21 octobre 2023 Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire. C’est ainsi qu’avec les documents d’avis de convocation des assemblées contenant ordre du jour, états financiers et budget se trouvent généralement un formulaire vierge de procuration. Cependant, comme rien n’oblige le conseil d’administration à y en inclure un, il peut être nécessaire qu’un copropriétaire en prépare un lui-même.
Outil redoutable lors des assemblées et objet de convoitise pour plusieurs lorsqu’il est prévu un vote déterminant dans la copropriété. Or les procurations et leur validité font souvent l’objet de questionnements et de tentatives malheureuses de les contrer. Qu’en est-il?
Pourquoi inciter les copropriétaires à remplir et donner une procuration?
Pour qu’une assemblée de copropriétaires puisse délibérer et adopter des décisions, la loi prévoit que les copropriétaires (présents ou représentés), qui sont aptes à voter, doivent détenir la majorité des voix. On appelle cette exigence le quorum. Ainsi, tel que l'indique l'article 1089 du Code civil du Québec le quorum à l'assemblée des copropriétaires est constitué par les copropriétaires détenant la majorité des voix. L'utilisation de procurations a pour objet de lutter contre les conséquences de l'absentéisme et d’éviter le report des assemblées, faute d’obtenir le quorum.
En quoi consiste une procuration?
Il s’agit d’un document (écrit) que signe un copropriétaire (mandant) et qui constate un mandat en faveur d'un autre copropriétaire ou d'un tiers (mandataire). Fréquemment, ce mandat consiste à représenter et à agir au nom d'un copropriétaire à l'assemblée des copropriétaires. À noter qu’il y a lieu de distinguer la procuration générale (le mandataire obtient des pouvoirs étendus) de celle qui est spécifique (le mandant donne précisément ses instructions de vote). Ce pouvoir et, le cas échéant, l’écrit qui le constate, s’appellent aussi mandat.
Quel est le formalisme relatif à une procuration?
La loi ne contient aucune disposition relative à la forme d’une procuration. Toutefois, toute procuration se doit de comporter l’identité du copropriétaire (en tant que « mandant ») ainsi que celle de la personne qu’il mandate (le « mandataire»). Pour en assurer sa validité, le mandataire doit être une personne identifiable, par exemple « Yves Joli-Coeur » et non pas « Le conseil d’administration ». Par ailleurs, le copropriétaire qui donne une procuration peut imposer à son mandataire de voter dans un sens déterminé. Pour obtenir un modèle type de procuration, vous êtes invités à cliquer sur cet hyperlien.
Un copropriétaire indivisaire doit-il remettre à l’autre copropriétaire une procuration advenant qu’il anticipe être absent?
Il n’est plus requis de le faire. L'article 1090 du Code civil du Québec a été modifié, en décembre 2019, par le Projet de loi 16. Cet ajout met en place une présomption réfragable selon laquelle un indivisaires absent d’une assemblée consent à ce que les autres indivisaires le représentent, s’il n’a pas, par écrit, mandaté un tiers ou indiqué son refus d’être représenté. Son droit de vote est alors partagé proportionnellement aux droits des autres indivisaires dans l’indivision.
Que faire lorsqu’un même copropriétaire a donné plus d’une procuration pour le même appartement?
Un copropriétaire ne peut désigner plusieurs mandataires pour une même fraction, car le droit de vote est par nature personnel et indivisible. Il faut alors prendre en compte la date de signature. La plus récente sera celle retenue.
Peut-on limiter le nombre de procurations lors d’une assemblée?
Le Code civil du Québec (C.c.Q.) n’interdit pas à un mandataire de recevoir plus d’une procuration et ne limite pas le nombre de procurations qu’il peut recevoir. En effet, en matière de copropriété divise, le droit de vote est une des prérogatives essentielles rattachées au droit de propriété. Limiter le nombre de procurations reviendrait à restreindre le droit d’un copropriétaire de confier sa procuration à quiconque.
Enfin, comme l’article 1056 du Code civil du Québec prévoit que « la déclaration de copropriété ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires, sauf celles qui sont justifiées par la destination de l’immeuble, ses caractères ou sa situation », il est certain que l’adoption par l’assemblée d’une telle restriction serait irrégulière, illégale et donc nulle.
Doit-on forcément choisir un autre copropriétaire pour donner une procuration?
Absolument pas, car le choix du mandataire est libre. Tout copropriétaire a le droit de donner sa procuration à qui il veut: un copropriétaire ou quelqu’un extérieur de la copropriété.
Quel est le délai que possède un copropriétaire pour remettre sa procuration?
Certaines déclarations de copropriété comportent des clauses relatives à la représentation. Elles obligent parfois les copropriétaires à remettre leur procuration aux administrateurs 48 heures avant la tenue de l’assemblée de copropriétaires. Sachez toutefois que la légalité d’une telle disposition est à la fois délicate et discutable, car la déclaration de copropriété ne peut en principe restreindre les droits des copropriétaires.
On peut se demander, et avec raison, si tel ou tel échéancier est raisonnable ou non. Comme la réponse n’est pas toujours claire, les copropriétaires ont intérêt à respecter le délai imposé. De leur côté, les administrateurs devraient rappeler ce délai dans l’avis de convocation. Il leur suffit d’instaurer un mécanisme de contrôle efficace pour y parvenir, faute de quoi cela pourrait faire la différence devant le tribunal, advenant qu’un copropriétaire conteste la validité d’une assemblée de copropriétaires.
Quels droits possède celui qui détient une procuration lors de l’assemblée?
Les mêmes droits que celui du propriétaire qu’il représente. Il a le même droit de parole et le même droit de vote. De même, si par exemple le propriétaire qui a donné sa procuration a perdu son droit de vote en raison du non-paiement de ses charges communes, le mandataire qui a la procuration n’aura pas non plus de droit de vote.
La durée de validité d’une procuration peut-elle être indéterminée ?
La procuration est donnée pour une durée déterminée ou indéterminée. Dans le second cas, la procuration restera en vigueur jusqu’au décès du mandant ou du mandataire, si aucun substitut n’est nommé, ou encore jusqu’à révocation de la procuration.
Yves Joli-Coeur, Ad. E.
Avocat
Dunton Rainville
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