La nomination des officiers d’assemblée demeure un incontournable pour la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Les titres pouvant être attribués aux officiers d'assemblée sont les suivants: président, vice-président, secrétaire d’assemblée et scrutateur; bien que les fonctions de chacun de ces intervenants soient distinctes, elles ont pour objet d’assurer la bonne tenue des débats et leur retranscription dans le procès-verbal afin d'enregistrer les décisions prises. C'est le règlement de l'immeuble (deuxième partie de la déclaration de copropriété) qui prévoit les règles en matière d'officiers d'assemblée.
Risques multiples
Le rôle d’officier d’assemblée crée une responsabilité civile qui peut être mise en cause par tout copropriétaire qui estime subir un préjudice du fait d'une irrégularité dans la façon dont l’assemblée a été tenue. Advenant qu'il n’observe pas un devoir de prudence et de diligence dans l’exécution de son mandat, un officier peut faire l’objet de poursuites (procédures) judiciaires en cas de manquement grave à ses obligations et ce, qu’il soit rémunéré ou non.
Objet de la couverture
L'assurance responsabilité civile des officiers d'assemblée limite l'impact des conséquences financières dont ces derniers sont redevables sur leurs biens; elle les protège en les aidant à se défendre, c’est-à-dire qu’elle couvre les frais associés aux honoraires professionnels en lien avec les avocats ainsi que les autres frais du tribunal. Par ailleurs, si les officiers sont tenus responsables d’avoir causé un préjudice, l'assurance assumera en principe les dommages-intérêts ainsi que les autres frais que l’assuré devrait payer à la suite d’une réclamation.
Obligation de s’assurer
L'assurance responsabilité civile des officiers d'assemblée est devenue obligatoire le 15 avril 2021 et ce, par l'entremise de l'article 1073 du Code civil du Québec.
Exclusions
Les polices d'assurance en responsabilité civile des officiers d'assemblée ne couvrent pas toutes les situations; elles comportent généralement plusieurs exclusions de garantie. À titre d'illustration, les dommages causés qui résultent de fautes intentionnelles et de fautes lourdes tout autant que les actes de malversation ne sont généralement pas couverts par le contrat d'assurance.
BON À SAVOIR! Un officier d'assemblée court des risques qui peuvent mettre en cause sa responsabilité personnelle; c'est pourquoi il a tout intérêt d'exiger que le conseil d'administration souscrive une assurance responsabilité civile afin que les dommages causés aux tiers soient pris en charge par cette police d’assurance.
À RETENIR: Les syndicats de copropriétaires ont l'obligation légale de souscrire une assurance responsabilité civile destinée aux officiers d'assemblée.
ATTENTION! Même si les assurances multirisques souscrites par le syndicat prévoient généralement une couverture en responsabilité civile destinée aux administrateurs, celles-ci ne garantissent pas pour autant les actes posés par les officiers d’assemblée; afin d’éviter toute ambiguïté, le conseil d’administration doit s’assurer que l'assurance responsabilité civile des administrateurs soit étendue aux officiers d’assemblée.
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