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Le syndicat de copropriétaires doit tenir un registre de la copropriété à la disposition des copropriétaires et ce, conformément à l'article 342 du Code civil du Québec. La tenue adéquate des livres et du registre du syndicat incombe au conseil d'administration; ce dernier peut déléguer cette tâche à une tierce personne telle que le gestionnaire de la copropriété et celle-ci peut émettre des copies de documents dont elle est dépositaire. Jusqu'à preuve du contraire, toute copie fait preuve de son contenu sans pour autant qu'il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ni l'autorité de son auteur. Le conseil d'administration…...
La loi ne déterminant pas les règles précises concernant la durée de conservation du registre de la copropriété, il faut donc se référer aux éventuelles dispositions prescrites dans la déclaration de copropriété; pour approfondir ce sujet, la chronique de Richard LeCouffe intitulée "Délais de conservation des documents du registre" offre des éclaircissements pertinents. En outre, il est intéressant de noter l'émergence de sociétés spécialisées dans la gestion documentaire proposant des services de numérisation complète des archives de copropriétés; cette dématérialisation permet une gestion plus…...
La gestion d'une copropriété comporte un aspect administratif nécessitant l'application de procédures de contrôle strictes. L'efficacité dans la réalisation des tâches administratives est essentielle pour garantir une gestion harmonieuse et performante au sein d'un syndicat de copropriétaires; malgré leur complexité éventuelle, ces responsabilités sont essentielles pour assurer la transparence et l'ordre dans le fonctionnement de la copropriété. En tant qu'acteur de première ligne, le gestionnaire joue un rôle clé dans la mise en œuvre et le suivi de ces procédures assurant ainsi le…...
L’administration d'un syndicat de copropriétaires nécessite une expertise en finances qui est indispensable au bon fonctionnement de la copropriété. En collaboration avec le conseil d’administration, le gestionnaire assure l'équilibre budgétaire et la gestion financière ce qui englobe la préparation des budgets, la gestion des comptes et la répartition des charges communes (frais de condo); il joue aussi un rôle névralgique dans la gestion de la trésorerie s'occupant des transactions bancaires, des investissements dans les fonds de prévoyance et d'auto-assurance ainsi…...
Le syndicat de copropriétaires a pour mission de veiller à la conservation de l’immeuble et à l’entretien des parties communes; pour garantir la bonne tenue du bâtiment, il fait intervenir différents prestataires de service. La gestion technique et immobilière vise la conservation des parties communes; de plus, un immeuble bien entretenu passe forcément par la réalisation de travaux nécessaires afin d'éviter la détérioration des parties communes. Par ailleurs, pour effectuer les travaux correctement, la mise en place d’un carnet d'entretien, d'un plan de…...
Le contrat de gestion détermine les obligations ainsi que le mode de rémunération du gestionnaire en précisant la durée ainsi que la nature du mandat. En principe, il revient au conseil d’administration de fixer les balises du contrat de gestion et ce, en fonction de la taille et des particularités de la copropriété. Quant aux modalités de nomination et de remplacement du gestionnaire, elles sont normalement prévues dans l’acte constitutif de copropriété. Le contrat de gestion précise les services fournis et leurs conditions financières; il distingue…...
Le gestionnaire de copropriété qui est lié au syndicat de copropriétaires par un contrat de services n'aura pas la même relation avec son client que celui qui a un statut d’employé avec ce même syndicat et ce, au terme d'un contrat de travail; cela dit, peu importe la nature du lien entre les deux parties et afin d'éviter les malentendus ainsi que les possibles litiges devant les tribunaux, mieux vaut préciser les termes du contrat, son renouvellement possible et les obligations…...
La qualification de la relation contractuelle entre le syndicat de copropriétaires et le gestionnaire de copropriété est d’une importance capitale, car les règles pour y mettre fin diffèrent dépendamment s'il s'agit d'un contrat de services ou d'un contrat de travail; l’article 2085 du Code civil du Québec définit ce dernier comme étant celui, verbal ou écrit, par lequel une personne, le salarié (l'employé), s’oblige pour un temps limité et moyennant rémunération à effectuer un travail sous la direction ou le contrôle d’une…...
Les dégâts d’eau sont les sinistres les plus fréquents en copropriété. La notion de dégât d’eau inclut également la responsabilité civile du syndicat, du copropriétaire et du locataire qui pourrait se trouver engagée en cas de dommages subis par des tiers; la question à savoir qui en est le responsable se pose constamment. Or, il faut connaître le droit applicable à l’égard du fautif. D’autres considérations touchent tant l’assureur du syndicat que celui des copropriétaires concernés afin de…...
Le gestionnaire est un acteur de premier plan au sein d’une copropriété. À l’instar du conseil d’administration, le rôle du gestionnaire vise la conservation de l'immeuble dont il a la charge et par conséquent, les administrateurs doivent s'assurer que le gestionnaire assume sa mission avec dignité, loyauté, honnêteté, prudence, diligence et probité; pour ce faire, le conseil d'administration a tout intérêt à mettre en place un code de déontologie dans lequel est abordée l'éthique professionnelle, c'est-à-dire le respect des lois et des règlements, la…...
