L'état de la situation financière, aussi nommé bilan, fait état des actifs, des passifs et de l'actif net du syndicat des copropriétaires à un moment précis. C'est une photo de la situation financière à une date donnée comparativement aux autres états qui couvrent habituellement un exercice complet.
L'état de la situation financière présente d'un côté les actifs et de l'autre, les passifs et l'actif net. L’actif est toujours égal à la somme du passif et de l’actif net. Tout le monde connait la fameuse citation « rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme ». Ce principe se retrouve en comptabilité. L’état de la situation financière est toujours équilibré puisque l’actif est financé soit par les créanciers (les passifs) ou par les copropriétaires (l’actif net).
En copropriété, il faut utiliser la comptabilité par fonds, le Code civil du Québec exigeant au minimum le fonds d’opération, le fonds de prévoyance et le fonds d'auto assurance. Chacun des fonds est indépendant de l'autre et a son propre état de la situation financière qui doit être équilibré.
Les actifs
Les actifs sont des ressources ou des biens qui seront utilisés ou consommés au cours des années futures. Les soldes bancaires, les comptes à recevoir, les frais payés d'avance, l'inventaire, les immobilisations et les placements sont des actifs.
Les actifs sont séparés entre le court et le long terme selon leur facilité à devenir des liquidités. Les actifs les plus liquides sont l'encaisse et les placements temporaires et ils sont les premiers inscrits à l'actif à court terme. Par la suite, les actifs les plus liquides sont habituellement les comptes à recevoir. Les comptes à recevoir à court terme devraient être encaissés au cours du prochain exercice. Si un compte à recevoir a une date d'encaissement à plus d'un an, il sera présenté à long terme.
Dans l'ordre des actifs à court terme, il y a ensuite habituellement les payés d'avance. Ces actifs seront transférés à la dépense au fil du temps ou de leur utilisation. L'assurance, les taxes foncières, les contrats d'entretien, l'inventaire de fournitures (clés ou de manettes) sont habituellement payés avant d’être consommés. Ainsi, la portion à être consommée lors du prochain exercice sera un frais payé d’avance pour le syndicat. Si l'assurance est payée pour les 6 prochains mois, il s'agit d'une ressource (un actif) que vous n'aurez pas à débourser l'an prochain.
Après les actifs à court terme, il y a les actifs à long terme. Ces actifs ont une valeur économique qui durera plus d'un exercice. Dans cette catégorie nous retrouvons les immobilisations et les placements à long terme. Les immobilisations incluses dans les actifs d'un syndicat de copropriété sont les immobilisations qui ne font pas partie des espaces communs. Ce sont les immobilisations qui font partie de son patrimoine. Par exemple, l'appartement du concierge acheté par le syndicat, le tracteur pour le gazon, le matériel de bureau, les équipements informatiques. Ces actifs d'une durée de plus d'un an sont présentés à l'actif à long terme et transférés à la dépense selon leur durée de vie utile qui ne doit pas excéder 40 ans. Si l'ordinateur payé 3000$ a une durée de vie de 3 ans, un montant de 1000$ par année sera réduit de l'actif et mis en dépense à l'état des résultats au poste amortissement.
Les placements à long terme sont ceux ayant une échéance de plus d’un an. Cependant, il ne faut pas oublier que le Code civil du Québec requiert que les placements du fonds de prévoyance soient liquides. Ainsi, les placements à long terme devraient toujours être encaissables en tout temps.
Les passifs
Le passif représente les dettes du syndicat. Les dettes sont également présentées à court et à long terme à l'état de la situation financière, selon leur échéance prévue. Les dettes à court terme habituelles d’un syndicat de copropriété sont la marge de crédit, les comptes à payer, les salaires et vacances à payer et la partie à court terme de la dette à long terme (portion du capital de la dette échéant à moins d'un an). Les dettes à long terme viennent à échéance à plus d'un an.
Lorsque l'actif et le passif sont établis, la soustraction du passif de l'actif indique la valeur nette du syndicat. Il y a surplus cumulé si l'actif excède le passif et un déficit si le passif excède l'actif.
Les limites de l’état de la situation financière
a) Certains des actifs sont comptabilisés au coût et d'autres au coût amorti. Par exemple, si le syndicat a acheté un appartement pour le surintendant, il est comptabilisé au coût. Le coût étant souvent, après quelques années seulement, bien en deça de la juste valeur du bien.
b) L'établissement du bilan nécessite des estimations comptables. Par exemple, l'estimation d'une mauvaise créance et l'estimation de la durée de vie de ses immobilisations. S'il y a des dettes éventuelles (un procès en cours), il faut estimer s'il est probable ou non que le syndicat aura une dette à payer, auquel cas, il faut comptabiliser un passif, sans attendre le jugement final.
c) Finalement, les engagements financiers ne sont pas comptabilisés. Si vous avez signé un contrat qui n'est pas encore réalisé, vous n'avez rien à comptabiliser à l'état de la situation financière.
Malgré ces lacunes qui peuvent présenter un état de la situation financière qui est différent de la situation réelle, l'état de la situation financière est un état financier très important. Il sert à:
a) Mesurer le ratio d'endettement de la copropriété (dettes/actifs totaux). Plus ce ratio est élevé, plus les créanciers sont importants et plus vous êtes vulnérable car vos ressources sont déjà engagées pour le remboursement de la dette les années suivantes et/ou s'il s'agit d'une dette assortie d'un taux d'intérêt, vous êtes vulnérable à une hausse des taux d'intérêts.
b) Établir votre actif net par fonds. Avez-vous des surplus ou des déficits cumulés pour chacun de vos fonds? Si les surplus sont importants, vous avez une certaine marge de manœuvre pour réaliser des projets futurs. Par contre si vous avez un déficit, il faut à court terme renflouer les sommes. Probablement qu'une cotisation spéciale sera exigée.
c) Le fonds de prévoyance est-il bien pourvu? Si le fonds de prévoyance indique un surplus mais que l'argent est prêté au fonds d'opération, il faut agir dans les plus brefs délais et rétablir la situation.
Ce ne sont que des exemples démontrant que l'état de la situation financière contient énormément d'informations, il suffit d'être attentif et de savoir interpréter l'information tout en connaissant les limites.
Aline Desormeaux, CPA auditrice, CA
Désormeaux Patenaude inc
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