Protection des renseignements personnels : d’autres dispositions entrent en vigueur

L’entrée en vigueur des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP) se poursuit. Rappelons à cet égard que les syndicats de copropriétaires sont responsables des renseignements personnels qu’ils traitent dans le cadre de leurs activités et opérations, et ce, même lorsque ces renseignements sont gérés ou conservés par un tiers (par exemple, un gestionnaire de copropriété).

À compter du 22 septembre 2023, de nouvelles dispositions législatives toucheront les syndicats de copropriétaires, incluant les gestionnaires de copropriété. Il en est ainsi notamment pour les :

Obligation de mettre en œuvre des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels.

Ces politiques et pratiques devront notamment prévoir :

• des règles applicables à la conservation des renseignements personnels;
• des règles applicables à l’anonymisation ou la destruction des renseignements personnels, lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, sous réserve des délais de conservation prévus par une loi;
• les rôles et les responsabilités des membres du conseil d’administration et du personnel impliqués dans la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie;
• un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;

Nouvelles obligations de transparence

Tout syndicat de copropriétaires devra:

• publier une politique de confidentialité rédigée en des termes simples et clairs, si le syndicat ou son gestionnaire recueille par un moyen technologique des renseignements personnels;
• souligner toute modification éventuelle apportée à cette politique.

Nouvelles règles entourant le consentement :

• tout consentement doit être manifeste, libre, éclairé, être donné à des fins spécifiques et demandé en termes simples et clairs;
• sauf exception, un renseignement personnel ne pourra être utilisé à une autre fin, à moins que la personne concernée n’y consente.

Sanctions 

Les nouvelles dispositions de la LPRPSP ont prévu des sanctions administratives pécuniaires importantes et sévères pour toute personne qui ne respecterait pas la Loi . Il en est ainsi, notamment, lorsqu’il y a omission de déclarer un incident de confidentialité à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou aux personnes concernées, alors qu'il aurait été requis de le faire. Pour les personnes morales, comme les syndicats de copropriétaires, les sanctions administratives pénales, dont aucun minimum n’est fixé, peuvent atteindre 10 000 000,00$ et les amendes pénales peuvent varier de 15 000,00$ à 25 000 000,00$. Il est donc important de prendre les mesures appropriées afin de se conformer à la Loi, notamment, par la préparation d’un politique claire et bien établie de protection des renseignements personnels.
 

BON À SAVOIR ! Une Webradio sera réalisée sur le sujet le 13 septembre prochain. Toutes les questions traitant de ce sujet complexe seront posées par notre animatrice madame Valéry Couture (gestionnaire de copropriété de Condo stratégis) à nos invités pendant cette webradio qui sera présentée en direct sur la page Facebook de Condolegal.com, le mercredi 13 septembre à 19 h. Soyez-y!

ATTENTION ! Condolegal rappelle à ses membres l’importance de faire preuve de vigilance en tout temps dans leurs communications technologiques et de s’assurer de mettre en place des mécanismes pour détecter les courriels malveillants et pour se protéger contre d’éventuelles cyberattaques. 

Montréal, 4 septembre 2023