Socle de la gestion des copropriétés divises, le financement et la tenue comptable des syndicats de copropriétaires doivent être maitrisés tant par ceux qui ont à établir les comptes que par ceux qui ont à en rendre compte auprès des copropriétaires. Il faut savoir qu'un syndicat de copropriétaires a l’obligation de comptabiliser ses opérations par fonds. Le Code Civil du Québec impose la création d’un fonds général, d’un fonds de prévoyance et depuis avril 2022 d'un fonds d’auto assurance. Le fonds général pour les opérations courantes est aussi parfois appelé fonds d’administration ou fonds d’opération.
L’implantation
La constitution de fonds complexifie la comptabilité de la copropriété. Les administrateurs ne peuvent pas avoir uniquement un compte bancaire appelé fonds de prévoyance ou fonds d’auto assurance et s’imaginer que les exigences du Code Civil du Québec sont respectées. Chacun des fonds, étant indépendant des autres, doit avoir ses propres états financiers : un état des résultats, de l’actif net et de la situation financière (bilan).
Chaque fonds étant indépendant, il se peut qu’en fin d’année il y ait des opérations inter-fonds non soldées. Par exemple, le fonds d’opération pourrait avoir un montant à recevoir du fonds de prévoyance s’il a payé des dépenses pour ce dernier durant l’année. Par contre, à l’inverse, il est possible que le fonds d’opération ait un montant à payer au fonds de prévoyance si, par exemple, il manquait de liquidités pour faire les contributions tels que budgétées. Ce type de dû inter-fonds est contraire à la volonté du Code Civil du Québec qui mentionne qu’en tout temps les actifs du fonds de prévoyance et du fonds d’auto assurance doivent être liquides. En effet, un compte à recevoir du fonds d’opération ne constitue pas un actif liquide du fonds de prévoyance à moins d’avoir les liquidités suffisantes au fonds d’opération.
La multiplication des fonds
Plusieurs copropriétés veulent compartimenter les opérations du syndicat et donc créent plusieurs fonds. En plus du fonds de prévoyance, il y a parfois le fonds d’entretien ou de maintenance, le fonds légal, le fonds de rénovation, le fonds d’amélioration, le fonds de peinture et ainsi de suite. Rappelez-vous que lorsque vous multipliez les fonds, ceux-ci sont indépendants alors si un fonds n’a pas l’argent nécessaire pour opérer, il y aura forcément des sommes à recevoir ou à payer entre les fonds. Il devient ensuite compliqué de bien comprendre et de bien expliquer les états financiers. Il est préférable de garder ça simple.
Réserve
Un bon compromis à la multiplication des fonds sont les réserves dans l’état de l’actif net. La réserve ne crée pas l’obligation d’avoir un compte bancaire distinct. La réserve est créée lorsque vous affectez un montant de votre surplus cumulé du fonds général ou d’opération à un événement ou projet à venir. Les copropriétaires savent alors qu’une partie de leur surplus est déjà réservée. La réserve permet de donner une raison d’être au surplus qui autrement pourrait être considéré comme excessif.
Donc, bonne réflexion avant de multiplier les fonds et les comptes bancaires de la copropriété. Pensez aux lecteurs profanes des états financiers…
Aline Desormeaux, CPA auditrice, CA
Désormeaux Patenaude inc
1312 Sherbrooke est
Montréal, Québec H2L 1M2
Téléphone : 514 522-2232 EXT. 207
[email protected]
www.dpcpa.ca/
Les chroniques expriment l’opinion personnelle de leurs auteurs et n’engagent absolument pas la responsabilité de l’éditeur du site, CondoLegal.com Inc. Le contenu et les avis émis dans une chronique n’engagent que leur auteur.
