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Le promoteur, qui fait bien souvent office d'administrateur transitoire tant qu'il détient la majorité des voix d'une copropriété, devra éventuellement procéder à la passation des pouvoirs vers le futur conseil d'administration. Celui-ci sera élu à l'occasion d'une assemblée extraordinaire de transition, laquelle doit être tenue quand ce même promoteur perd la majorité des voix dans l'immeuble.
Dès la naissance de la copropriété, c'est-à-dire lorsque la déclaration de copropriété est publiée au Registre foncier du Québec, l’équipe Dunton Rainville offre de prendre en charge toutes les étapes relatives au démarrage du syndicat et à l’organisation complète de la première assemblée des copropriétaires au cours de laquelle on met fin à l’administration transitoire. Notre cabinet peut, dans le cadre de cette prestation de services, guider l'administrateur transitoire et les copropriétaires à travers chacune des étapes du démarrage de votre syndicat de copropriété, et vous donner tous les conseils nécessaires pour assurer un démarrage efficace de la copropriété.
Point de départ
Suite à la perte de contrôle du promoteur, l'administrateur transitoire doit convoquer, dans les 90 jours, une assemblée extraordinaire des copropriétaires visant l’élection d’un nouveau conseil d’administration. Lors cette première assemblée, l'administrateur transitoire doit présenter une reddition de comptes aux copropriétaires sur son administration. À cet égard, il doit produire des états financiers, lesquels doivent être accompagnés de commentaires d'un comptable sur la situation financière du syndicat. Le comptable doit, dans son rapport, indiquer aux copropriétaires toute irrégularité constatée.
Par ailleurs, il faut savoir qu'aux termes de l’article 1105 du Code civil du Québec, « Les états financiers doivent être vérifiés sur demande des copropriétaires représentant 40 % des voix de tous les copropriétaires. Cette demande peut être faite en tout temps, même avant l’assemblée ». Cela peut se faire lors d'un vote à l'assemblée des copropriétaires ou encore par requête écrite adressée au conseil d'administration. Cet exercice permet aux nouveaux membres du conseil d’administration et aux copropriétaires de s’assurer de la gestion loyale faite par l’administrateur transitoire.
Convocation de l’assemblée
Le processus qui mène à la convocation d’une Assemblée Extraordinaire de Transition doit être scrupuleusement observé. Il est nécessaire de respecter certaines conditions de forme et de délai, autrement les décisions prises pendant cette assemblée pourraient être invalidées. Les copropriétaires sont informés de la tenue de l’assemblée des copropriétaires par la réception d’un avis de convocation. Cet avis écrit doit indiquer la date, l’heure et le lieu où se tiendra l’assemblée, ainsi que les questions inscrites à l'ordre du jour. Selon la nature de ces questions, certains documents devront être joints à l'avis de convocation.
Ratification des règlements de gestion adoptés par l’administrateur transitoire
Tous les règlements de gestion adoptés par l’administrateur transitoire doivent être ratifiés par les copropriétaires, et ce, lors de la première assemblée des copropriétaires. À défaut de le faire, ils deviendront caducs.
Transfert du registre de la copropriété au premier conseil d’administration
Le registre de la copropriété comprend plusieurs documents. Tous doivent être conservés par l’administrateur transitoire, car le moment venu, il les remettra au nouveau conseil d’administration. Il peut notamment s’agir du registre des copropriétaires, des règlements adoptés dans la copropriété, d’une copie du plan cadastral et de la déclaration d’immatriculation du syndicat. De plus, dans les 30 jours de cette assemblée de "transition", le promoteur doit remettre au syndicat plans et devis, certificats de localisation disponibles et la description des parties privatives pour fins d'assurance, entre autres.
Proposition de services pour le démarrage
Le cabinet Dunton Rainville propose de vous accompagner dans tout le processus de démarrage de la copropriété. Cette prestation de services à forfait comprend notamment les services suivants :
La présence de professionnels
Il est parfois utile que les professionnels mandatés par le syndicat soient présents lors de l’assemblée. Les professionnels de Dunton Rainville, peuvent ainsi vous accompagner. Cette prestation, qui est en sus de celle ci-haut décrite, permet d’exposer les éléments techniques découlant de la réforme du droit de la copropriété divise et de répondre aux diverses questions des copropriétaires. Leur présence aidera aussi à calmer le jeu lors des débats.
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Pour plus de détails sur les coûts, communiquez avec Me Yves Joli-Coeur
Courriel: [email protected]
Téléphones: (450) 686-8683 – (514) 866-6743