Guide pour les syndicats de copropriétaires devenant employeurs

Un syndicat de copropriétaires (SDC) devient employeur lorsqu’il procède à l’embauche d’un employé, en vertu d’un contrat de travail, verbal ou écrit. Un contrat de travail existe lorsqu’un employé effectue, moyennant rémunération, un travail sous la direction ou le contrôle d’un employeur (article 2085 du Code civil du Québec). Cela implique de nouvelles responsabilités et obligations légales pour le SDC. Afin d’assurer une gestion conforme et efficace de cette nouvelle relation d’emploi, il est important de suivre les étapes suivantes :

1. Inscription comme employeur auprès des autorités fiscales :

• Revenu Québec : Un SDC doit s’inscrire comme employeur auprès de Revenu Québec. Cette inscription permet de prélever à la source l’impôt sur le revenu québécois, ainsi que de retenir et de verser les cotisations des employés au Régime des rentes du Québec (RRQ) et aux régimes sociaux québécois, tels que le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), si l’emploi est assurable.
• Agence du revenu du Canada (ARC) : Le SDC doit également s’inscrire auprès de l’ARC pour obtenir un numéro de compte de programme des retenues sur la paie, dont l’impôt sur le revenu fédéral et l’assurance-emploi (AE), si l’emploi est assurable.

2. Adhésion à la CNESST :

• Le SDC doit aussi s’inscrire à la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), notamment pour assurer ses employés contre les accidents du travail et les maladies professionnelles.

3. Préparation de la paie :

• Mettre en place un système de paie conforme aux lois fiscales et aux normes du travail. Cela inclut la retenue des impôts et des cotisations sociales, ainsi que le paiement des salaires. Un SDC doit aussi conserver ses registres de paie et prélèvements pendant au moins 6 ans à compter de la fin de l’année d’imposition à laquelle ils s’appliquent.

4. Rédaction et affichage des politiques contre le harcèlement psychologique, ainsi qu’en matière de santé et de sécurité au travail :

• Élaborer des politiques contre le harcèlement psychologique et en matière de santé et de sécurité au travail et s'assurer qu'elles sont bien comprises par les employés. Ces politiques doivent être affichées de manière visible sur le lieu de travail.

5. Formation et information :

• Assurer que tous les employés, y compris les copropriétaires rémunérés, reçoivent une formation adéquate sur les normes de santé et de sécurité au travail.

Un employeur qui ne respecte pas les exigences de prélèvements relatifs à la paie pourrait devoir payer une pénalité pour les montants non retenus. De plus :

En cas d’accident :

• Responsabilité financière : Si un accident survient et que le SDC n’est pas inscrit auprès de la CNESST, il pourrait être tenu responsable de tous les coûts associés à l’accident, incluant les soins médicaux et l'indemnisation de l’employé.
• Responsabilité pénale : Des pénalités peuvent être imposées au SDC pour non-respect des obligations légales en matière de sécurité.

Pour les administrateurs :

• Responsabilité civile : Les administrateurs pourraient également être tenus personnellement responsables, si leur négligence ou leur omission entraîne un accident du travail, lors de poursuites civiles pour dommages et intérêts.
• Responsabilité pénale : Dans des cas très graves, les administrateurs peuvent aussi faire face à des accusations criminelles si leur comportement est jugé téméraire ou délibérément négligent.

Conseils pour se conformer :

1. Consultation d’un avocat ou d’un expert en droit du travail : Obtenir des conseils juridiques pour s’assurer que toutes les procédures sont correctement suivies et conformes aux lois en vigueur.
2. Utilisation de logiciels de gestion de paie : Utiliser des logiciels spécialisés pour la gestion de la paie et des cotisations sociales peut aider à éviter des erreurs.
3. Formation continue : Assurer une formation continue pour les administrateurs et les employés sur les nouvelles normes et les meilleures pratiques en matière de santé et de sécurité au travail.
4. Travail occasionnel de bénévoles : Advenant que du travail soit effectué occasionnellement par des bénévoles, dont des copropriétaires, envisager leur inscription auprès de la CNESST, selon les circonstances, afin qu’ils puissent, eux aussi, bénéficier d’avantages prévus à la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles.

Conclusion :

Pour protéger le SDC et ses administrateurs, il est essentiel de respecter toutes les obligations légales en matière d'emploi et de sécurité au travail. Cela comprend l’inscription auprès des autorités fiscales et de la CNESST, la mise en place d’un système de paie conforme, et la formation continue des employés et des administrateurs. En cas d’accident, les conséquences financières et légales peuvent être lourdes, rendant la conformité indispensable.

Richard LeCouffe

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