Registres de copropriété - 1ère partie

 27 janvier 2016 - Parmi les obligations imposées à tout syndicat de copropriété, on retrouve celles concernant la conservation et la tenue à jour des registres du syndicat, ainsi que leur accès qu’il faut assurer aux copropriétaires. En effet, le Code Civil du Québec  prévoit spécifiquement que le conseil d’administration de toute personne morale – dont un syndicat de copropriété – tient la liste de ses membres, ainsi que les livres et registres nécessaires à son bon fonctionnement. Il est précisé que ces documents sont la propriété de la personne morale et que ses membres, i.e. les copropriétaires, y ont accès (article 342 C.c.Q.).

Or, un des meilleurs trucs à adopter par les membres du conseil d’administration, en vue d’une gestion efficace d’une copropriété consiste, d’une part, à se conformer tout simplement aux indications du Code civil du Québec  quant au contenu des registres  et, d’autre part, à se doter d’un système rigoureux de classement, de sorte que l’information soit complète, ordonnée et facilement accessible.

Le contenu des registres

Il  faut reconnaître qu’en ce qui concerne les registres de copropriété, le législateur québécois ne s’est pas montré avare de détails et que la liste des ingrédients se retrouve en toutes lettres à l’article 1070 C.c.Q.  Il suffit de suivre la recette.  Que doivent donc comporter ces registres? 

1.  Les documents « officiels » de la copropriété :   on pourrait dire qu’il s’agit ici du groupe de documents constituant ni plus ni moins l’« acte de naissance » de la copropriété : la déclaration de copropriété (et ses amendements éventuels), le plan cadastral de l’immeuble, les plans et devis de l’immeuble bâti. Précisons toutefois qu’en ce qui concerne les plans et devis, le législateur a pris la peine d’ajouter les mots « le cas échéant », conscient qu’il était que ces documents ne sont pas toujours disponibles.

2.  Les documents relatant le « vécu » de la copropriété : il s’agit des différents documents  qui reflètent l’historique de la copropriété :   les listes des personnes qui l’habitent et l’évolution de son « vécu » (procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, procès-verbaux des assemblées de copropriétaires, états financiers annuels, contrats auxquels le syndicat est partie – contrat d’assurance, contrats de travail, contrats de service divers -  ainsi que tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat (certificat d’état de l’immeuble, carnet d’entretien, étude du fonds de prévoyance, expertises techniques, certificat d’évaluation de l’immeuble aux fins des assurances, certificat de localisation etc.)).

Une tenue propre, ordonnée, rigoureuse

Aussi  important que le contenu même des registres, une tenue propre, ordonnée et rigoureuse de la documentation constitue un outil de gestion des plus efficaces. Que la documentation emprunte la forme « papier » ou l’aspect « informatisé », la rigueur dans la tenue des registres offre une qualité et une exactitude d’informations, en plus d’en faciliter l’accès et la consultation. C’est la base même d’une saine gestion. D’ailleurs, lorsque les administrateurs d’un syndicat de copropriété adoptent une méthode rigoureuse de tenue des registres, cela a tendance à se refléter sur les autres aspects de leur gestion.

La tenue efficace et ordonnée des registres est normalement signe d’une administration responsable, qui se répercute favorablement sur l’ensemble de la copropriété. Or, on entend souvent qu’un acheteur potentiel sera généralement plus enclin à opter pour une copropriété bien gérée et bien administrée, plutôt qu’un immeuble dénotant un certain laisser-aller dans sa gestion. Ceci n’est pas un mythe. 

Dans une prochaine chronique, nous élaborerons plus en détail quant à certains des items devant se retrouver aux registres de la copropriété. Nous aborderons ensuite la question de l’accès aux registres, qui s’est parfois avérée problématique dans quelques copropriétés.

Richard LeCouffe

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