, il doit trouver le juste équilibre, afin que les sujets soient traités équitablement, sans pour autant que l’assemblée ne s’éternise. Mais au-delà du nombre de sujets à traiter, il faut se rappeler que dans une grande copropriété (ex. : 200 unités), inévitablement, les débats risquent d’être plus longs.
Levée de l’assemblée
Lorsque tous les sujets à l’ordre du jour ont été traités, le président déclare que l'assemblée est levée. On indiquera (au procès-verbal) à quelle heure elle a pris fin.
BON À SAVOIR ! Bien souvent, le taux d’absentéisme est très élevé lors de l’assemblée des copropriétaires. Pour pallier ce phénomène, les administrateurs doivent, entre les assemblées, informer périodiquement les copropriétaires de leurs réalisations et des décisions qu’ils ont prises. En communiquant ces informations au moyen d’affichages, par courriel et par courrier, ils pourraient susciter un intérêt grandissant des copropriétaires absents aux assemblées, qui seront dès lors plus enclins à y participer.
À RETENIR: Une assemblée de copropriétaires doit se dérouler dans la ville ou la région où se trouve l’immeuble. C’est ce que prévoit la déclaration de copropriété presque systématiquement. Les copropriétés qui sont dotées d’une salle de réunion y tiennent généralement leur assemblée.
ATTENTION ! Une assemblée doit être convoquée à un moment propice, de sorte que les copropriétaires puissent y assister. Bien que tenir une assemblée les fins de semaine soit acceptable, mieux vaut la prévoir pendant un soir en semaine. Il revient au conseil d’administration d’exercer un pouvoir discrétionnaire et équitable sur cette question, ce qui suppose qu’il fasse preuve de bonne foi et respecte les réalités propres aux copropriétaires concernés.
CONSULTEZ L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires
