Le registre d'une copropriété n'est pas seulement un outil administratif, c'est le cœur battant de la gestion d'un immeuble. Il ne se limite pas à recueillir les noms et adresses des copropriétaires : il doit également contenir des informations détaillées sur les locataires et les autres occupants. Ces données sont essentielles pour faciliter la gestion des interactions avec l’ensemble des résidants et assurer une communication efficace, notamment en cas d’urgence ou lors d’événements importants tels que des travaux ou des inspections. Il devient ainsi un outil complet de coordination et de prévention, indispensable au bon fonctionnement de la copropriété.
Une mise à jour cruciale pour éviter les erreurs
Le registre des copropriétaires est un document juridique crucial, qui doit contenir une liste exacte des noms et adresses des copropriétaires. Des erreurs fréquentes peuvent toutefois entraîner des conséquences juridiques graves. Lors d’une assemblée, des informations inexactes peuvent invalider les décisions si des individus non autorisés participent. Par exemple, si des personnes sans statut de copropriétaire ou procuration valide votent, le calcul des voix devient incorrect, compromettant la légitimité des résolutions et exposant le syndicat à des contestations judiciaires.
La nécessité d'une mise à jour annuelle
Pour éviter ce genre de situation, il est primordial de mettre à jour le registre au moins une fois par année. Cela exige une grande rigueur et des compétences précises, notamment dans l’interprétation de documents juridiques et l’accès au Registre foncier du Québec. Il faut maîtriser certaines connaissances juridiques pour mener à bien cette tâche. C’est un véritable travail de moine qui demande patience et précision.
La place des locataires dans le registre
Bien que le registre soit principalement destiné à consigner les informations relatives aux copropriétaires, il est tout aussi pertinent d'y inclure les renseignements sur les locataires.
Ces informations permettent au syndicat de copropriété de gérer efficacement les communications et les responsabilités liées à l’occupation des unités. Les noms, adresses et coordonnées des locataires devraient être consignés afin de faciliter la gestion des événements courants, tels que les réparations ou l'entretien des parties communes. Par ailleurs, en cas de situations exceptionnelles, comme des urgences ou des travaux majeurs, disposer d'une liste de locataires actualisée peut s'avérer essentiel.
Il y a d’abord l’article 1065 C.c.Q. qui oblige le copropriétaire qui loue ou prête sa fraction à aviser le syndicat et à l’informer du nom du locataire ou de l’occupant. Il convient également d’exiger plus que le simple nom du locataire. Son adresse, numéro de téléphone et une pièce d’identité pour vérifier l’exactitude des données peuvent très bien être exigés. Cela permettra de pouvoir le retracer sans problème après la période d’occupation si celui-ci a causé quelques dommages. Le registre de la copropriété devrait d’ailleurs être conçu de façon à pouvoir y inscrire chaque locataire et occupant.
Il est certain que le syndicat doit avoir, dans ses registres, plus que le nom du locataire. Il doit pouvoir le joindre facilement en cas d’urgence, par exemple un dégât d’eau dans la partie privative. Il doit connaître son adresse courriel pour lui acheminer les différents communiqués et avis destinés aux résidents de l’immeuble.
L’article 1057 C.c.Q. stipule que le règlement de l’immeuble est opposable au locataire ou à l’occupant d’une partie privative, dès qu’un exemplaire du règlement ou des modifications qui lui sont apportées lui est remis par le copropriétaire ou, à défaut, par le syndicat. La mention de la date à laquelle le locataire ou l’occupant a reçu copie du règlement de l’immeuble est utile pour l’application de l’article 1057 C.c.Q. qui rend ce document applicable au locataire ou à l’occupant dès qu’il en reçoit une copie. On préfère généralement, dans la déclaration de copropriété, exiger la preuve de cette remise plutôt que seulement la date où elle a eu lieu.
Il est également important de rappeler que la déclaration de copropriété impose souvent aux copropriétaires-bailleurs de fournir au syndicat les baux signés avec leurs locataires, ainsi que tout changement de locataire. Ce suivi contribue à assurer une meilleure harmonisation entre tous les occupants de l’immeuble.
Faire appel à des intervenants compétents, tels que les parajuristes et les avocats spécialisés en droit de la copropriété, est une démarche judicieuse. Ces experts peuvent assurer que le registre est tenu de manière conforme et précise, évitant ainsi des erreurs qui pourraient s’avérer coûteuses pour le syndicat.
Chez Dunton Rainville, nous comprenons l’importance de ces enjeux et offrons un accompagnement personnalisé pour aider les syndicats de copropriétaires à maintenir leurs registres conformes aux exigences légales. N’hésitez pas à nous consulter pour toute question relative à la gestion de votre copropriété.
REMERCIEMENT : Ce texte a été rédigé avec la collaboration de Me Yves Joli-Coeur, avocat en droit de la copropriété et associé au sein du cabinet d'avocats et notaires Dunton Rainville.
Hélène Joli-Coeur
Parajuriste
Dunton Rainville
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