25 février 2016 - On ne saurait assez insister sur l’importance de constituer et tenir à jour des registres de copropriété complets et ordonnés. En tant qu’entité distincte de ses membres, le syndicat a une « vie corporative » qui doit être clairement et efficacement documentée. Doivent donc être conservés au registre:
1. La déclaration de copropriété (et ses amendements)
Une copie de la déclaration de copropriété initiale et tout amendement subséquent, incluant ceux au règlement de l’immeuble, doivent être conservés aux registres. L’article 1060 C.c.Q. prévoit en effet qu’un changement au règlement de l’immeuble est « déposé auprès du syndicat ». En termes clairs, cela signifie « déposé aux registres ».
Il faut, en quelque sorte, que la consultation des registres reflète, à toute époque, le cadre juridique et réglementaire effectif prévalant dans la copropriété.
2. Le plan cadastral
Le plan cadastral est le document qui pourvoit à l’immatriculation des parties privatives et communes de la copropriété (article 3030 C.c.Q.). Le syndicat peut aussi conserver une copie du « certificat de localisation » indiquant l’emplacement des parties communes de l’immeuble. Cependant, le syndicat n’a pas à détenir les certificats de localisation des unités privatives, qui relèvent de la compétence de chaque copropriétaire individuellement.
3. Les plans et devis de l’immeuble bâti
À défaut de disposer des plans et devis d’origine de l’immeuble, les administrateurs devraient se doter d’un « dossier photographique » exhaustif du bâtiment, incluant au besoin des croquis. Ils devraient aussi conserver aux registres les plans et devis des travaux importants effectués au fil des ans dans la copropriété, incluant les améliorations apportées par les copropriétaires, comme la pose d’un plancher de bois. Ceci a pour but d’accélérer le processus d’indemnisation par les assureurs, ainsi que la reconstruction, advenant un sinistre. On conservera une copie de ce dossier dans un endroit sûr, tel un coffre à l’épreuve du feu.
4. Le registre des copropriétaires
Document crucial pour la copropriété qui sert, entre autres, lors des convocations d’assemblée et la tenue des votes. Le registre des copropriétaires doit donc être précis et méticuleusement tenu à jour, pour connaître l’identité exacte des copropriétaires (noms, adresses, etc.), ainsi que les quotes-parts et droits de votes de chacun, incluant les situations d’indivision d’une même partie privative.
5. Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration
En tant que mandataires du syndicat, les administrateurs doivent documenter leurs décisions de gestion, par le biais de procès-verbaux datés et indiquant leur présence ou absence à la réunion. Précisons qu’un procès-verbal n’a pas à relater tout le processus préalable aux décisions du conseil. De plus, les simples décisions d’intendance ne nécessitent pas d’être consignées au procès-verbal. Par contre, celles qui engagent le syndicat ou qui ont une incidence monétaire pour la copropriété doivent y figurer, en indiquant la décision prise, les voix pour ou contre, les abstentions et les dissidences (article 337 C.c.Q.).
6. Les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires
Les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires doivent également être conservés aux registres, incluant toute la documentation afférente à chaque assemblée (avis de convocation, ordre du jour, feuilles de présence, documents remis ou présentés aux copropriétaires dans le cadre de l’assemblée). Ces procès-verbaux devraient aussi se limiter à l’essentiel, et non constituer un verbatim de l’assemblée.
7. Les états financiers annuels
Les registres doivent contenir les états financiers annuels de la copropriété, incluant bilan, état des résultats, état des dettes et créances et budget (article 1087 C.c.Q.). Les états financiers doivent également contenir des informations quant à l’état du fonds de prévoyance. Par contre, les livres de comptabilité constituent des outils de travail et ne font pas partie des registres accessibles aux copropriétaires, selon une récente jurisprudence.
8. Les contrats auxquels le syndicat est partie / autres documents relatifs à l’immeuble ou au syndicat
L’expression « autres documents relatifs à l’immeuble ou au syndicat » comprend notamment le certificat d’état de l’immeuble, le carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance, les garanties et fiches d’entretien des équipements (ascenseurs, moteurs, compresseurs...), les expertises techniques, appels d’offres et soumissions, ainsi que le certificat d’évaluation de la valeur à neuf de l’immeuble. On y retrouverait également, le cas échéant, les poursuites judiciaires impliquant le syndicat, sous réserve toutefois de la protection qu’il faut accorder quant aux renseignements personnels.
Nous aborderons plus amplement cette question dans notre prochaine chronique, traitant de la conservation et consultation des registres.
Richard LeCouffe
Les chroniques expriment l’opinion personnelle de leurs auteurs et n’engagent absolument pas la responsabilité de l’éditeur du site, CondoLegal.com Inc. Le contenu et les avis émis dans une chronique n’engagent que leur auteur.
