Je viens d'être élu au conseil d'administration de ma copropriété. Je me rends compte que dans le cadre de mes fonctions, je reçois des informations et des documents sur les copropriétaires qui sont extrêmement confidentiels. C'est le cas notamment des problèmes de santé d'un copropriétaire. Ce dernier ne peut évacuer le bâtiment par ses propres moyens en cas d'incendie et nécessite l'assistance des pompiers dans de telles circonstances. J'ai également accès aux adresses email des copropriétaires et même aux codes des systèmes d'alarme de certains appartements. Bien évidemment, je suis une personne soucieuse de préserver la confidentialité de ces informations. Cependant, je ne sais pas si mes collègues du conseil partagent les mêmes valeurs. Question : En tant qu'administrateur, devrions-nous signer un document qui assurerait la confidentialité de nos informations de copropriété ?
Réponse : Le proverbe le dit : « ce qui se passe au conseil d’administration doit rester au conseil ». Discrétion et abstention de communication d’informations privilégiées sont autant d’obligations qui sont de nature à engendrer la responsabilité d’un administrateur en cas de non-respect de celles-ci.
Dans le cadre de leur mandat, les administrateurs se voient remettre des informations et documents confidentiels pour assurer l’administration de la copropriété et la prise de décisions dans le cadre des délibérations du conseil d’administration.
C’est ainsi que les administrateurs doivent reconnaître, de façon expresse, qu’au cours de leur mandat au sein du conseil d’administration, ils se verront confier des renseignements et documents confidentiels dont la divulgation pourrait nuire aux droits du syndicat et des copropriétaires. L’obligation du syndicat de maintenir la confidentialité des renseignements en question fait partie de sa mission.
Dans les circonstances, il est impératif que chacun des administrateurs signe une entente de confidentialité par laquelle il convient et s'engage :
à ne pas divulguer ou révéler de quelque manière que ce soit à quiconque, des informations ou renseignements confidentiels relatifs aux affaires du syndicat qui lui ont été divulgués pour le seul bénéfice de la copropriété, en raison et durant le cours de son mandat d'administrateur du syndicat;
assurer le respect de la vie privée des copropriétaires et occupants e l'immeuble;
assurer la protection des renseignements personnels détenus par le syndicat;
à ne révéler aucun renseignement personnel ou confidentiel dont il pourrait avoir pris connaissance dans l’exercice de ses fonctions à moins d’y être dûment autorisé;
à ne pas utiliser à son profit ou au profit d'un tiers des informations obtenues en raison de ses fonctions;
à n'utiliser ces informations que dans le cadre de ses fonctions;
à disposer, s’ils contiennent des renseignements personnels, de tout papier rebut par déchiquetage et de tout fichier informatique par destruction logique et effacement physique de façon sécuritaire;
à respecter les obligations de confidentialité prévues aux paragraphes 1 à 6, dans le cas où il démissionnait ou était destitué comme administrateur du syndicat ou en cas d'un non-renouvellement de son mandat;
à remettre à la personne désignée par le conseil d’administration, tous les documents et autres objets qu’il détient ou contrôle et qui a trait au syndicat des copropriétaires, à la fin de son mandat.
BON À SAVOIR ! Tout administrateur est tenu à un devoir de confidentialité à l'égard de l’information reçue dans l’exercice de ses fonctions. Il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, l’information qu’il obtient dans le cadre de ses fonctions, à moins qu’il ne soit validement autorisé à le faire.
À RETENIR: En cliquant sur cet hyperlien, il est possible de trouver un modèle de déclaration de confidentialité suggéré, adaptable aux spécificités de votre copropriété.
ATTENTION ! La sanction découlant de cette interdiction est le recours en dommages et la restitution du profit qui s’y rattache, en vertu des articles 323 et 2146 du Code civil du Québec.
CONSULTEZ L'OUVRAGE: Administrateur de condo, Tout ce qu'il faut savoir
CONSULTEZ UN MODÈLE: Déclaration de confidentialité pour les membres d'un conseil d'administration
