Démissionner de son poste d’administrateur en copropriété est une décision qui ne se prend pas à la légère. Souvent, elle est le résultat d’une longue réflexion, alimentée par des responsabilités croissantes, un stress important ou même des désaccords au sein du conseil. Ce rôle exigeant demande du temps et de l’énergie, et il arrive qu’un administrateur ressente le besoin de se retirer, que ce soit pour des raisons personnelles, professionnelles ou simplement par fatigue. Si c’est votre cas, sachez que vous avez le droit de démissionner, mais il est essentiel de le faire de manière réfléchie et en respectant les bonnes pratiques.
Pourquoi vouloir démissionner ?
Les raisons qui poussent un administrateur à quitter ses fonctions sont nombreuses. Il peut s’agir de :
Quel que soit le motif, il est essentiel de prendre le temps de bien analyser la situation. Une démission précipitée peut parfois aggraver des tensions ou créer un vide difficile à combler pour le syndicat de copropriété.
Comment bien préparer sa démission ?
Une fois votre décision prise, il est important d’adopter une approche professionnelle et respectueuse envers le conseil d’administration et les copropriétaires. Voici quelques étapes à suivre :
1. Réfléchir aux conséquences de son départ
Avant d’envoyer votre lettre de démission, prenez le temps d’évaluer l’impact de votre départ. Y a-t-il des projets en cours nécessitant votre contribution ? Pouvez-vous faciliter la transition en accompagnant votre successeur pendant quelques semaines ? Réfléchir à ces éléments vous permettra de quitter vos fonctions en laissant une impression positive.
Cette décision doit être mûrement réfléchie. Elle ne peut être prise sans motif sérieux et à contretemps, au risque de nuire au bon fonctionnement de la copropriété. Un départ précipité pourrait même engager votre responsabilité et donner lieu à une demande de dommages et intérêts. Un administrateur devra donc y réfléchir à deux fois avant de démissionner sur un coup de tête.
2. Rédiger une lettre de démission claire et formelle
Votre démission doit être formulée par écrit et adressée au président du conseil d’administration. Consultez un modèle de lettre de démission accessible au bas de cette chronique, que vous pouvez utiliser et adapter à votre situation.
3. Assurer la transition et informer les copropriétaires
Si possible, annoncez votre départ en douceur et proposez votre aide pour transférer vos dossiers à un autre administrateur ou à un nouveau membre du conseil. Votre implication dans cette phase facilitera l’adaptation et maintiendra la stabilité au sein du syndicat.
4. Les obligations légales après une démission
La mise à jour du Registraire des entreprises du Québec (REQ)
Dès que votre démission est officielle, le syndicat de copropriété doit effectuer une mise à jour auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) afin de retirer votre nom des administrateurs en fonction. Cette mise à jour se fait via le service en ligne Mon Bureau du REQ ou en déposant une Déclaration de mise à jour courante .
Que faire si le syndicat tarde à mettre à jour votre statut ?
Si le syndicat ne met pas à jour l’inscription au REQ dans un délai raisonnable, vous avez le droit d’intervenir en soumettant vous-même une Demande de mise à jour d’un administrateur démissionnaire. Ce formulaire, disponible sur le site du REQ, peut être transmis en ligne ou par voie postale.
Protection de vos informations personnelles
Dans le cadre de cette mise à jour, certaines informations personnelles (telles que votre date de naissance et une preuve d’identité) peuvent être requises. Si vous ne souhaitez pas partager ces documents par courriel, vous pouvez demander à les transmettre de manière sécurisée, par exemple lors d’une rencontre en personne ou via un portail sécurisé.
5. Démission ou prise de recul ?
Il est parfois utile de se poser la question : faut-il réellement démissionner ou existe-t-il une autre solution ?
Si votre principale raison est un désaccord avec les autres administrateurs, sachez que vous pouvez toujours exprimer votre opposition à certaines décisions sans quitter vos fonctions. En vertu de l’article 337 du Code civil du Québec, un administrateur peut se dissocier des décisions prises par le conseil d’administration sans pour autant démissionner. Cela permet de marquer son désaccord sans abandonner totalement ses responsabilités.
Conclusion
Démissionner de son poste d’administrateur en copropriété est une décision qui mérite réflexion. Bien que cela soit un droit, il est essentiel de quitter ses fonctions de manière professionnelle et organisée afin d’assurer une transition harmonieuse et d’éviter toute complication future. Une communication claire avec le syndicat et une mise à jour rapide des registres permettent de clore ce chapitre en toute sérénité.
Si vous envisagez de démissionner, prenez le temps de bien structurer votre départ et d’en discuter avec les autres membres du conseil d’administration. Et surtout, assurez-vous que votre décision soit en accord avec vos valeurs et vos besoins personnels.
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Me Alex Laplante, avocate
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