Charge administrative

La gestion d'une copropriété comporte un aspect administratif nécessitant l'application de procédures de contrôle strictes. L'efficacité dans la réalisation des tâches administratives est essentielle pour garantir une gestion harmonieuse et performante au sein d'un syndicat de copropriétaires; malgré leur complexité éventuelle, ces responsabilités sont essentielles pour assurer la transparence et l'ordre dans le fonctionnement de la copropriété. En tant qu'acteur de première ligne, le gestionnaire joue un rôle clé dans la mise en œuvre et le suivi de ces procédures assurant ainsi le bon déroulement des activités quotidiennes de la copropriété.

Secrétariat

Dans le cadre de ses tâches propres au secrétariat, le gestionnaire pourrait devoir:

tenir et mettre à jour le registre de la copropriété;
procéder à l'archivage et à la gestion des documents relatifs à la copropriété;
préparer les documents propres à la convocation et à la tenue des assemblées de copropriétaires tels les avis de convocation, l’ordre du jour, les procurations, le bilan, les états des résultats, les états des dettes et des créances, le budget annuel prévisionnel, les notes qui concernent les modalités essentielles à tout contrat proposé ainsi que les travaux projetés qui en découlent et la feuille de présence;
préparer les documents relatifs à l’assemblée annuelle des copropriétaires ou à l’assemblée extraordinaire tels les présentations PowerPoint ou le rapport du conseil d’administration;
rédiger les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires;
préparer les documents relatifs à la convocation des réunions du conseil d’administration;
assister aux réunions du conseil d’administration et rédiger les procès-verbaux;
mettre à jour les informations du syndicat qui figurent au Registre des entreprises du Québec (REQ) et ce, via une déclaration de mise à jour annuelle, une déclaration de mise à jour courante ou une déclaration de mise à jour de correction.

Communication

Dans le cadre de ses tâches propres aux communications, le gestionnaire pourrait devoir:

agir comme intermédiaire entre les administrateurs, les copropriétaires, les fournisseurs de services et le personnel;
recevoir et traiter les lettres, les courriels, les messages (textos) et les appels téléphoniques;
transmettre une déclaration de sinistre à l’assureur ou au courtier en assurance de dommages du syndicat en lien avec un sinistre qui pourrait mettre en jeu l’une des garanties prévues au contrat d’assurance;
transmettre les décisions du conseil d’administration aux copropriétaires ainsi qu’aux fournisseurs de services et aux tiers;
envoyer des communiqués aux copropriétaires pour les informer de situations particulières telles la fermeture de la piscine afin de réaliser des travaux de réhabilitation;
envoyer un avis aux copropriétaires les informant qu’un recours judiciaire est intenté contre le syndicat de copropriétaires;
transmettre les informations utiles à un promettant-acquéreur telles un état des charges communes impayées ou une demande de renseignements au syndicat de copropriétaires;
accueillir les nouveaux copropriétaires ou locataires.

Management

Dans le cadre de ses tâches propres au management, le gestionnaire pourrait devoir:

assurer le respect de la déclaration de copropriété et ce, sous la supervision du conseil d’administration;
gérer les diverses demandes des copropriétaires;
donner suite aux demandes des copropriétaires concernant la consultation de certains documents consignés au registre de la copropriété;
recruter du personnel;
assurer un suivi concernant la gestion du personnel;
évaluer et former le personnel en vue d’optimiser ses performances;
faire le suivi des contrats afin d’assurer le bon fonctionnement et la conservation de l’immeuble;
faire le suivi des décisions prises lors de l’assemblée de copropriétaires et des réunions du conseil d’administration pour faire en sorte qu’elles soient mises en œuvre.

BON À SAVOIR! Parfois, le gestionnaire a le mandat d’assurer la mise en application du contenu de la déclaration de copropriété; ainsi, sous l’égide du conseil d’administration, il doit veiller à ce que le règlement de l’immeuble soit scrupuleusement respecté par les copropriétaires, par les occupants et par les locataires.