En théorie, votre copropriété n’a pas nécessairement besoin d’un comptable professionnel agréé pour présenter son information financière, que ce soit les états financiers, les prévisions financières ou les demandes de financement. Des administrateurs compétents ou un gestionnaire pourraient faire le travail et bien présenter l’information financière exigée. Le besoin pourrait cependant se faire sentir si les copropriétaires ont un doute sur le travail, les compétences ou l’honnêteté des membres du conseil d'administration. Les rapports internes soumis aux copropriétaires peuvent aussi être absents ou déficients.
La déclaration de copropriété
Toutefois, la déclaration de copropriété peut contenir une clause qui oblige le conseil d'administration de faire vérifier les états financiers du syndicat de copropriété par un comptable professionnel agréé (CPA). Par ailleurs, il faut savoir que lorsqu’un promoteur ne détient plus la majorité des voix à l’assemblée des copropriétaires, l’administrateur transitoire peut être tenu de faire produire des états financiers vérifiés sur demande des copropriétaires représentant 40 % des voix de tous les copropriétaires. Cette demande peut être faite en tout temps, même avant l’assemblée.
Trois types de missions liés à l’information financière
Le comptable professionnel agréé (CPA) réalise principalement trois types de missions liés à l’information financière. Il peut soit réaliser une mission de compilation, une mission d’examen ou une mission d’audit.
La mission de compilation (avis au lecteur) consiste à recueillir les données financières de la copropriété et de les assembler en états financiers, tableaux et/ou annexes de façon compréhensible. Ces états financiers n’ont pas à respecter les normes comptables et d’audit généralement reconnues pour les organismes sans but lucratif. Le comptable professionnel doit cependant aviser le lecteur des limites de son rapport. L’état financier est accompagné d’un avis au lecteur mentionnant ce fait et chaque page de l’état financier indique bien en évidence que les données sont « non audités - voir l’avis au lecteur ».
La mission d’examen offre un degré d’assurance de l’information financière plus élevé que la mission de compilation. Le comptable professionnel agréé doit être indépendant, connaitre les normes comptables applicables aux copropriétés et être au fait des particularités de la copropriété pour laquelle il réalise la mission. Pour être en mesure d’émettre un rapport de mission d’examen, le comptable professionnel agréé procède principalement à des prises de renseignement et à des analyses. Il rencontre également, au besoin, les membres du conseil d'administration, le gestionnaire, et le teneur de livres. Le comptable émet un rapport avec une opinion de forme négative indiquant qu’il n’a pas constaté d’irrégularités qui pourraient laisser croire que les états financiers sont erronés. Chaque page des états financiers portera bien en évidence la mention « non audité ».
La mission d’audit offre le degré d’assurance de l’information financière le plus élevé, si bien que cet état financier répond le mieux aux exigences des utilisateurs. En plus de s’assurer que l’information financière donne une image fidèle de la situation financière de la copropriété, l’auditeur s’assure également que les contrôles internes mis en place par le syndicat sont utiles et respectés. Pour cette mission, l’auditeur applique principalement les mêmes procédures que la mission d’examen, mais il doit obtenir des preuves concluantes et des pièces justificatives.
Le fait de faire certifier vos états financiers, que ce soit pour une mission d’examen ou d’audit, dégage en partie les administrateurs de leurs responsabilités. Une partie de la responsabilité repose sur l’auditeur qui a une assurance responsabilité professionnelle. Néanmoins, il faut que tous les faits et la documentation soient transmis à l’auditeur.
Afin de prendre une décision éclairée sur le type de mission qui convient à votre copropriété, vous devez prendre en considération les facteurs suivants :
La transparence doit être au cœur des priorités des administrateurs. Ils travaillent pour l’ensemble des copropriétaires et ils administrent le bien d’autrui. Les rapports soumis doivent être compréhensibles, bien étayés et concis. Dépendamment de la compétence et de l’implication des administrateurs et du gestionnaire, il peut être souhaitable de faire appel à un expert externe.
L’information doit être accessible aux copropriétaires et bien communiquée. Il ne s’agit pas de donner un ramassis d’information. Les rapports fournis doivent être compréhensible par les copropriétaires.
Une autre qualité très importante de l’information financière est qu’elle doit être soumise rapidement, autrement elle devient désuète. Il est souvent souhaitable de donner une information moins précise que d’attendre qu’elle soit dépassée.
Le niveau de crédibilité des états financiers d'un comptable professionnel agréé est proportionnel au coût de la mission. Une mission de compilation est beaucoup moins dispendieuse qu’une mission d’examen. Et la mission d’examen l'est beaucoup moins qu’une mission d’audit.
Bonne réflexion.
Aline Desormeaux, CPA auditrice, CA
Désormeaux Patenaude inc
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