28 mars 2016 - Tout syndicat de copropriété doit constituer et maintenir des registres, en plus d’en permettre la consultation par les copropriétaires. Or, cet accès aux registres ne s’effectue pas toujours de façon harmonieuse. D’une part, il y a des copropriétaires suspicieux qui multiplient les demandes de consultation des registres, croyant y trouver une preuve de malversation de la part des administrateurs. D’autre part, ce sont parfois les administrateurs qui agissent en roitelets et refusent l’accès aux registres à un copropriétaire. Où se trouve le juste milieu ?
La conservation des registres
Il incombe au conseil d’administration de tenir et conserver les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement du syndicat. Celui-ci peut toutefois désigner une personne attitrée à cette fonction (article 343 C.c.Q.). C’est souvent un des administrateurs mais ce pourrait également être un tiers, tel le gestionnaire de la copropriété. Le Code civil ajoute que cette personne « peut délivrer » des copies des documents dont elle est dépositaire. La jurisprudence récente nous indique qu’on ne doit pas y voir là un pouvoir discrétionnaire de délivrer ou non des copies de documents contenus aux registres, mais plutôt la possibilité de le faire, moyennant paiement des coûts de reproduction.
La conservation des registres implique d’agir en personne « responsable ». Les registres doivent être propres, ordonnés, bien rangés dans un endroit sécuritaire. Il faudrait aussi prévoir des copies « back-up » des documents qui seraient irrécupérables, advenant sinistre (les procès-verbaux d’assemblées de copropriétaires ou d’administrateurs, les amendements aux règlements d’immeuble, etc.).
Par ailleurs, est-il nécessaire de préciser que « conservation » des registres ne signifie pas « confiscation » des registres? Certains administrateurs s’accaparent les registres, comme s’ils leur appartenaient, ou ils « oublient » de remettre cette documentation à la fin de leur mandat, surtout si les rapports sont acrimonieux avec les administrateurs nouvellement élus.
Chers administrateurs, n’oubliez jamais que les registres de copropriété sont la propriété du syndicat et que vous lui causez un tort sérieux par de tels agissements.
L’accès et la consultation des registres
Actuellement, seuls les copropriétaires ont droit d’accès aux registres (art. 342 C.c.Q.). Mais cet accès est-il illimité? Peut-on exiger de tout consulter, à n’importe quel moment? Un copropriétaire peut-il prendre possession des documents contenus au registre pour en faire lui-même des copies ? Bien sûr que non.
Nous avons mentionné dans nos chroniques précédentes quels documents et registres sont accessibles aux copropriétaires. Mais les administrateurs doivent également agir de façon prudente, autant dans la confection des registres que lors de toute demande d’accès.
Bien que le syndicat soit justifié de constituer un dossier sur une autre personne, par les termes de l’article 1070 du Code civil du Québec, la divulgation de renseignements personnels ou pouvant constituer une atteinte à la vie privée d’un copropriétaire pourrait entraîner un recours contre le syndicat. Les renseignements personnels contenus aux registres doivent donc se limiter à des faits, et non des interprétations ou des jugements de valeur sur les personnes concernées. De même, lors de toute demande d’accès, les administrateurs doivent aussi respecter des obligations de confidentialité et de discrétion.
Par ailleurs, il est du devoir du dépositaire des registres d’en préserver l’intégrité. Or, de confier à un copropriétaire le soin de faire des copies du registre constituerait un grave risque de perte ou de destruction des registres, que ce soit intentionnel ou non.
Trouver un juste équilibre
Le droit des copropriétaires de consulter les registres de leur syndicat a été maintes fois reconnu par les tribunaux. Mais ceux-ci ont également établi que le conseil d’administration est justifié d’adopter un règlement établissant clairement les modalités et procédures de consultation du registre.
Ce règlement peut limiter la consultation des registres à certains jours ou certaines heures, imposer un préavis de consultation ou un rendez-vous préalable avec l’administrateur attitré, prévoir le lieu de la consultation, établir les modalités monétaires de cette consultation (frais d’administration afférents, coûts de consultation et/ou de reproduction raisonnables), etc.
Tous les syndicats de copropriété devraient adopter une telle procédure de consultation des registres, qui fera partie du règlement de l’immeuble, afin de bien baliser l’accès aux registres.
Richard LeCouffe
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