La comptabilité de la copropriété est gérée par les membres du conseil d'administration ou le gestionnaire désigné par ce dernier. Il est nécessaire pour ceux-ci de comprendre les règles de la comptabilité afin d’assurer la gestion efficace du syndicat de copropriétaires au quotidien et mesurer son résultat d’une manière fiable. Or, les administrateurs et les copropriétaires ne sont pas tous comptables de métier. Il est donc important qu’ils saisissent l’essentiel concernant la comptabilité de leur copropriété. En pratique, plusieurs méthodes de comptabilité peuvent être envisagées : chacune obéit à un principe spécifique et poursuit souvent une finalité bien particulière. On distingue deux types de comptabilité : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice.
COMPTABILITÉ DE CAISSE
La comptabilité de caisse consiste à comptabiliser les opérations du syndicat au moment de la réception ou du décaissement lié à l’opération. Il s’agit d’une reproduction fidèle du relevé bancaire, décomposé en divers comptes d’actifs, de passifs, de revenus ou de dépenses. De plus, au lieu de parler de revenus et de dépenses, il faut parler de recettes et de décaissements. Cette méthode de comptabilité comporte de nombreuses limites.
Cas pratique
Pour exemple, prenons un copropriétaire qui pour la première fois cette année, en 2023, part pour la Floride et revient dans six mois. Avant de quitter en décembre 2023, il remet un chèque couvrant ses six prochains mois de frais de copropriété. La fin d’exercice du syndicat est le 31 décembre. En décembre lors de la réception du chèque, l’encaissement est comptabilisé au revenu. Il y aura donc pour cette année 2023, 18 mois de frais de condo soit les 12 mois habituels et 6 mois supplémentaires. L’an prochain, à son retour de vacances, il va recommencer à payer mensuellement ses frais de copropriété, il y aura donc en 2024, 6 mois de revenus seulement (juillet à décembre).
À l’inverse, si un copropriétaire est dans l’incapacité financière de payer ses frais de copropriété durant l’année 2023, il n’y aura donc aucun revenu enregistré. En janvier 2024, il gagne à la loterie et verse au syndicat ses 12 mois de frais de condo en retard. En 2024, il y aura donc 24 mois de revenus enregistrés.
La problématique s’applique aussi aux dépenses. Si en décembre 2022, le syndicat reçoit la facture pour le déneigement de 2022-2023 et il paie immédiatement, la dépense sera comptabilisée en 2022. En décembre 2023, la facture de déneigement pour l’hiver 2023-2024 est reçue mais le paiement est seulement fait en janvier 2024 et donc, la dépense sera seulement enregistrée en 2024. Pour l’année 2023, il n’y aura donc aucune dépense de déneigement.
Avec la comptabilité de caisse, la comptabilité du syndicat sera ainsi très disparate d’une année à l’autre et le suivi budgétaire sera très difficile à effectuer.
Ces différentes problématiques sont réglées avec la comptabilité d’exercice. Néanmoins, la tenue de livre en est plus complexe.
COMPTABILITÉ D'EXERCICE
En comptabilité d’exercice, le revenu est comptabilisé lorsqu’il est gagné et la dépense lorsqu’elle est engagée. Le copropriétaire qui quitte pour la Floride et paie 6 mois d’avance ses frais de copropriété aura aucun impact sur le revenu du syndicat. Le 6 mois de ses frais de condo qu’il paie avant de quitter sera considéré comme un passif pour le syndicat, soit un revenu perçu d’avance qui sera constaté au revenu uniquement lorsque qu’il sera réellement gagné au fil du temps. Pour l’autre copropriétaire qui paie ses frais de condo en retard à cause de ses problèmes financiers, le revenu non encaissé sera tout de même comptabilisé mensuellement en 2023. Il y aura alors une créance à recevoir de ce copropriétaire inscrite au bilan. La comptabilité est ainsi beaucoup plus limpide et le suivi budgétaire est grandement facilité.
Quant aux dépenses, elles sont comptabilisées lorsqu’elles sont engagées même si elles n’ont pas été payées et même si la facture n’est pas reçue du fournisseur. Par exemple, la facture d’électricité du mois de décembre 2023 est reçue à la fin janvier 2024. Il faut alors comptabiliser un compte à payer dans les états financiers de 2023 pour l’électricité consommée en décembre.
CONCLUSION
Si la copropriété a peu de transactions, les copropriétaires paient rubis sur l’ongle et les dépenses sont payées religieusement, il est possible de se limiter à faire une comptabilité de caisse. Par contre, s’il y a des comptes à recevoir ou des revenus perçus d’avance, des comptes à payer ou des dépenses payées d’avance, il faut privilégier la comptabilité d’exercice. Le suivi budgétaire sera amélioré ainsi que la comparaison des résultats d’un exercice à l’autre.
Bonne entrée de données…
Aline Desormeaux, CPA auditrice, CA
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