Pour entretenir les parties communes de la copropriété et assurer la conservation de l’immeuble, il est nécessaire pour le syndicat de souscrire à un certain nombre de contrats d’entretien ou de construction. En qualité de représentant du syndicat des copropriétaires, c’est le conseil d’administration qui a généralement le pouvoir de souscrire tous les contrats de la copropriété. Pour gérer les coûts et déterminer les obligations de chacun, il est primordial pour les administrateurs de distinguer les principaux types de contrats. Cette fiche pratique fait le point sur les contrats les plus courants en cette matière.
Contrat à forfait
Le contrat à forfait, aussi appelé contrat à prix forfaitaire, se définit comme un contrat d'entreprise par lequel un entrepreneur s’engage à fournir à son client un ouvrage ou un service, selon un prix fixe déterminé à l’avance et globalement, et ce pour des travaux ou des services dont la nature et la consistance sont précisément établies. Le client s’oblige en retour à payer le prix convenu. Le régime du contrat à forfait a pour fondement l’article 2109 du Code civil du Québec. Celui-ci stipule que : Lorsque le contrat est à forfait, le client doit payer le prix convenu et il ne peut prétendre à une diminution du prix en faisant valoir que l’ouvrage ou le service a exigé moins de travail ou a coûté moins cher qu’il n’avait été prévu. Pareillement, l’entrepreneur ou le prestataire de services ne peut prétendre à une augmentation du prix pour un motif contraire. Le prix forfaitaire reste le même, bien que des modifications aient été apportées aux conditions d’exécution initialement prévues, à moins que les parties n’en aient convenu autrement.
Les risques d’augmentation ou de diminution de prix en raison des circonstances rencontrées sont ainsi diminués. Toutefois, le prix d’un contrat forfaitaire peut parfois changer lorsque les parties ont conclu un contrat à forfait dit « relatif ». Dans ce dernier cas, le contrat comportera des clauses permettant de modifier les plans et devis du contrat ou d'encadrer l’ajustement du prix si des imprévus avaient à se manifester. Le syndicat pourrait ainsi se réserver le droit de demander des travaux additionnels ou des modifications, que ce soit au moyen d’une clause de détermination anticipée des coûts et, en cas de désaccord, d’un mécanisme de règlement des différends prévu au contrat, ou à défaut, en vertu de la loi. Un exemple de contrat à forfait relatif à des projets de construction est le contrat type CCDC 2 du Comité canadien des documents de construction (CCDC).
Le contrat à forfait comporte un avantage indéniable pour un syndicat de copropriétaires : les coûts d’exécution du projet sont prévisibles. Tout dépassement du prix, au titre des travaux supplémentaires est exclu, sauf à obtention de l’accord préalable, express et écrit du syndicat quant au principe et au coût. Cela est d’autant plus important en période de manque de main-d’œuvre et de difficultés d’approvisionnement en matériaux. De plus, le prix déterminé comprend tous les travaux nécessaires à la réalisation de l’ouvrage, limitant par le fait même les « mauvaises surprises » découvertes en cours de chantier. Toutefois, ce type de contrat comporte un inconvénient pour un syndicat soit celui de son coût plus élevé. Puisque le contrat à forfait représente plus de risque pour l’entrepreneur, celui-ci voudra que le prix reflète cette prise de risque. Rappelons, par exemple, que si l’entrepreneur évalue mal l’échéancier de construction ou en sous-estime le coût, c’est lui qui devra absorber l’impact des coûts et des délais.
Contrat à prix coûtant majoré (cost plus)
Pour des prestations complexes, avec des aléas techniques importants sur lesquels on n’a que très peu de recul, les parties peuvent convenir d’un contrat à prix coûtant majoré. Dans ce type de contrat de services, l’entrepreneur ou un prestataire de services s’engage à fournir une prestation moyennant une rémunération égale aux coûts payés (cost) pour la main-d’œuvre, les services en sous-traitance, les matériaux et autres dépenses directes, plus un montant pour couvrir le temps passé par l’entrepreneur ou le prestataire de services pour la gestion et la coordination de tous les aspects du projet.
Le syndicat de copropriétaires s’engage en contrepartie à rembourser à l’entrepreneur tous les coûts réels de la main-d’œuvre et des matériaux au prix coûtant auquel il ajoute un pourcentage ou des honoraires prédéterminés, servant à couvrir les frais généraux et le profit à l’entrepreneur. Les parties peuvent prévoir un prix plafond et conclure ainsi un contrat à prix coûtant majoré ou en gérance de construction à prix maximum garanti. Le régime du contrat à prix coûtant majoré a pour fondement l’article 2108 du Code civil du Québec. Un exemple de ce type de contrat relatif à des projets de construction est le contrat type CCDC 3 du Comité canadien des documents de construction (CCDC).
Le contrat à prix coûtant majoré comporte un avantage pour un syndicat de copropriétaires : obtenir les services d’un prestataire ou d’un entrepreneur fiable et offrant des prestations de qualité. De plus, en retenant cette option, le syndicat paiera le juste prix et il pourra contrôler avec plus de précision les différentes étapes des travaux. Bref, le prestataire ou l’entrepreneur n’a pas à gonfler aléatoirement son prix pour faire face aux imprévus. Cette approche peut même mener à des économies en cours de projet. Toutefois, un tel contrat comporte des inconvénients importants pour un syndicat. Le coût total des travaux n’est connu qu’à la fin du projet. De plus, le syndicat prend plus de risques financiers et en matière de dépassement d’échéancier qu’avec un contrat forfaitaire.
Contrat forfaitaire à prix unitaire
En copropriété, certains types de services ou d’ouvrage se prêtent mieux à l’établissement d’un coût sur la base d’un prix unitaire (quantité, jour, heure, etc.). Le contrat forfaitaire à prix unitaire se définit comme un contrat par lequel un entrepreneur ou un prestataire de services s’engage à offrir une prestation moyennant un prix déterminé à l’unité de travail. Le prix total sera établi par la multiplication des quantités réellement réalisées ou fournies par le prix unitaire convenu et en fonction des travaux véritablement exécutés. Par exemple, un peintre pourra convenir avec le syndicat que le coût pour repeindre les quatre escaliers extérieurs sera facturé à l’heure ou encore à la quantité, soit un prix forfaitaire par escalier ($/escalier).
Bien que le montant total ne soit pas connu au départ, il importe de souligner que le prix unitaire comporte un aspect forfaitaire en ce qu'il englobe, pour une unité de travail, toutes les charges pesant sur l'entrepreneur, et ne saurait être modifié (sauf avenant). Dans cette configuration, le coût global dépend d’une estimation et d’aléas liés à la construction, mais s’avère toutefois plus précis au final.
Le contrat forfaitaire à prix unitaire comporte un avantage indéniable pour un syndicat de copropriétaires : les coûts d’exécution du projet sont facilement ajustables en cas de modification. Ce type de contrat nécessite moins d’estimation et s’avère plus équitable lorsque le temps à consacrer à un ouvrage est difficile à prévoir. Toutefois, le contrat à prix unitaire comporte un inconvénient pour un syndicat soit celui que le coût réel des travaux n’est connu qu’à la fin du projet.
BON À SAVOIR ! Un syndicat de copropriétaires a tout intérêt à utiliser un contrat à prix forfaitaire lorsque son objectif est de s’entendre sur le prix global et de limiter les risques financiers inhérents à un projet de construction. Il faut savoir que les administrateurs et copropriétaires ont généralement une faible tolérance aux risques.
À RETENIR : Pour qu'un contrat soit juridiquement qualifié de « contrat à forfait », encore faut-il que la nature et la consistance des travaux à exécuter ou le service exigé soient nettement définis, que le prix initialement prévu soit invariable. C’est pourquoi, il est requis de procéder à une ventilation détaillée des services ou travaux inclus dans ce contrat. Il sera dès lors permis de déterminer plus facilement les ajustements au prix en cas de changements légitimes en cours d’exécution.
ATTENTION ! Dans le cadre des négociations, les parties sont libres de décider si elles souhaitent ou pas faire évoluer le prix convenu suivant par exemple la réalisation de travaux supplémentaires. Rappelons que toute modification des prix initiaux prévus dans un contrat bouleverse l’équilibre économique des parties. Si telle est leur volonté, le contrat doit impérativement contenir des clauses de révision.
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