La loi ne déterminant pas les règles précises concernant la durée de conservation du registre de la copropriété, il faut donc se référer aux éventuelles dispositions prescrites dans la déclaration de copropriété; pour approfondir ce sujet, la chronique de Richard LeCouffe intitulée "Délais de conservation des documents du registre" offre des éclaircissements pertinents. En outre, il est intéressant de noter l'émergence de sociétés spécialisées dans la gestion documentaire proposant des services de numérisation complète des archives de copropriétés; cette dématérialisation permet une gestion plus efficace et un partage facilité des documents via des supports numériques.
Modalités et conditions de consultation du registre
Introduit par le Projet de loi 16, l'article 1070.1 du Code civil du Québec est venu baliser les modalités d’accès du registre; ainsi, les documents qui s'y trouvent doivent être consultés en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration. En outre, les consultations doivent être faites à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l’immeuble.
Cela dit, tout syndicat de copropriétaires pourrait imposer des balises d'accès différentes au registre en fonction d'une réalité qui lui est propre; il peut également imposer qu'un rendez-vous soit pris avec un des administrateurs et aussi exiger le paiement de frais raisonnables pour compenser le temps consacré à la consultation par un copropriétaire. Toutefois, il ne faudrait pas que les tarifs et les conditions d'accès du registre restreignent de manière abusive le droit d’un copropriétaire à y accéder. Finalement, mooyennant le paiement de frais raisonnables, tout copropriétaire a le droit d’obtenir une copie du contenu du registre et de ses documents.
Limites à la consultation
Le syndicat n'est pas tenu de fournir aux copropriétaires un accès illimité à l'ensemble des données contenues dans le registre; seules les informations spécifiées à l'article 1070 du Code civil du Québec doivent être rendues accessibles aux copropriétaires. Dans un jugement rendu par la Cour supérieure, le tribunal a statué que « les copropriétaires ne pouvaient pas avoir un accès sans contrainte et de façon complète aux livres de comptabilité de la copropriété. » De plus, dans un autre jugement rendu par la Cour Supérieure, il fut précisé ce qui suit: « il est très improbable que le législateur ait voulu que dans une copropriété divise chaque copropriétaire ait ainsi le droit absolu de fouiller à sa guise dans tous les documents comptables, fiscaux et autres dont certains contiennent nécessairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels. » Bref, advenant que le registre de la copropriété contienne des renseignements personnels à propos d'un copropriétaire, d'un locataire ou d'un autre occupant de l’immeuble, ces renseignements ne pourraient pas être transmis aux copropriétaires qui en feraient la demande.
Registre en français
Introduit par le Projet de loi 16, l'article 1070.1.1 C.c.Q. prévoit dorénavant que les documents composant le registre ainsi que ceux qui sont transmis aux copropriétaires doivent être rédigés en français.
BON À SAVOIR! Sous réserve des adresses courriel et des numéros de téléphone, le registre contenant les noms et adresses postales des copropriétaires doit être accessible à ces derniers. Cependant, si la convocation par courriel à l'assemblée des copropriétaires est prévue dans la déclaration de copropriété et qu'un copropriétaire initie légalement une convocation, il aura alors accès, pour cette seule fin, à ces adresses.
À RETENIR: Le conseil d’administration peut mettre en place un Extranet pour la copropriété; ce dernier consiste en la mise à disposition dans un site sécurisé de façon dématérialisée de documents détenus au registre de la copropriété.
ATTENTION! Le registre de la copropriété peut contenir d’autres renseignements personnels concernant un copropriétaire, un locataire ou un autre occupant de l’immeuble. Le Code civil du Québec et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé encadrent le traitement des renseignements personnels sur tout individu obtenus par le syndicat et ce, qu'il s'agisse de copropriétaires ou de tiers; il ne peut les communiquer à qui que ce soit s'il n'en a pas obtenu le consentement du principal intéressé ou s'il n'y est pas autorisé par la loi.
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