Le contrat de gestion détermine les obligations ainsi que le mode de rémunération du gestionnaire en précisant la durée ainsi que la nature du mandat. En principe, il revient au conseil d’administration de fixer les balises du contrat de gestion et ce, en fonction de la taille et des particularités de la copropriété. Quant aux modalités de nomination et de remplacement du gestionnaire, elles sont normalement prévues dans l’acte constitutif de copropriété. Le contrat de gestion précise les services fournis et leurs conditions financières; il distingue également les prestations de base des prestations supplémentaires, ces dernières pouvant entraîner des coûts additionnels.
Formalisme: un contrat écrit s'impose
Bien que la loi soit muette quant à l’obligation de conclure un contrat écrit avec le gestionnaire, il est fortement recommandé d’en prévoir un; ce document écrit est primordial à la saine gestion d’une copropriété, car il évitera les malentendus qui portent sur la nature des prestations à livrer ainsi que sur leurs conditions financières et d’exécution. Essentiellement, il existe deux types d’engagements contractuels entre un syndicat de copropriétaires et un gestionnaire: le contrat de travail et le contrat de services.
Contrat de travail
Certains syndicats préfèrent embaucher un employé pour assurer la gestion de leur copropriété (autogestion); ainsi, cette relation est régie par un contrat de travail auquel le gestionnaire s’engage à travailler moyennant un salaire sous la supervision ou le contrôle du conseil d’administration.
Contrat de services
Pour sa part, le contrat de services consiste pour le gestionnaire ou son entreprise à fournir des prestations au syndicat moyennant des honoraires que ce dernier devra payer; lorsqu’il est lié par un contrat de services et non par un contrat de travail résultant d’une embauche, le gestionnaire a, en principe, le libre choix des moyens d’exécution, car il n’existe aucun lien de subordination entre les parties. Cependant, le syndicat est en droit d’avoir des attentes à l'égard du gestionnaire en vue d’évaluer la qualité de son travail et de se prononcer sur les services rendus.
Afin d’améliorer la gestion d’une copropriété, mais aussi d’accroître la transparence du gestionnaire à l’égard du syndicat, le Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ) a créé un contrat de services type (modèle) lequel est conçu expressément pour les gestionnaires et les administrateurs; ce contrat énumère les prestations de base que doivent livrer les gestionnaires tout en distinguant celles qui sont considérées comme des prestations additionnelles.
Prestations relatives au contrat de services
Il appartient au conseil d’administration de préciser la nature des prestations qui figurent au contrat; cela dit, un gestionnaire de copropriété propose habituellement son propre contrat, mais cela ne veut pas dire pour autant que son contenu satisfera toutes les exigences du syndicat et c'est pourquoi il faut lire le tout attentivement et y ajouter des éléments et des clauses au besoin.
Le contrat de gestion doit également prévoir la description des différentes prestations de base telles que le nombre de visites hebdomadaires, mensuelles ou annuelles dans l’immeuble ainsi que la présence requise du gestionnaire lors des réunions du conseil d’administration.
BON À SAVOIR! La distinction entre un contrat de travail et un contrat de services est fondamentale; le salarié est subordonné à l’employeur alors que le prestataire de services a généralement le libre choix des moyens d’exécution du contrat.
À RETENIR: Pour bien définir la rémunération du gestionnaire, les termes du contrat de services distinguent généralement les prestations de base de celles qui sont supplémentaires.
ATTENTION! Le contrat de services doit établir une liste limitée de prestations supplémentaires, car elles impliquent le versement d’une rémunération additionnelle.
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