Délais de conservation des documents du registre

21 février 2022 - Les archives d’une copropriété sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir gérer l’immeuble, prouver des droits ou témoigner de certaines activités. On me demande parfois quels sont les délais pendant lesquels les documents contenus aux registres de la copropriété doivent être conservés par le syndicat. La question est légitime, puisque le législateur n’a donné aucune indication explicite à ce sujet dans le Code civil.

À moins que ce silence ne signifie plutôt : « Vous devez conserver tout, en permanence! ».  Je penche personnellement de ce côté…

Un rappel

Le Code prévoit essentiellement que le syndicat (i.e. le conseil d’administration) doit tenir la liste de ses membres, ainsi que « les livres et registres nécessaires à son bon fonctionnement » et il précise que les copropriétaires doivent y avoir accès (art. 342 Code civil du Québec). Pour sa part, l’article 1070 Code civil du Québec énumère différents documents qui doivent être conservés ou maintenus à jour par le syndicat  (Voir à ce sujet mes 3 chroniques précédentes traitant de la tenue des registres).

On conserve pendant combien de temps?

Le législateur n’a indiqué aucun délai minimal de conservation. Rappelons toutefois que la conservation des registres implique d’abord d’agir en personne « responsable ». Il faut également considérer que ces registres appartiennent au syndicat, une personne morale entièrement distincte de ses membres, ayant ses propres pouvoirs et obligations.  Les administrateurs de la copropriété ne peuvent donc pas agir de la même façon que pour leurs documents personnels. À mon avis, il faut être très prudent avant de détruire tout document provenant des registres de la copropriété. Ces registres contiennent :

1. d’une part, les documents officiels du syndicat (son « acte de naissance » : plan cadastral, déclaration de copropriété initiale (et tous ses amendements subséquents, y compris les règlements), plans et devis de l’immeuble bâti, le cas échéant). Ces documents doivent absolument être conservés à perpétuité. On ne peut absolument pas s’en départir.
2. d’autre part, l’historique ou le « vécu » du syndicat  (registres des copropriétaires et des locataires, états financiers, procès-verbaux et dossiers d’assemblées de copropriétaires et de réunions d’administrateurs, certificat d’état de l’immeuble, carnet d’entretien, étude du fonds de prévoyance, expertises, appels d’offres, soumissions, tous contrats relatifs à l’immeuble, etc.).

Quant aux documents de cette deuxième catégorie, j’estime qu’il faut également les conserver à perpétuité pour la plupart. Mis à part les registres des copropriétaires et des locataires, qui doivent être maintenus à jour de façon méticuleuse, on pourrait toutefois envisager d’archiver éventuellement certains documents, lorsque cela est possible (sous forme papier ou électronique) ou de les entreposer, au fur et à mesure que les années passent et que les filières débordent.

Ce qui importe le plus, à mon avis, c’est de préserver la possibilité de consulter ces documents.  On songera donc à faire une copie de sauvegarde (« back-up »), lorsqu’on transpose sur support informatique ce qui peut l’être. On entreposera les documents ou les disques dans des lieux sûrs et à l’abri; ils doivent toutefois demeurer accessibles pour consultation.

Mais soyons tout de même « pratico-pratique ». Ainsi, n’y aurait-il pas certains documents de la seconde catégorie dont on pourrait se départir, après quelques années, sans risquer de nuire au syndicat?   Je dirais que oui, mais que cela demeure très restreint.

Voici, selon moi, ce que tout bon syndicat devrait faire minimalement, en matière de conservation des documents tenus au registre :

• Conserver au moins 1 an ou pour la durée du contrat : contrats de déneigement ou d’entretien paysager, contrats de garantie (sauf si on appréhende un litige, auquel cas on conserve au moins 3 ans); factures de Bell ou de Vidéotron; factures de simples fournisseurs.
• Conserver au moins 3 ans : registres de paie et feuilles de temps des employés; contrats d’emploi terminés; factures d’Hydro-Québec. Le délai de 3 ans correspond au délai de prescription d’une action personnelle prévu au Code civil.
• Conserver au moins 6 ans :   chèques encaissés émis par le syndicat; relevés et états de compte bancaires; notes d’honoraires professionnels; polices d’assurances qui ne sont plus en vigueur.
• Conserver au moins 7 ans : tout document ayant trait aux taxes et à la fiscalité, le cas échéant. Mis à part un syndicat qui serait propriétaire de l’appartement du concierge, il n’y a pas en principe assujettissement au paiement de taxes foncières. Néanmoins, les lois fiscales prévoient que des déclarations d’impôts doivent malgré tout être produites par un syndicat de copropriété.
• Conserver de façon permanente : tous les documents relatifs à la constitution ou à l’existence légale du syndicat; les registres de copropriétaires et de locataires; procès-verbaux d’assemblées de copropriétaires et réunions d’administrateurs; plans et devis et contrats relatifs à tous travaux importants effectués sur l’immeuble; certificat d’état de l’immeuble; carnet d’entretien; étude du fonds de prévoyance, etc.

En tant qu’administrateurs, vous n’avez pas le droit de détruire ou de vous départir de documents encore valides ou susceptibles de l’être, risquant de ce fait de nuire au fonctionnement ou aux droits du syndicat. Dans le doute, on conserve, on ne détruit pas. Privilégiez plutôt l’archivage ou l’entreposage, dans un endroit sec et peu susceptible d’être inondé (on évite le plancher du sous-sol ou du garage), loin d’une source de chaleur. Songez aussi à l’archivage sur support électronique dans un endroit sûr, à l’abri des champs magnétiques ou des températures extrêmes.

Incidemment, lorsqu’on décide de se départir de documents provenant du registre de copropriété (factures, chèques et états de compte bancaires, etc.), on les déchiquète, avant de recycler.  On ne met pas cela directement aux rebuts ou au recyclage, afin d’éviter tout possible vol d’identité.

Richard LeCouffe

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